Etikettarkiv: arbetsplats

Från multitasking till unitasking

Multitaska är så 2015! :) Det nya sättet att jobba är genom att göra en sak i taget, det vill säga motsvarigheten till multitaska som kallas monotaska eller unitaska. Att göra en sak i taget är dock inte helt enkelt eftersom du ständigt blir överöst med olika former av stimulans. Notifieringar/aviseringar/push-notiser etc på såväl dator som mobiltelefon i form av symboler, ljud och text på skärmen. Hur ska hjärnan kunna fokusera på något en längre stund när den ständigt blir avbruten och andra saker ”slåss” för att få din uppmärksamhet?

Svaret är enkelt: Stäng av ALLA notifieringar! :)

Med notifieringar påslagna blir det nästan omöjligt att inte titta på mobilen eller tabba över till mejlen på datorn. Du vet ju att det hänt något nytt som kan vara viktigare eller åtminstone roligare än den uppgift du just nu borde fokusera på.

Kostnaden du får betala för att ständigt höra och/eller se dina notifieringar är tappat fokus från den egentliga uppgiften. En undersökning testade deltagarnas koncentrationsspann (attention span) med och utan mobil med notifieringar påslagen bredvid sig. Deltagarnas resultat blev betydligt sämre när de hade mobilen bredvid sig som plingade eller visade notifieringar. Det räckte med att deltagarna visste att något hänt på mobilen, de behövde inte ta en paus och titta på notifieringen eller skärmen, för att försämra sitt resultat på testet.

Att multitaska eller ständigt byta fokus och arbetsuppgift, är dåligt för produktiviteten. Även om det kan tyckas snabbt gjort och som en mikropaus att titta vad som just hände på mobilen, så blir det ett fokusbyte som försämrar din produktivitet. Som vi skrivit i inlägget ”Makalös koncentration i flygplansstolen” tar det i snitt drygt 23 minuter att återkomma till en uppgift efter ett avbrott. Frekventa fokus- och uppgiftsbyten leder till högre nivåer av stress, frustration, mental ansträngning och en känsla av tidspress.

Med notifieringar avslagna gör du ett mer medvetet och eget val att ta en paus från din nuvarande aktivitet eller arbetsuppgift och titta på mobilen. Du vet själv hur irriterande det kan vara när den du pratar med fipplar med mobiltelefonen mitt i ert samtal för att det vibrerade eller plingade till i handen, fickan eller väskan. Gör du det ger du också ett nonchalant intryck och visar att personen är oviktig och samtalet ointressant.

Vi förespråkar även att du skapar en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig, både på arbetsplatsen och i hemmet. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.

Ta tillbaka ägandeskapet över mobilen, din tid och ditt fokus. Gör det till en medveten handling att titta på mobilen eller datorskärmen. Inte något som sker automatiskt och halvt omedvetet för att det plingade till eller blinkade i ögonvrån.

Ta nu 5 minuter, gå in i bland inställningar och ta bort notifieringar/notiser/push-aviseringar och ge detta nya användningssätt en vecka. :)

Vad tycker du om notiferingar, på eller av?

Inredning för hälsa, prestation och välmående

Jag har nyligen läst boken Neurodesign – inredning för hälsa, prestation och välmående av hjärnforskaren Katarina Gospic och inredningsdesigner Isabelle Sjövall. Jag rekommenderade vårt lokala bibliotek att köpa in boken och då blir jag även först med att få läsa den, en bra service och lite extra lyxigt! :)

Hjärnan är människans viktigaste organ och är helt avgörande för hur du mår och presterar. Den formar tankar, frammanar känslor och kontrollerar kroppsfunktioner. Men visste du att hur miljöerna du rör dig i ser ut i färg och form, påverkar ditt välmående? Att ett rum med lågt till tak gör det lättare att fokusera på detaljer och därför passar för vissa yrken, medan andra yrkesgrupper behöver rum med högt till tak för att få ut sin kreativitet och fulla potential? Eller att antalet växter på ett kontor kan ha betydelse för arbetsinsatsen och stressnivån?

Citat ur boken Neurodesign.

Citat ur boken Neurodesign.

Boken tar avstamp i hur hjärnan fungerar och hur vår omgivning kan anpassas för att minska stress och sjukskrivningar, och istället öka effektivitet och välmående. Några intressanta punkter som tas upp i boken:

  • Tystnad vs musik på jobbet. När du har en arbetsuppgift som kräver att du koncentrerar dig är det bättre att ha det tyst runt omkring dig. Ska du däremot utföra en arbetsuppgift som inte kräver så mycket koncentration kan musik vara lämpligt eftersom det kan öka motivation och tempot.
  • Kontorslandskap vs egna rum. Idag är det otroligt vanligt med kontorslandskap, vilket egentligen är märkligt då det finns forskning som visar att det minskar produktiviteten med 66 %. Detta då vi har störande ljud runt omkring oss men också för att vi ständigt blir avbrutna av kollegor. En studie visade att medarbetare i öppna kontorslandskap blir avbrutna i snitt var elfte minut och att det tar cirka tjugofem minuter att komma tillbaka till ursprungsfokus. Kontentan är att många människor har totalt avsaknad av koncentration under hela arbetsdagen.
  • Låg vs hög takhöjd: Beroende på vilken typ av arbete som ska utföras i lokalerna kan takhöjden vara värd att ha i åtanke. En kirurg kan med fördel operera i ett rum med låg takhöjd, liksom redovisningskonsulten som vill hålla alla siffror rätt i mun. En konstnär däremot behöver högt i tak för att vara i sitt kreativa esse.
  • Starka vs ljusa färger. Hur vi påverkas av färger tas naturligtvis upp i boken, liksom att de färger vi tycker mest om inte alls behöver vara bäst för arbetsprestationen. Det kan även vara värt att tänka på färgsättning utifrån vilket väderstreck rummets fönster är i.

Det finns forskning som visar att en arbetsmiljö med naturbilder eller växter gör att medarbetare har mindre sjukfrånvaro, upplever mindre stress och har ett ökat välmående. Växter kan även förbättra luftkvaliteten, vilket vi nämnt tidigare i blogginlägget Minimalism på arbetsplatsen. Likaså har det i studier påvisats att naturutsikt påskyndar tillfrisknandet hos patienter på sjukhus. Samt att elever med klassrum med utsikt mot naturen ökar sin prestation i bland annat matematik och språk, jämfört med elever som har utsikt mot mer urbana miljöer.

Sammanfattningsvis skulle vi med relativt enkla medel kunna förbättra prestationerna på arbetsplatser, resultaten i skolan och få patienter att spendera kortare tid på sjukhus. Miljöer som är designade utifrån hur hjärnan fungerar har positiva effekter på hur människor mår och presterar. Mer grönt i våra dagliga miljöer tycks helt enkelt vara en god idé! :)

Har du läst boken? Vad är dina tankar kring miljö, stress och prestation?

Minimalism på arbetsplatsen

Se dig omkring på din arbetsplats. Är det rörigt? Ligger det pennor, post-it-lappar, mobilladdare och godispapper på skrivbord och hyllor? Blir saker liggande halvklara istället för avslutade? Hamnar du lätt på sidospår istället för att fokusera på det du borde göra?

Då är det hög tid att minimera, förenkla och välja bort. Även om du inte känner dig stressad så kan hjärnan och ögonen bli trötta och stressade av att ha det rörigt och behöva smälta alla intryck. Genom att organisera, rationalisera bort och minska synliga saker på arbetsplatsen, möjliggör du för ögonen att vila på tomma ytor och skapa ett inre lugn för hjärnan som då får lättare att fokusera. När du arbetar bör du inte ha något annat än din dator, dokument du för tillfället arbetar med och möjligtvis en kopp te/kaffe i närheten.

Mobiltelefoner, anteckningsblock, post-it-lappar, handkräm, passerkort, häftapparat, prydnadssaker, halvätna godispåsar, olika pennor, foton mm behöver inte ligga synliga framme på skrivbordet och ta uppmärksamhet och ”störa” hjärnan.

Känner du igen dig? :)

Känner du igen dig? :)

Några konkreta tips för att skapa ordning, reda och mer minimalism på arbetsplatsen:

  • Planera in en halvtimme för att gå igenom allt som ligger synligt på skrivbordet. Dokument, foldrar, post-it-lappar med aktuella och inaktuella noteringar, som tar plats från skrivbordets fria yta. Organisera, scanna in, sätt in pärmar eller släng.
  • Om du har en eller flera skrivbordslådor, gå igenom en i taget. Ta ut alla saker som ligger där och rensa ut eller släng saker du inte behöver spara. Det är mycket enklare att använda en låda med struktur där alla saker har sin bestämda plats.
  • Skapa en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.
  • Plocka undan på golvet så det inte står skor, väskor och andra tillhörigheter eller saker där. Skrivbordet, skrivbordsstolen och en diskret pappersinsamlare eller papperskorg räcker. Övrigt hör hemma i ett skåp eller låda.
  • Passa på att rensa desktopen på din dator, även där har människor en förmåga att samla på sig diverse tillfälliga dokument, ikoner och program som knappt används.
  • Skaffa gärna en grön krukväxt som även är en naturlig luftrenare, absorberar skadliga ämnen, tillför syre och höjer luftfuktigheten.

Att göra ”clean desk” vid dagens slut är en bra vana att etablera. Ofta handlar det just om att skapa dig vanan, och har du redan följt råden ovan går det snabbt och lätt. På fredagen kan du även etablera vanan att göra ”clean desk” på desktopen på din datorskärm.

Hur ser din arbetsplats ut idag? Har du något bra tips att dela med dig av för att skapa fysisk minimalism på arbetsplatsen?

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Det blir sällan som man tänkt sig

Idag är vi många som går tillbaka till jobbet efter julledigheten. För mig, Fru Minimalist, är det de sista tre dagarna på min nuvarande arbetsplats, och det är med å ena sidan lätta, och å andra sidan tunga steg jag går till jobbet denna vecka efter två veckors semester.

Efter föräldraledigheten bytte jag, Fru Minimalist, arbetsgivare. Jag valde ett stort välkänt företag med gott renommé, och som brukar hamna högt upp vid rankingen över Sveriges bästa arbetsgivare etc. Det som lockade var en förväntad bättre löneutveckling, lovord om utbildning och arbetsuppgifter inom stimulerande arbetsområden.

Ofta blir det ju sällan som man tänkt sig, men ibland blir det dock betydligt värre än man kunnat tänka sig. Kort sammanfattat var den sökta tjänsten i praktiken inte vad som utlovades i teorin vid de tre intervjuer jag gick igenom för att få jobbet. Jag tvingades jobba med arbetsuppgifter jag inte vill hålla på med i en otroligt stressig arbetsmiljö, vilket inte alls lämpade sig efter 7 månaders föräldraledighet där jag saknade Bebis Minimalist enormt från första arbetsdagen. Dessutom kände jag ingen större förståelse för familjelivet och min önskan om att gå ner på deltid kändes svår att förverkliga i realiteten. Jag fick heller inget gehör för att få en riktig datorskärm eller tangentbord istället för enbart den lilla bärbara datorns, vilket gjort att jag haft ont i rygg och axlar mer eller mindre konstant i fyra månader. 

Första månaden var det många kvällar av gråt och nätter av ont i magen på grund av jobb-situationen. Det här var ju jobbet jag tänkt ha lång tid framöver under småbarnsåren, och så kändes det fel på så många plan. Jag har aldrig förstått ordet söndagsångest tidigare, men nu förstår jag precis vad folk talar om. Att inte känna glädje på en plats där man spenderar 40 timmar i veckan, är väldigt jobbigt mentalt och spiller över på resten av livets beståndsdelar vare sig du vill eller inte. Jag har exempelvis aldrig varit så sjuk som under denna höst, feber, förkylning och magsjuka har avlöst varandra, och då går Bebis Minimalist inte på förskola än.

Plötsligt blev jag dock indragen i en intervjuprocess för ett helt annat jobb jag sökt i somras men där semester och omorganisation gjort att processen dragit ut på tiden. Jag erbjöds en tjänst som känns rolig och utvecklande, på en arbetsplats där förståelsen för familjelivet och livspusslet är mer utbredd. Förhoppningsvis är även stressnivån lägre mot där jag är nu, där folk bränner ut sig till höger och vänster.

Min nya arbetsgivare erbjöd en lägre lön än min tidigare liksom en sämre löneutveckling på sikt. Först fick detta mig att tveka något, men när jag tänkte tillbaka på hur hösten varit, hur jag mått och känt mig, tvekade jag inte längre att ta jobbet. Pengar betyder otroligt lite när man har ont i magen inför nästa arbetsdag eller känner att man inte kan påverka sin arbetssituation.

Det finns forskning som visar att över en viss basal nivå så spelar inte mer pengar någon roll för lycka. Själv känner jag att det är så otroligt mycket viktigare att kunna vara en närvarande, glad och harmonisk förälder till sitt barn och sin partner, än att tjäna några tusenlappar extra i månaden. Visst kan de där tusenlapparna göra ett ni exempelvis kan resa långt bort någon gång per år. Men en harmonisk, fungerande, rolig och kärleksfull vardag är otroligt mycket viktigare än att försöka lappa ihop ett förhållande och en familj ett par gånger per år.

Det är första gången jag slutar ett jobb under en provanställning, och då har jag ändå jobbat sedan jag var 14 år. Det var kanske inte bara jobbet eller arbetsgivarens fel, ibland får man bara inse att man är fel person, på fel plats vid fel tillfälle i livet. För ett par år sedan hade jag kanske varit som klippt och skuren för den här rollen, men nu passade den mig inte alls.

Jag kan naturligtvis inte med 100% säkerhet säga att jag kommer känna glädje och lycka på kommande arbetsplats, men magkänslan för att det kommer bli så är väldigt stark. Jag lägger arbetsåret 2015 bakom mig och blickar med tillförsikt fram emot år 2016!

Trivs du på jobbet eller är det dags att förändra din arbetssituation under året?

Storstädning bland kontakterna

Efter att ha gått på sex veckors semester följt av sex månaders pappaledighet har det uppstått ett visst intresse för att städa bort allt som heter arbete, både ur hemmet och huvudet. Ett tidigare negligerat område som plötsligt kändes inspirerande var adressboken i mobilen som synkas automatiskt med min arbetsgivares Outlook-server.

Vid en första inspektion innehöll adressboken en bra bit över 1000 kontakter som jag samlat på mig under många år. Jag behöver knappast påpeka att jag inte hade en aning om vilka hälften av dessa människor är idag. Därför bestämde jag mig raskt för att rensa enligt följande kriterier.

  • Alla nuvarande kollegor sparas.
  • Alla kunder och partners jag haft kontakt med sista två åren sparas.
  • Alla vänner jag fortfarande har kontakt med sparas.

Utöver kontakterna ovan åkte resten ut. Hundratals professionella kontakter samt mängder med bekanta från tidigare faser i livet hela vägen till högstadiet då jag fick min första mobiltelefon. Efteråt hade jag kvar strax under 400 kontakter. Troligen betydligt fler än jag behöver men att rensa är som bekant som att skala en lök.

Efteråt kändes adressboken både luftig, relevant och betydligt mer lättnavigerad. Jätteskönt med andra ord, både visuellt och mentalt.

Hur ser det ut i din adressbok i telefonen, är det kanske dags att rensa?

Entimmesmötet

Självklart finns det ett behov för människor att ha möten, både privat och ännu frekventare i arbetslivet. Vissa möten har som syfte att avrapportera status, andra att lösa eller diskutera konkreta och komplexa problem. Några av dessa kräver enbart ett par minuter och andra många timmar.

Mina arbetsdagar består ofta till stor del eller helt av möten och det finns mycket hos dessa möten som kan förbättras. Till exempel att de alltid bör ha en agenda, att rätt personer ska medverka, att irrelevanta diskussioner elimineras, att deltagarna förbereder sig samt att de avslutas med en tydlig summering och förankring av eventuella uppgifter. Men det är inte det jag tänkte beröra i detta inlägg utan istället det slentrianmässiga entimmesmötet.

Entimmesmötet är, precis som det låter, ett möte som är precis en timme långt. Väldigt ofta behöver det absolut inte vara så långt men trots det bokas en timme för säkerhets skull och enligt Parkinsons lag så blir mötesdeltagarna ofta kvar hela mötestiden ut.

Jag funderar ofta på hur det skulle se ut på arbetsplatser om alla strävade efter att korta ned mötena till minsta möjliga. Då skulle troligen de som enbart dyker upp för att med gott samvete ta det lugnt under en timme tacka nej, de som väl dyker upp skulle tvingas förbereda sig för eventuella beslut istället för stjäla tid till det under själva mötet, de som normalt har dåligt fokus och distraheras av mail eller smartphone skulle inte ha möjlighet att tappa fokus och sist men inte minst skulle många kunna arbeta halvtid istället.

Det med halvtid är så klart inte sant men jag tror att det slösas bort otroligt mycket tid på de slentrianmässiga entimmesbokningarna som drar ned allas effektivitet och tvingar oss att jobba över och stressa i onödan. Därför kommer jag framöver försöka använda mig av halvtimmesmöten eller mindre där jag tidigare bokade entimmesmöten. Det ska bli spännande att se om tiden räcker till, om mötena blir mer effektiva samt hur det tas emot av kollegor och kunder.

Vad har du för möteskultur på din arbetsplats? Lider du också av permanent mötesterror? :)

Makalös koncentration i flygplansstolen

Ett tag trodde jag att det bara var jag som på väg till eller från ett kundbesök alltid hamnade i ett makalöst flow när jag arbetade i flygplansstolen. Jag tillskrev under en tid fenomenet den inspiration och kick som kundbesöket gav. Men efter att försiktigt hört mig för hos ett par kollegor så visade det sig att de ofta upplevde precis samma sak även vid tråkiga och rutinmässiga kundbesök.

Tiden fastspänd i flygplansstolen, isolerad från kollegor, utan internet, diverse notifieringar, telefontäckning och andra distraktioner, verkade skapa en svårslagen koncentration och en effektivitet flera gånger högre än på kontoret. Ett flow helt enkelt.

Jag har ofta upplevt att uppgifter jag planerat att leverera en eller ett par dagar framåt i tiden, till exempel uppföljning från kundmötet, till min förvåning visade sig vara färdiga lagom tills dess att flygplanet satte ned landningsställen på hemmaplan. Samtidigt har jag många gånger upplevt att jag inte producerat någonting av värde trots en intensiv och utmattande dag på kontoret.

Jag har vid flera tillfällen fundera på vad detta beror på. Min slutsats är att alla kreativa ”hjälpmedel” som öppna kontorslandskap och ständig tillgänglighet via chattklienter, email och telefoner med mera i själva verket är ”stjälpmedel”. Det är extremt svårt att få något av större värde och kreativitet gjort med ständiga avbrott i sitt arbete och koncentration.

Jag hittade en artikel med information från forskning av Gloria Mark, professor vid The Department of Informatics at the University of California, med följande intressanta fakta:

  • En vanlig kontorsarbetare byter uppgift efter i snitt 3 minuter och 5 sekunder.
  • En vanlig kontorsarbetare byter projekt efter i snitt 10 minuter och 30 sekunder.
  • Det tar i snitt 23 minuter och 15 sekunder att återkomma till en uppgiften.
  • Hälften av störningarna är externa, hälften gör vi på eget initiativ.

Kombinerat med punkterna nedan blir resultatet rätt skrämmande:

  • Frekventa fokus och uppgiftsbyten leder till högre nivåer av stress, frustration, mental ansträngning, känslan av tidspress och mental arbetsbelastning.
  • Varje byte av fokus konsumerar en del av den begränsade mängd mental energi vi vaknar upp med varje dag och som krävs för att orka ta beslut och få något gjort.

Med risk för att framstå som en kuf eller surgubbe har jag experimenterat med följande åtgärder på jobbet under de sista åren:

Maildisciplin. Jag har numera en betydligt bättre maildiciplin. Ett av mina främsta tips är att stänga av alla former av mailnotifiering och bara kolla mailen några gånger per dag vid förutbestämda tidpunkter. Läs gärna mer om hur jag arbetar härhär och här.

Chatt. Jag stänger ned Skype, vilket är vårt officiella verktyg för snabbkommunikation på jobbet, när jag jobbar med något som kräver koncentration. Detta är inte alltid helt uppskattat hos mina kollegor men otroligt bra för min egen del.

Hörlurar. Numera arbetar jag precis som många av mina kollegor alltid med ett par massiva hörlurar på huvudet. Det är inte alltid jag har musik i dessa men de gör att tröskeln blir lite större för de kollegor som otaliga gånger per dag bara vill säga något roligt och inte inser hur störande det är med konstanta avbrott.

Pomodoro. Även om jag eliminerar all extern distraktion krävs det fortfarande att jag själv är någorlunda disciplinerad och kommer ihåg att ta pauser. Därför använder jag numera Pomodoro-tekniken, vilket gjort riktigt stor skillnad.

Hemmajobb. Minst en, om möjligt två dagar i veckan arbetar jag hemifrån. Det är såklart en lyx som kräver att man har en förstående chef och arbetssituation som tillåter detta, men det gör en enorm skillnad för mitt välbefinnande och effektivitet.

Efter åtgärderna ovan har jag märkt att mitt fokus och effektivitet ökat avsevärt även om det inte når upp till flygplansnivå ännu. Jag kan verkligen förstå till exempel bokförfattare som åker ut till isolerade ”skrivarstugor” för att få något gjort.

Har du några specifika platser där du lätt hamnar i ett flow och får mer gjort än på kontoret? Eller några andra vardagliga tips för att arbeta mer effektivt och ostört?