Entimmesmötet

Självklart finns det ett behov för människor att ha möten, både privat och ännu frekventare i arbetslivet. Vissa möten har som syfte att avrapportera status, andra att lösa eller diskutera konkreta och komplexa problem. Några av dessa kräver enbart ett par minuter och andra många timmar.

Mina arbetsdagar består ofta till stor del eller helt av möten och det finns mycket hos dessa möten som kan förbättras. Till exempel att de alltid bör ha en agenda, att rätt personer ska medverka, att irrelevanta diskussioner elimineras, att deltagarna förbereder sig samt att de avslutas med en tydlig summering och förankring av eventuella uppgifter. Men det är inte det jag tänkte beröra i detta inlägg utan istället det slentrianmässiga entimmesmötet.

Entimmesmötet är, precis som det låter, ett möte som är precis en timme långt. Väldigt ofta behöver det absolut inte vara så långt men trots det bokas en timme för säkerhets skull och enligt Parkinsons lag så blir mötesdeltagarna ofta kvar hela mötestiden ut.

Jag funderar ofta på hur det skulle se ut på arbetsplatser om alla strävade efter att korta ned mötena till minsta möjliga. Då skulle troligen de som enbart dyker upp för att med gott samvete ta det lugnt under en timme tacka nej, de som väl dyker upp skulle tvingas förbereda sig för eventuella beslut istället för stjäla tid till det under själva mötet, de som normalt har dåligt fokus och distraheras av mail eller smartphone skulle inte ha möjlighet att tappa fokus och sist men inte minst skulle många kunna arbeta halvtid istället.

Det med halvtid är så klart inte sant men jag tror att det slösas bort otroligt mycket tid på de slentrianmässiga entimmesbokningarna som drar ned allas effektivitet och tvingar oss att jobba över och stressa i onödan. Därför kommer jag framöver försöka använda mig av halvtimmesmöten eller mindre där jag tidigare bokade entimmesmöten. Det ska bli spännande att se om tiden räcker till, om mötena blir mer effektiva samt hur det tas emot av kollegor och kunder.

Vad har du för möteskultur på din arbetsplats? Lider du också av permanent mötesterror? :)

4 reaktion på “Entimmesmötet

  1. Eva

    Tror du är sanningen på spåret med det där att många skulle kunna arbeta halvtid om onödiga och långdragna möten togs bort. Där finns nog en del att spara och effektivisera för stat, kommun och privata företag. Effektivisering brukar ju framstå som något negativt, något som skapar arbetslöshet och stress.

    Om jag nu får vara lite hård…Viss typ av stress kan uppkomma för personer som inser att de är på fel ställe och inte förmår sig ta sig därifrån av olika skäl. Arbetslöshet blir det för dem som inte gör ett jobb som någon är beredd att betala för. Men att effektivisera kan i sig inte, om det görs förnuftgt, vara något negativt. Vad det innebär att verkligen på både lång och kort sikt effektivisera, eller helt omforma, en verksamhet är en viktig framtidsfråga och ett stort ansvar för ledarskapet inom olika verksamheter, inte minst inom offentlig sådan. Samtal om verksamhetens värden, mål och syften borde ingå mer naturligt. Ekonomi – hushållning av resurser – är en grundläggande faktor men inte den enda av betydelse eller så får man utvidga den vedertagna uppfattningen om vad effektiv och långsiktig ekonomi verkligen rör sig om.

    Förhållandet mellan lön och den anställdes produktivitet borde dessutom bli tydligare. Varför inte införa 10% rörlighet i månadslönen? Det leder till ständig översyn och effektivisering av arbetet. En lärande organisation uppstår då av nödvändighet och finns inte bara med som tomma ord i olika verksamhetsplaner. Det blir också vardag att föra samtal med beslutsfattare och flera känner sig delaktiga och därmed ökar motivationen hos producenterna.

    Syftet med jobbet kan inte enbart vara att ”ha rätt till arbete”, ”rätt till pengar”, och att försörja sig. En chef borde kunna förvänta sig tydliga, om än ej alltid lätt mätbara, resultat och viss miniminivå av intresse för företagets eller det offentliga jobbets mål. I offentlig verksamhet är det än viktigare då vi alla via skatten betalar för den och från födsel till död är brukare av dess tjänster.

    Så, Herr Minimalist, om dina arbetsdagar nu består av många möten och du har inflytande över deras längd och innehåll och om de överhuvudtaget ska hållas, ja då har du en avundsvärd uppgift! :)

    Svara
    1. Herr Minimalist Inläggsförfattare

      Tack för en intressant kommentar! Och du har helt rätt, mina arbetsuppgifter är superroliga och utvecklande men ibland önskar jag bara att jag kunde sitta i lite kortare och färre möten. :)

  2. Jenny / Ekomamma i stan

    Jag känner absolut igen det du skriver om möten. Nu arbetar jag inte för tillfället då jag är föräldraledig, men när jag jobbade var det en hel del möten. När jag själv höll möten försökte jag ofta hålla dem korta och koncisa, vilket funkade en del gånger. Tyvärr satt jag dock ofta med på andras möten där den som ledde mötet inte var tillräckligt förberedd, höll sig till agendan etc vilket gjorde att mötet alltid drog över tiden. Inte så kul i en organisation där möten ofta hölls på em och större delen av personalen hade småbarn att hämta på förskola.

    Svara
    1. Herr Minimalist Inläggsförfattare

      Precis, det ligger på mötesarrangören att se till att alla medverkande i mötet tar sig mot samma mål och önskat utfall på kortast och effektivaste sätt. Detta är dock en färdighet som många verkar sakna eller så tycker kanske de flesta att det är rätt skönt att sväva ut lite kring ditten och datten under mötets väl tilltagna tidsrymd. :)

      Medlemmar i barnfamiljer brukar, precis som du säger, tillhöra de lite mer effektiva mötesdeltagarna. :)

Kommentera