Etikettarkiv: dator

Digitalisera steg för steg

På 90-talet skrevs och talades det mycket om det papperslösa samhället, allt skulle digitaliseras och det kändes som vi var på väg åt rätt håll. Å ena sidan har det hänt en hel del, fler och fler företag tar betalt för att skicka ut månadsbesked och årsbesked per post, Kivra har gjort entré på markanden med sin digitala brevlåda där över 900 myndigheter och företag finns anslutna.

Å andra sidan har det inte hänt mycket alls. Hur många kan räcka upp handen och säga att de inte hanterar papper så gott som dagligen, och har flera pärmar eller högar med papper där hemma? Och inte bara gamla papper sparade med huskontraktet eller information från 90-talet, utan en hel del papper från det senaste åren.

Någon gång måste vi ändra våra vanor och beteenden för att ta steget mot ett mer digitalt och papperslöst hem och samhälle. Det går inte att förlita sig på att politiker och samhället ska tvinga oss, det kan komma från andra hållet. Det vill säga genom att vi medborgare visar att vi är redo och villiga att ändra vårt beteende.

Läs vår steg för steg-guide nedan och ta ett för dig lämpligt steg i rätt riktning. Eller gärna två.

1. Minska inflödet. Varje år skickas över en miljard fönsterkuvert i Sverige som naturligtvis bidrar med koldioxidutsläpp och annan miljöbelastning. Innehållet hamnar ofta i en hög eller pärm någonstans i hemmet. Omiljövänligt, osmidigt och oekonomiskt. En digital brevlåda och digital post underlättar för användare, avsändare och är positivt för miljön. Kivra och Digimail är två stora aktörer idag där Kivra har flest anslutna företag.

Varje gång du får ett fysiskt brev, fundera och ta reda på om det finns möjlighet att få dem digitalt istället. Det är förmodligen bara en googling bort och tar dig 2 minuter. Vissa anger även på fakturan eller vad brevet nu innehåller, hur du kan göra för att få innehållet digitalt.

2. Rensa ut befintliga papper. Gå igenom dina nuvarande pärmar eller högar med papper och rensa ut så mycket som möjligt. Hur ofta har du tittat på eller historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper du sparat? Våga rensa! Om du är helt ärlig på frågan ovan kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Vill du läsa mer om utrensning av papper, kvitton och dylikt har vi skrivit om det i blogginläggen ”Hantering av fakturor och kvitton” samt ”Den årliga kvittorensningen”.

Två stora högar med utrensade papper.

3. Bestäm var du vill spara dina digitala filer. En digital brevlåda är ett bra ställa att spara de filer och dokument som kommer den vägen, men du kommer garanterat i kontakt med andra dokument där du behöver hitta ett eget sätt att spara dina digitala filer. Här finns alternativ som din dator, extern hårddisk eller en molntjänst. Nackdelen med din dator är begränsad kapacitet och att du riskerar att förlora filerna om datorn går sönder. Vilket leder oss in på en extern hårddisk som både kan fungera som back up men också som en huvudsaklig plats för att spara dina digitala filer. Även här är såklart nackdelen att den kan gå sönder eller försvinna. Molntjänster som Google Drive eller Dropbox gör att du kan komma åt filerna var du än befinner dig och du slipper risken att saken går sönder eller försvinner. Du kan då även komma åt filerna utan din dator om det är önskvärt.

4. Organisering av digitala filer. Om du är osäker på hur du ska organisera dina filer kan du utgå från det system du har i pappersform i exempelvis en pärm idag, om det är ett fungerande system vill säga. Använder du mappar i din inkorg för e-posten kan den också vägleda dig i hur du brukar vilja strukturera dina filer. En grundregel är att inte ha för många mappar, ha hellre en handfull huvudmappar och använd dig därefter av undermappar om du behöver. Några exempel på lämpliga huvudmappar kan vara, ekonomi, bil, avtal, jobb, bostad, barn, recept.

5. Digitalisera befintliga dokument. Det du valde att inte rensa ut under punkt 2 är det bra om du istället kan digitalisera. Likaså så snart ett nytt papper kommer in i ditt hem och som tidigare hade åkt in i en av dina pärmar eller motsvarande. Idag finns det bra appar till mobilen för att snabbt och smidigt scanna dokument som du känner att du måste spara.

Allt ovan kräver visst arbete av dig. Den är en förändringsprocess att inte göra som du tidigare gjort och spara många av de fysiska papper som kommer i din väg. Om du med handling visar att du är redo att ta ett eller flera steg mot minskad pappershantering, ökar chansen att fler hänger på och skapar en positiv spiral. Miljövänligt, smidigt och ekonomiskt.

Vilket är ditt bästa tips för att digitalisera mer och minska pappershanteringen?

Sluta betala för saken

Att rensa ut kläder och saker kan vara svårt. Att rensa ut kläder och saker du betalat dyrt för är ändå svårare. Retroaktiv shoppingångest kan lätt göra att plagget eller prylen klarar sig undan flera rensningsomgångar. Det hamnar på något märkligt vis under radarn om och om igen och klarar sig undan rensningen.

Att låta plagget eller prylen vara kvar i hemmet med argumentet att du betalat mycket för det en gång i tiden, resulterar bara i att du fortsätter betala för det på flera sätt:

Pengar. Du betalar pengar för själva förvaringsutrymmet det upptar, och kanske även genom att ta hand om plagget eller prylen då och då. Detta är pengar du betalar utöver den initiala kostnaden vid själva köpet.

Tid. Du betalar med din tid genom att hantera kläderna eller saken då och då. När du rensar, när du organiserar och när du städar.

Energi. Du betalar med din energi genom att påminnas varje gång du ser plagget eller prylen som inte används. Du riskerar att få retroaktiv shoppingångest som kan dränera dig på energi.

Känslor. Du betalar med dina känslor genom att låta det vara kvar och ständigt påminna dig själv om ditt dåliga omdöme. Du ”straffar” dig själv med negativa tankar och blir kanske arg och besviken.

Odd Molly-klänning som tillslut såldes med hjälp av Simplet.

Odd Molly-klänning som tillslut såldes med hjälp av Simplet.

Det finns en enkel lösning för att slippa lägga ändå mer pengar, tid, energi och känslor. Rensa ut plagget eller prylen! :)

Vilket av de tre  s:en sälja, skänka eller slänga som är lämpligast att tillämpa får du själv komma fram till, men har du betalat mycket pengar för något finns det stora möjligheter att du får tillbaka en liten del av det vid en försäljning.

Har du något i hemmet som du bara betalar för utan att det ger något tillbaka? :)

Från multitasking till unitasking

Multitaska är så 2015! :) Det nya sättet att jobba är genom att göra en sak i taget, det vill säga motsvarigheten till multitaska som kallas monotaska eller unitaska. Att göra en sak i taget är dock inte helt enkelt eftersom du ständigt blir överöst med olika former av stimulans. Notifieringar/aviseringar/push-notiser etc på såväl dator som mobiltelefon i form av symboler, ljud och text på skärmen. Hur ska hjärnan kunna fokusera på något en längre stund när den ständigt blir avbruten och andra saker ”slåss” för att få din uppmärksamhet?

Svaret är enkelt: Stäng av ALLA notifieringar! :)

Med notifieringar påslagna blir det nästan omöjligt att inte titta på mobilen eller tabba över till mejlen på datorn. Du vet ju att det hänt något nytt som kan vara viktigare eller åtminstone roligare än den uppgift du just nu borde fokusera på.

Kostnaden du får betala för att ständigt höra och/eller se dina notifieringar är tappat fokus från den egentliga uppgiften. En undersökning testade deltagarnas koncentrationsspann (attention span) med och utan mobil med notifieringar påslagen bredvid sig. Deltagarnas resultat blev betydligt sämre när de hade mobilen bredvid sig som plingade eller visade notifieringar. Det räckte med att deltagarna visste att något hänt på mobilen, de behövde inte ta en paus och titta på notifieringen eller skärmen, för att försämra sitt resultat på testet.

Att multitaska eller ständigt byta fokus och arbetsuppgift, är dåligt för produktiviteten. Även om det kan tyckas snabbt gjort och som en mikropaus att titta vad som just hände på mobilen, så blir det ett fokusbyte som försämrar din produktivitet. Som vi skrivit i inlägget ”Makalös koncentration i flygplansstolen” tar det i snitt drygt 23 minuter att återkomma till en uppgift efter ett avbrott. Frekventa fokus- och uppgiftsbyten leder till högre nivåer av stress, frustration, mental ansträngning och en känsla av tidspress.

Med notifieringar avslagna gör du ett mer medvetet och eget val att ta en paus från din nuvarande aktivitet eller arbetsuppgift och titta på mobilen. Du vet själv hur irriterande det kan vara när den du pratar med fipplar med mobiltelefonen mitt i ert samtal för att det vibrerade eller plingade till i handen, fickan eller väskan. Gör du det ger du också ett nonchalant intryck och visar att personen är oviktig och samtalet ointressant.

Vi förespråkar även att du skapar en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig, både på arbetsplatsen och i hemmet. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.

Ta tillbaka ägandeskapet över mobilen, din tid och ditt fokus. Gör det till en medveten handling att titta på mobilen eller datorskärmen. Inte något som sker automatiskt och halvt omedvetet för att det plingade till eller blinkade i ögonvrån.

Ta nu 5 minuter, gå in i bland inställningar och ta bort notifieringar/notiser/push-aviseringar och ge detta nya användningssätt en vecka. :)

Vad tycker du om notiferingar, på eller av?

Minimalism på arbetsplatsen

Se dig omkring på din arbetsplats. Är det rörigt? Ligger det pennor, post-it-lappar, mobilladdare och godispapper på skrivbord och hyllor? Blir saker liggande halvklara istället för avslutade? Hamnar du lätt på sidospår istället för att fokusera på det du borde göra?

Då är det hög tid att minimera, förenkla och välja bort. Även om du inte känner dig stressad så kan hjärnan och ögonen bli trötta och stressade av att ha det rörigt och behöva smälta alla intryck. Genom att organisera, rationalisera bort och minska synliga saker på arbetsplatsen, möjliggör du för ögonen att vila på tomma ytor och skapa ett inre lugn för hjärnan som då får lättare att fokusera. När du arbetar bör du inte ha något annat än din dator, dokument du för tillfället arbetar med och möjligtvis en kopp te/kaffe i närheten.

Mobiltelefoner, anteckningsblock, post-it-lappar, handkräm, passerkort, häftapparat, prydnadssaker, halvätna godispåsar, olika pennor, foton mm behöver inte ligga synliga framme på skrivbordet och ta uppmärksamhet och ”störa” hjärnan.

Känner du igen dig? :)

Känner du igen dig? :)

Några konkreta tips för att skapa ordning, reda och mer minimalism på arbetsplatsen:

  • Planera in en halvtimme för att gå igenom allt som ligger synligt på skrivbordet. Dokument, foldrar, post-it-lappar med aktuella och inaktuella noteringar, som tar plats från skrivbordets fria yta. Organisera, scanna in, sätt in pärmar eller släng.
  • Om du har en eller flera skrivbordslådor, gå igenom en i taget. Ta ut alla saker som ligger där och rensa ut eller släng saker du inte behöver spara. Det är mycket enklare att använda en låda med struktur där alla saker har sin bestämda plats.
  • Skapa en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.
  • Plocka undan på golvet så det inte står skor, väskor och andra tillhörigheter eller saker där. Skrivbordet, skrivbordsstolen och en diskret pappersinsamlare eller papperskorg räcker. Övrigt hör hemma i ett skåp eller låda.
  • Passa på att rensa desktopen på din dator, även där har människor en förmåga att samla på sig diverse tillfälliga dokument, ikoner och program som knappt används.
  • Skaffa gärna en grön krukväxt som även är en naturlig luftrenare, absorberar skadliga ämnen, tillför syre och höjer luftfuktigheten.

Att göra ”clean desk” vid dagens slut är en bra vana att etablera. Ofta handlar det just om att skapa dig vanan, och har du redan följt råden ovan går det snabbt och lätt. På fredagen kan du även etablera vanan att göra ”clean desk” på desktopen på din datorskärm.

Hur ser din arbetsplats ut idag? Har du något bra tips att dela med dig av för att skapa fysisk minimalism på arbetsplatsen?

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Minska digitala tidsfördriv

Som så många andra började vår minimalistiska resa med utrensning av fysiska saker. Allt eftersom det blev svårare att rensa ut prylar har vi mer och mer försökt rensa bland digitala distraktioner och fokus. Vi har tidigare skrivit om några sådana vanor och hjälpmedel i blogginlägget 10 digitala minimalistiska vardagsrutiner. Nu tänkte jag ta upp några andra punkter där vi eller jag (Fru Minimalist) gjort förändringar och eftersträvar mindre distraktion.

På bara några år har mobiltelefonen gått från att vara ett hjälpmedel som spar tid, till att snarare vara ett stjälpmedel och tidsslöseri, i jakten på mindre stress och balans i livet. Det finn forskning som visar att vi i genomsnitt tittar på mobilen 221 gånger per dag (!), och i tid mer än 3 timmar. Längre tid än vad vissa heltidsarbetande föräldrar träffar sina småbarn under en dag.

Även vi fastnar framför mobiltelefonen då och då, av naturliga skäl på vår egen blogg, men även då och då på Facebook, bloggar eller surfandes efter information. Några åtgärder som jag/vi vidtagit det senaste året för att minska vår tid framför diverse skärmar är följande:

  • Begränsad wifi-tillgång. Gjort en inställning på vår router som gör att vårt internet går ner kl 22.00 varje kväll. På så vis råkar vi inte sitta för länge för att ”tiden springer iväg” när vi surfar eller skriver ett blogginlägg alldeles för sent för vad vi egentligen mår bra av.
  • Bloggar. När Bebis Minimalist kom till världen 2015 gjordes en rejäl bloggrensning, alla bloggar som uppdaterades dagligen togs bort för att slippa känna stress att hetsläsa ikapp. Även Herr Minimalist har tidigare kommit till liknande insikt som han berättat om här. För att slippa slentrianläsande av bloggar och istället läsa mer fokuserat och effektivt, batchläser vi bloggar på helgerna eller någon kväll då och då.
  • Poddar. Minskat antalet poddar vi prenumererar på till en handfull riktigt inspirerande poddar som släpper ett avsnitt varje eller varannan vecka. Det hinner vi lyssna på när vi tränar, åker kommunalt eller tar en barnvagnspromenad.
  • Appar. Rensat och tagit bort appar som inte längre används frekvent på mobilen. Liksom exempelvis appar som Facebook som bara stjäl av ens tid.
  • Pocketbok. När jag, Fru Minimalist, åker kommunalt till och från jobbet har jag efter nyår valt att då och då läsa en skönlitterär bok istället för att lyssna på en pod eller stirra in i min skärm. Ibland får till och med båda ligga kvar i väskan och jag låter tankarna flöda fritt. :)
  • Facebook. I samband med att vi skulle gå ut med att vi väntade barn på Facebook, minskade jag, Fru Minimalist, ner antalet bekanta och vänner på Facebook från nästan 500 till under 200. Vi har även blockat Facebook-sidan i vår webbläsare på datorn, visserligen är det ganska enkelt att komma runt, men det blir ändå en lite större tröskel.
  • Instagram. På instagram följer vi 20-25 olika instagramkonton. Vi hittar någon ny, lägger till, tröttnar på någon annan, tar bort. Fler än dessa 20-25 kontona kommer det nog aldrig bli, eftersom vi då upplever att det kommer ta för mycket tid och fokus i anspråk.
  • Övriga sociala kanaler. Vi har medvetet valt att inte vara aktiva på andra sociala kanaler som twitter, periscope, snapchat, pinterest mm.

Herr Minimalist har i perioder använt sig av appen Moment där du har möjlighet att se hur ofta och hur länge du använder din smartphone. Då kan du dessutom sätta en gräns på exempelvis en timme per dag, efter det säger appen till och mobilen blir väldigt jobbig att använda.

I dagsläget har vi två mobiltelefoner vardera, en jobbmobil och en privat mobil, detta för att kunna skilja på och stänga av jobbet helt när vi kommer hem eller har semester. I perioder blir jag, Fru Minimalist, sugen på att bara ha en jobbmobil och börja använda den även privat. På så vis skulle antalet appar jag kan ladda ner minska ytterligare då vi har vissa säkerhets-restriktioner, och jag inbillar mig att även användandet av mobilen på fritiden skulle gå ner.

Vad är dina tips och tricks för att minska tiden framför skärmen? :) Har du både en privat och en jobbmobil och i så fall varför?

Värderingar som förändras över tid

En av de få gånger då jag och Fru Minimalist inte haft samma värderingar och råkat i luven på varandra var i början av 2013, några månader innan vi startade bloggen, och hade en diskussion kring ett framtida gemensamt datorköp.

Min gamla trotjänare till stationära dator hade relativt nyligen självdött och Fru Minimalists gamla surdeg till dator var både långsam och utan fungerande batteri. Vi började båda bli hjärtligt trötta på att släpa hem jobbdatorerna var och varannan kväll som temporär lösning. Dock visade det sig att Fru Minimalist ville ha en billig och nätt laptop medan jag ville ha en kraftfull stationär dator men en stor extern skärm, tangentbord och mus.

Min tanke var att den nya datorn skulle vara väl tilltagen prestandamässigt och räcka många år samt att jag skulle kunna redigera bilder och eventuellt spela datorspel på den någon gång då och då. Fru Minimalists tanke var primärt att surfa, blogga och sköta diverse andra vardagliga ärenden på datorn, men givetvis med god prestanda, kvalitet och hållbarhet i åtanke.

Det roliga är att vi verkligen inte kunde enas om en lösning och först i november samma år hittade vi en lösning vi båda kunde acceptera i form av en kraftfull MacBook Pro. Den hade en tillräckligt stor skärm, skönt tangentbord och bra prestanda för mina behov, och var samtidigt tillräckligt nätt för Fru Minimalist, om än lite dyr utifrån hennes behov. Och kanske allra viktigast; jag hade insett att jag nog inte ville lägga så mycket tid på datorspel att datorköpet behövde anpassas utifrån det behovet.

Så här i efterhand är jag otroligt glad över att vi till slut skaffade MacBooken och kan verkligen inte förstå hur jag kunde propsa på att äga en stationär, skrymmande, högljudd och högst sannolikt ful PC-maskin.

Sammanfattningsvis tycker jag det är fascinerande vad prioriteringar kan förändras över tiden. Händelsen påminner mig om att vägen mot minimalism sällan är rak och självklar. Exempelvis kan saker som kändes givna och viktiga att spara för något år sedan nu med lätthet rensas ut. Vi kommer ständigt till nya insikter, får andra prioriteringar och syn på saker vilket gör minimalism till en fantastisk och intressant resa som aldrig tar slut. Att numera tänka igenom varje inköp oerhört noggrant gör visserligen att det ibland tar tid innan köpet blir av, men å andra sidan blir vi allt som oftast riktigt nöjda med sakerna som kommer in i vårt hem, precis som i fallet med MacBooken.

Har du något exempel där du verkligen förändrat dina värderingar över tid?

En utrensad surdeg

I veckan tog jag mig äntligen tid till ett projekt som känts som att det vuxit sig större och större allt eftersom månaderna gått. Projektet ifråga rörde utrensning av min gamla trotjänare och bärbara dator som varit med mig i många år innan jag köpte MacBook Pro-datorn tillsammans med Herr Minimalist för ungefär ett år sedan.

Datorn har inget som helst värde för min del längre och andrahandsvärdet för nästan åtta år gamla bärbara datorer på exempelvis Blocket är troligen lika med noll, speciellt med tanke på att batteriet är heldött och att den är ganska stor, klumpig och trög som sirap.

Men trots att vi har en återvinnings-bil som dyker upp alldeles i närheten där vi bor en gång i veckan har datorn legat kvar i bokhyllan månad efter månad. Att det känts motigt att göra sig av med den har främst två orsaker.

Den ena är att jag varit osäker på hur jag ska kunna säkerställa att ingen kan återskapa raderade privata filer men samtidigt möjliggöra att den går att återvinna. Den andra och större anledningen är att jag innan jag gör mig av med datorn behövde gå igenom alla dokument, bilder och minnen som fanns sparade på den och bestämma vilka som var värda att spara alternativt radera.

Jag har haft uppgiften på att-göra-listan under julledigheter och inför semestern, men det har känts som att projektet skulle ta otroligt mycket tid och energi i anspråk att det alltid skjutits fram på obestämd tid.

I veckan fick jag dock nog och bokade in en kväll i min kalender för två timmar utrensning av datorns innehåll, jag måste ju börja någonstans. Och när jag väl kom igång visade det sig att det inte fanns så mycket av värde på datorn som jag inbillat och föreställt mig. Jag sparade över några filer och bilder på en USB-sticka, men i övrigt raderade jag hundratals filer. Allt från bilder relaterade till min tidigare arbetsplats till gamla inaktuella versioner av CV:n, önskelistor med mera. Därefter fick Herr Minimalist uppdraget att plocka ur hårddisken och gå över den med en stark magnet och därefter förstöra hårddisken rent fysiskt.

Nu behöver jag inte längre se datorn varje gång jag öppnar dörrarna till bokhyllan där jag även har min återsamlingsplats för dagliga prylar. Jag har regelbundet blivit påmind om detta projekt som jag borde tagit tag i under nästa ett års tid och nu är det plötsligt borta. Så otroligt befriande! :)

Tyvärr har jag inte hittat något ställe som tar emot enskilda gamla datorer från privatpersoner, utan endast organisationer som återvinner större mängder datorer från företag som byter ut hela datorparker, så någon form av andrahandsanvändning verkar svår att få till.

Har du något bra tips på hur man bäst återvinner en gammal dator eller ändå bättre ger den en andra chans hos någon som behöver och vill ha den den?