Digitalisera steg för steg

På 90-talet skrevs och talades det mycket om det papperslösa samhället, allt skulle digitaliseras och det kändes som vi var på väg åt rätt håll. Å ena sidan har det hänt en hel del, fler och fler företag tar betalt för att skicka ut månadsbesked och årsbesked per post, Kivra har gjort entré på markanden med sin digitala brevlåda där över 900 myndigheter och företag finns anslutna.

Å andra sidan har det inte hänt mycket alls. Hur många kan räcka upp handen och säga att de inte hanterar papper så gott som dagligen, och har flera pärmar eller högar med papper där hemma? Och inte bara gamla papper sparade med huskontraktet eller information från 90-talet, utan en hel del papper från det senaste åren.

Någon gång måste vi ändra våra vanor och beteenden för att ta steget mot ett mer digitalt och papperslöst hem och samhälle. Det går inte att förlita sig på att politiker och samhället ska tvinga oss, det kan komma från andra hållet. Det vill säga genom att vi medborgare visar att vi är redo och villiga att ändra vårt beteende.

Läs vår steg för steg-guide nedan och ta ett för dig lämpligt steg i rätt riktning. Eller gärna två.

1. Minska inflödet. Varje år skickas över en miljard fönsterkuvert i Sverige som naturligtvis bidrar med koldioxidutsläpp och annan miljöbelastning. Innehållet hamnar ofta i en hög eller pärm någonstans i hemmet. Omiljövänligt, osmidigt och oekonomiskt. En digital brevlåda och digital post underlättar för användare, avsändare och är positivt för miljön. Kivra och Digimail är två stora aktörer idag där Kivra har flest anslutna företag.

Varje gång du får ett fysiskt brev, fundera och ta reda på om det finns möjlighet att få dem digitalt istället. Det är förmodligen bara en googling bort och tar dig 2 minuter. Vissa anger även på fakturan eller vad brevet nu innehåller, hur du kan göra för att få innehållet digitalt.

2. Rensa ut befintliga papper. Gå igenom dina nuvarande pärmar eller högar med papper och rensa ut så mycket som möjligt. Hur ofta har du tittat på eller historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper du sparat? Våga rensa! Om du är helt ärlig på frågan ovan kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Vill du läsa mer om utrensning av papper, kvitton och dylikt har vi skrivit om det i blogginläggen ”Hantering av fakturor och kvitton” samt ”Den årliga kvittorensningen”.

Två stora högar med utrensade papper.

3. Bestäm var du vill spara dina digitala filer. En digital brevlåda är ett bra ställa att spara de filer och dokument som kommer den vägen, men du kommer garanterat i kontakt med andra dokument där du behöver hitta ett eget sätt att spara dina digitala filer. Här finns alternativ som din dator, extern hårddisk eller en molntjänst. Nackdelen med din dator är begränsad kapacitet och att du riskerar att förlora filerna om datorn går sönder. Vilket leder oss in på en extern hårddisk som både kan fungera som back up men också som en huvudsaklig plats för att spara dina digitala filer. Även här är såklart nackdelen att den kan gå sönder eller försvinna. Molntjänster som Google Drive eller Dropbox gör att du kan komma åt filerna var du än befinner dig och du slipper risken att saken går sönder eller försvinner. Du kan då även komma åt filerna utan din dator om det är önskvärt.

4. Organisering av digitala filer. Om du är osäker på hur du ska organisera dina filer kan du utgå från det system du har i pappersform i exempelvis en pärm idag, om det är ett fungerande system vill säga. Använder du mappar i din inkorg för e-posten kan den också vägleda dig i hur du brukar vilja strukturera dina filer. En grundregel är att inte ha för många mappar, ha hellre en handfull huvudmappar och använd dig därefter av undermappar om du behöver. Några exempel på lämpliga huvudmappar kan vara, ekonomi, bil, avtal, jobb, bostad, barn, recept.

5. Digitalisera befintliga dokument. Det du valde att inte rensa ut under punkt 2 är det bra om du istället kan digitalisera. Likaså så snart ett nytt papper kommer in i ditt hem och som tidigare hade åkt in i en av dina pärmar eller motsvarande. Idag finns det bra appar till mobilen för att snabbt och smidigt scanna dokument som du känner att du måste spara.

Allt ovan kräver visst arbete av dig. Den är en förändringsprocess att inte göra som du tidigare gjort och spara många av de fysiska papper som kommer i din väg. Om du med handling visar att du är redo att ta ett eller flera steg mot minskad pappershantering, ökar chansen att fler hänger på och skapar en positiv spiral. Miljövänligt, smidigt och ekonomiskt.

Vilket är ditt bästa tips för att digitalisera mer och minska pappershanteringen?

18 reaktion på “Digitalisera steg för steg

  1. Wilhelm Hansson

    Själv använder jag Evernote för digital lagring och organisering av papper men också för mycket annat i mitt liv. Det är ett mycket bra verktyg men kostar om du vill få ut dess fulla kapacitet. Ett bra alternativ till det är Google Keep som fungerar bra med GDrive. Både Evernote och Google Keep har OCR-funktioner. Detta är oslagbart när du faktiskt vill hitta ett gammalt kvitto eller annat viktigt papper.

    Tycker detta inlägg innehöll väldigt bra tips på att komma igång. Det jag skulle vilja lägga till är att du inte måste ha hela systemet klart för dig på en gång. Börja med några mappar/ taggar och sen kommer det med tiden bli tydligt var saker ska hamna eller om en ny mapp behöver skapas.

    Jag hittade denna blogg i september och är nu en frekvent läsare. Uppskattar innehållet väldigt mycket, keep up the good work!

    Svara
    1. Fru Minimalist Inläggsförfattare

      Varken jag eller Herr Minimalist gillar Evernote. Vi har förstått av vissa frälsta att appen är sååå bra och kan användas till så mycket. Men deras gränssnitt och layout är allt annat än snyggt i våra ögon. Vi har givit appen både en och två chanser, men det slutar med att vi tycker den är ful, stör oss på den, tröttnar och slutar. ;)

      Får nog kolla upp Google Keep, det låter som ett lämpligt alternativ när man ändå har mycket annat kopplat till Google (precis som de vill ha det).

      Väldigt bra tips med att man kan börja i liten skala, toppen!

  2. H

    Tack för en bra blogg och ett tänkvärt inlägg. Jag har en reflektion till det senare.

    Jag tänker att ni helt ignorerar integritetsperspektivet i denna text. Digitala tjänster är bra till mycket men jag tycker att det kan vara värt att ändå problematisera det faktum att man inte har någon kontroll över den information som man lagrar digitalt hos någon annan. Detta behöver såklart inte vara ett problem, men jag skulle önska att fler värderade integritetsriskerna med att använda t.ex. molntjänster för alla familjens bilder, sammanställningar av hela familjens ekonomi etc.

    Jag är kanske lite för väl insatt i att allt som är uppkopplat kan hackas och att det ”inte finns nåt moln, det finns bara plats på nån annans dator”, men att ägna en tanke åt om jag skulle vara okej med om nån fick tag i de uppgifter jag lägger i molntjänsten innan man gör det kan vara en bra grej. Eller är det okej om de skulle försvinna utan att du kan göra något åt det?

    Obs, jag säger alltså inte att man aldrig ska använda molntjänster men att det kan vara smart att tänka på vad det innebär innan man gör det.

    Svara
    1. W

      Väldigt sant! Det jag väljer att göra för den typen av känslig data är att lägga dem i en krypterad fil (som krypteras av separat program på datorn). Du förlorar förvisso sökmöjligheten men en brukar ha god koll på det som behöver krypteras. Sökningen kan användas för gamla fakturor/ kvitton & räkningar av mindre känslighet.

    2. Fru Minimalist Inläggsförfattare

      Det är en väldigt bra poäng och du tycks helt klart mer insatt i just den problematiken. Jag ser det bara som en anledning att låta bli att spara desto mer dokument etc, både fysiska och digitala. :)

  3. Pia

    Vi försöker bli av med allt onödigt i brevlådan (ringer t.ex alltid och ser till att bli borttagen om det kommer adresserad reklam). Men just räkningar vill vi fortfarande ha via brev (papper eller e-post). Vi har inte hittat något sätt att hantera e-fakturor när man turas om att ta hand om ekonomin hemma. Vi lägger alla räkningar i en hög, och någon av oss tar högen och loggar in på banken och betalar från att gemensamt konto innan månadsskiftet. Vad vi har förstått är däremot e-fakturor väldigt personliga och kan bara läsas och betalas av räkningsmottagaren. Är det någon som har hittat en bank som har en lösning på det problemet?

    Svara
    1. Fru Minimalist Inläggsförfattare

      Aha, det har jag aldrig reflekterat över. Kan ni inte ha ett gemensamt bankkonto dit ni för över pengar och sen ha alla e-fakturor med autogiro som dras från det gemensamma kontot?
      Vi har inga fysiska fakturor utan e-fakturor av allt som kommer regelbundet, och dessa är kopplade att dras via autogiro. Därmed behöver vi inte ens behandla fakturorna eller titta på dem.
      Jag reflekterar inte över vilken dag det är i månaden att ”nu snart borde det och det betalas”, det bara sker i bakgrunden. Jag brukar kika på transaktionerna på mina bankkonton någon gång i månaden så att det som dragits ser rimligt ut men inte mer hantering än så. Väldigt skönt faktiskt när jag tänker efter. Vi har haft det så i flera år inför att vi gjorde en längre utlandsresa och mer eller mindre kände oss tvungna att automatisera allt så vi kunde släppa det under semestern.

    2. K.L

      Jag & min man har ett liknande system med gemensamt konto/hushållskassa till vilket vi gör en överföring varje månad (halva kostnaden var) från vilket alla gemensamma räkningar dras & som vi handlar med till hushållet som mat mm (har varsinna egna betalkort knutna till kontot). Vi har autogiro i den mån vi kan men vissa företag erbjuder inte det utan bara e-faktura. Då måste man ange någon av våra namn & då kommer endast den personen åt att hantera e-fakturorna. Så en av oss (jag) loggar in varje månad & godkänner osv. Funkar ändå ok, känns trots allt bra att dubbelkolla el-fakturan/liknande (som varierar från en månad till nästa) innan pengarna dras. Slantarna är ju gemensamma, bara några klick som skiljer åt. Är för övrigt bara två av räkningarna det gäller, resten dras automatiskt (autogiro).

    3. Moa

      E-fakturor kommer direkt till internetbanken, och det är bara den som står som räkningsmottagare som kan godkänna fakturan. Den stora fördelen med e-faktura faller ju om mottagaren först ska spara ner fakturan till hårddisken eller skriva ut den.
      Kul att du tar upp problematiken, det är intressant att läsa om folks olika lösningar på ekonomin. :)

    4. Anders

      Vår bank tillåter oss båda att hantera varandras e-fakturor så det är inget i själva e-fakturorna som är problemet, bara er banks sätt att konfiguerera betaltjänsten.

  4. Linnea

    Kan både se för- och nackdelar med detta. Något som tyvärr missas om man vill göra det för miljöns skull är all den enorma energi som krävs för att bla lagra av information online. Och denna summa ökar och ökar. Enligt en föreläsare jag hade förra veckan på uni sa att det handlar om ca 10% som går till internet/lagring/uppkoppling mm. Vilket är en enorma andel som sagt tenderar att öka hela tiden.

    Svara
    1. C

      Vad intressant. Har jag aldrig hört förut. På vilket sätt kräver det så otroligt mkt energi? Och om man jämför med att ha allt i papper/utskrivet istället vad är bäst för miljön?

  5. Kristina

    En helt annan undran; vår lilla baby har massor med mjuka överdelar och byxor men inte så många pyjamasar, en liten undran hur har ni minimalister gjort, en baby skiljer ju inte på dag-natt kläder?!

    Svara
    1. Aina

      Här får tvååringen på sig rena fs kläder på kvällen, sover i de och går till fs nästa dag! Våra mornar har blivit så mycket smidigare nu

    2. Jenny

      Jag har fått för mig att det är bra att byta till pyjamas när man vill börja införa rutiner för att markera att nu är det dags att sova. Har dock ingen aning om det fungerar. Riktigt små bebisar som forfarande vaknar flera gånger per natt borde det ju inte spela någon roll för. Vi hade pyjamas hela dagarna och nätterna i början

    3. Fru Minimalist Inläggsförfattare

      Roligt fråga. :) Våra barn har varit ganska varma av sig så de har sovit i body utan byxor första tiden, lillebror som är född på sommaren sov t o m naken ibland. Tror vår minsta pyjamas var i strl 62 om jag minns rätt och i de större storlekarna har vi nöjt oss med 2 max 3 ärvda pyjamas per storlek. De få gånger vi behövt fler pga läckande blöjor eller sjukdom så har vi tagit vanliga kläder eller en för liten/stor pyjamas.
      Är inne på samma spår som Jenny, när ni börjar ha mer rutiner för läggning efter ett par månader, kanske det är mer väsentligt. Men tror knappt där att det behöver vara just en pyjamas som sätts på, utan bara att man i samband med tvätt, blöjbyte, godnattsaga etc sätter på några andra särskilda kläder än de som används dagtid. Vi har haft turen att hittills ärva alla våra pyjamasar.

      Så som Aina gör låter otroligt smart, men skulle tyvärr inte fungera här då det spills för mycket gröt vid frukosten och blir kladd även om vi har haklapp. Vi har alltid en ”ätar-tröja” (numera ett begrepp som till och med 2-åringen säger :) ) som är en vanlig t-shirt som används varje morgon i en vecka eller tills den blir för smutsig. Vi sätter på förskolekläderna först efter frukost.

Kommentera