Minimalism på arbetsplatsen

Se dig omkring på din arbetsplats. Är det rörigt? Ligger det pennor, post-it-lappar, mobilladdare och godispapper på skrivbord och hyllor? Blir saker liggande halvklara istället för avslutade? Hamnar du lätt på sidospår istället för att fokusera på det du borde göra?

Då är det hög tid att minimera, förenkla och välja bort. Även om du inte känner dig stressad så kan hjärnan och ögonen bli trötta och stressade av att ha det rörigt och behöva smälta alla intryck. Genom att organisera, rationalisera bort och minska synliga saker på arbetsplatsen, möjliggör du för ögonen att vila på tomma ytor och skapa ett inre lugn för hjärnan som då får lättare att fokusera. När du arbetar bör du inte ha något annat än din dator, dokument du för tillfället arbetar med och möjligtvis en kopp te/kaffe i närheten.

Mobiltelefoner, anteckningsblock, post-it-lappar, handkräm, passerkort, häftapparat, prydnadssaker, halvätna godispåsar, olika pennor, foton mm behöver inte ligga synliga framme på skrivbordet och ta uppmärksamhet och ”störa” hjärnan.

Känner du igen dig? :)

Känner du igen dig? :)

Några konkreta tips för att skapa ordning, reda och mer minimalism på arbetsplatsen:

  • Planera in en halvtimme för att gå igenom allt som ligger synligt på skrivbordet. Dokument, foldrar, post-it-lappar med aktuella och inaktuella noteringar, som tar plats från skrivbordets fria yta. Organisera, scanna in, sätt in pärmar eller släng.
  • Om du har en eller flera skrivbordslådor, gå igenom en i taget. Ta ut alla saker som ligger där och rensa ut eller släng saker du inte behöver spara. Det är mycket enklare att använda en låda med struktur där alla saker har sin bestämda plats.
  • Skapa en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.
  • Plocka undan på golvet så det inte står skor, väskor och andra tillhörigheter eller saker där. Skrivbordet, skrivbordsstolen och en diskret pappersinsamlare eller papperskorg räcker. Övrigt hör hemma i ett skåp eller låda.
  • Passa på att rensa desktopen på din dator, även där har människor en förmåga att samla på sig diverse tillfälliga dokument, ikoner och program som knappt används.
  • Skaffa gärna en grön krukväxt som även är en naturlig luftrenare, absorberar skadliga ämnen, tillför syre och höjer luftfuktigheten.

Att göra ”clean desk” vid dagens slut är en bra vana att etablera. Ofta handlar det just om att skapa dig vanan, och har du redan följt råden ovan går det snabbt och lätt. På fredagen kan du även etablera vanan att göra ”clean desk” på desktopen på din datorskärm.

Hur ser din arbetsplats ut idag? Har du något bra tips att dela med dig av för att skapa fysisk minimalism på arbetsplatsen?

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

19 reaktion på “Minimalism på arbetsplatsen

  1. ninja

    Ser i stort sett ut så på min plats, har endast min namnskylt och en flaska handsprit framme. I hurtsen finns en (bra) penna, ett postitblock och några dokument i pappersformat. Har ett system i mailboxen som gör att jag vid dagens slut har en helt tömd inbox. Allt som kommer under dagen svaras på direkt och sedan slängs, eller arkiveras i rätt mapp, alternativt ligger i att göra eller att följa upp-mappen. Tog ett tag innan jag kom fram till hur jag skulle göra med mailboxen och provade lite olika system, men jag är rätt nöjd i det jag har nu har har en bra rutin för det.

    Det största problemet jag har är nog kollegor som besöker min plats och sedan glömmer sin kaffekopp där :D (det finns kanske för mycket ledigt utrymme på skrivbordet hehe)

    Svara
    1. Fru Minimalist

      Ja, det där med hur man hanterar sin mejlbox är ju ett kapitel för sig, vi har ju skrivit hela tre blogginlägg om det:
      http://minimalisterna.se/minimalism-i-mailboxen-del-1/
      http://minimalisterna.se/minimalism-i-mailboxen-del-2/
      http://minimalisterna.se/minimalism-i-mailboxen-del-3/

      Tidigare körde jag något liknande system som du, med ”inbox zero” som mål vid dagens/veckans slut. Dock hade jag en hel del olika foldrar som de olika mejlen skulle sorteras in i. Sedan jag började nytt jobb nu i vintras testar jag en helt ny modell, låter alla mejl ligga kvar i inkorgen och flaggar bara de som behöver åtgärdas och jobbar på så vis mer utifrån flaggningarna än vad som är i inkorgen. Har inte en enda mapp att sortera in mejlen i. Numera är ju sökfunktionerna så bra att jag hittar i inkorgen ändå om jag mot behöver leta upp ett gammalt mejl.

  2. Hilda

    Det finns en bok som heter ”Få det gjort! -Svart bälte i vardagseffektivitet” på det här temat! Den diskuterar hur man håller sin (digitala såväl som fysiska) inkorg ren och hur man får sin arbetsmiljö mindre distraherande, samt hur man slutar låta alla ”borden” snurra runt i huvudet, prioriterar det som är mest relevant och prioriterat att göra i stunden, och fokuserar på det.

    Svara
  3. Eva

    Skulle ha varit kul att ta med minimalister till lärares arbetsrum, i synnerhet för en si så där tio år sedan när 40-talister oftast var i majoritet på skolorna. De hade inte sällan jobbat på sin skola i kanske större delen av sitt yrkesverksamma liv och inte av något yttre anledning behövt röja sedan skolans förra ombyggnad eller flytt på 70-, nej på medeltiden…När jag ville slänga gamla läroböcker som var äldre än att jag själv kan ha haft liknande i min barndom (de användes tack och lov inte!) kunde det ju bli lite gnäll först.

    Och så skrivborden…ja kära nån, det där exemplet på bilden som jag antar ska föreställa stökigt…inser att jag borde ha förevigat min arbetsvardag i bilder medan det begav sig. Fattade ju inte att det skulle kunnat bli unikt tidsdokument. Man inser inte sådant när man lever i det. Att ha närmast tomt skrivbord som lärare betydde bara en sak: för lite arbete (=förtäckt avundsjuka från andra) och att en rektor eller kollega kan skjuta över mer jobb på en.

    Att kvalitativt arbete är något som inte sällan försiggår i och utgår från huvudet på folk är ännu ett nästintill okänt faktum. Kvaliten på arbetet ökar inte nödvändigtvis med antalet papper, pennor, foton, frukter, gem och post-it-lappar i blickfånget. Däremot kan dessa grejer med alla sina färger och uppmärksamhetstagande funktion kanske distrahera en något från en trist arbetsvardag. Men då blir det som ett uppskjutande beteende istället. Äsch nu låter jag som en hård domare över andras skrivbord. Folk får väl göra som de vill, bara de inte tror att tomma skrivbord betyder tomt huvud. ;)

    Svara
    1. Klara

      Jobbar som lärare och känner alltför väl igen mig i din beskrivning, tack och lov inte angående mitt skrivbord men många kollegors…. Ombyggnad och flyttar är bra för att minimera saker/papper/böcker som tar plats!

      Själv vill jag ha det så tomt som möjligt och bara framme det jag arbetar med för tillfället. Även om varje dag genererar saker på bordet går det, men en grund som är tom, snabbt att plocka undan vid dagens slut och jag behöver aldrig leta efter saker.

      Försöker digitalisera så mycket som möjligt även om det också är lite svårt i skolans värld, trots en-till-en datorer på vår skola…

    2. Wickan

      Tömde mitt lärararbetsrum efter 15 år på samma ställe. Tog hem allt, skulle börja på ett nytt ställe till hösten. (rensade lite innan). En kollega på nya stället skulle scanna in några oh-bilder (oh – apparater existerar inte mer!). Då tänkte jag att ”ja, det gör jag med det jag har i mina pärmar!”. Det slutade med att mer än 50 pärmars innehåll rensades bort och pärmarna gavs bort! Slängde massvis med referenslitteratur och läroböcker! Härligt! Nu ska min verksamhet flytta, vi får jobba hemifrån under tiden, det mesta ryms i ryggsäcken (dator och papper). Skolan börjar också bli minimalistisk!

  4. Moa

    Tja, jag använder ibland häftapparaten mer än datorn, det vore opraktiskt att lägga undan och ta fram den tio-tjugo gånger i timmen. I övrigt såg jag gärna att min chef och mina kollegor läste det här, speciellt angående saker på golvet. Vi har öppet kontorslandskap, ska jag kanske tillägga. En sak gör vi i alla fall rätt, och det är gröna växter. Jag gillar när jag tittar upp och plötsligt lägger märke till en krukväxt som jag inte lagt märke till förut.

    Svara
    1. Fru Minimalist

      Självklart måste man anpassa skrivbordet efter de verkliga personliga behoven, precis som minimalism i övrigt. Vad bra att ni verkar har så mycket gröna växter på kontoret! :)

  5. Tuula S

    Jag har börjat använda Trello (www.trello.com, som egentligen är en platform för projektshandling) som en ”post-it-lappa”; d.v.s. i stället av anteckningshäften eller post-it-lappor antecknar jag saker som jag borde göra/minnas, intressanta länkar i Internet som jag borde läsa bättre, etc. i Trello där jag har skapat olika kategorier for olika saker jag borde göra. Fungerar mycket bra för snabba anteckningar.

    Svara
    1. Fru Minimalist

      Herr Minimalist använder också Trello en hel del, både i jobbet och privat. Ett tag använde även jag det, men då mer för våra gemensamma projekt och mål. Kul att du också hittat ett användningsområde för det. :)

  6. Annika

    Jag brukar ha riktigt bra ordning på jobbet, men nu har jag varit hemma med barn två år med barn och min vikarie kunde inte hålla ordning. Nästan inget är inmappat och det finns enorma pappershögar överallt, på golvet, borden, i hyllor… Lär ta ett tag för mig att få ordning igen.

    Vill passa på att tipsa om appen Things som hjälper mig att komma ihåg allt jag måste göra. Varje gång jag tänker att jag måste komma ihåg nåt skriver jag in det i någon av kategorierna idag, next, på ett specifikt datum, eller någon gång. Då behöver jag bara dagligen titta i kategorin idag och jobba undan samt kruxa av i appen. Allt som finns i andra kategorier kan jag strunta i tillsvidare. Minimerar verkligen stress.

    Svara
    1. Fru Minimalist

      Ajdå, men tänk vad skönt när du pö om pö skapar ordning och reda bland papperen och kaoset. :)

      Tack för tipset, får kolla in den appen!

  7. Maria

    Städar alltid undan på skrivbordet innan jag går hem, gillar att ha det snyggt när jag kommer på morgonen. Sitter på kontorslandskap och skulle önska att mina kollegor kunde hålla sina skrivbord och hyllor i ordning, hade varit trevligt med ett prydligt kontor.

    Svara
    1. Fru Minimalist

      Eller hur, visst vore det skönt med fler likasinnade på arbetsplatsen, det ser ju så mycket trevligare ut. Men vissa ”kreativa själar” och kaos-människor tycks inte alls förstå eller ha närvaro nog att uppskatta lugnet ett avplockat skrivbord kan ge. :)

  8. Evelina

    Jobbar på förskola – inte minimalistiskt alls. Mycket prylar, mycket ljud, mycket känslor!

    Svara

Kommentera