Etikettarkiv: digitalisera

Var tar all tid vägen?

I dagens samhälle är det mycket du förväntas ”hänga med” i. Omgivning förväntar sig att vi hänger med i vad som händer i nyhetsflödet, på sociala kanaler, liksom att vi snabbt svarar på meddelanden och e-post. Många av oss har även förväntningar på oss själva att hänga med i de ovanstående, men dessutom att läsa bloggar, samhällsinformation, böcker, tidningar, informationsmail etc.

Det är fascinerande att fundera över hur upptagna och sysselsatta de flesta blivit online mot för bara 10 år sedan. Tänk om vi lade lika mycket av vår tid och energi på att umgås IRL som på alla dessa olika online-kanaler som pockar på vår uppmärksamhet.

Det är lätt att tro att vi inte kan leva utan dessa ”saker” för de är numera en så naturlig del av vår vardag. Men det går faktiskt att hoppa av ”ekorrhjulet” kring att hänga med. Vi har alla 168 timmar i veckan att spendera och det är till stor del upp till dig att välja hur du vill fördela och prioritera dessa.

Här är några områden vi anser att du bör begränsa din tid, energi eller fokus, och börja konsumera restriktivt och medvetet:

Nyheter. Färgade journalister med vinklade reportage och negativa, skrämmande bilder på tv. Vi tittar aldrig på nyheter på tv och läser ytterst sällan nyheter i tidningar eller på nätet. Fru Minimalist kikar på di.se samt tar del av ekonominyheter genom jobbet. Stora och viktiga händelser brukar vi fånga upp via sociala kanaler, löpsedlar eller i fikarummet utan att aktivt söka upp dem. Ibland med viss fördröjning utan att det hittills gjort något.

Tv. Att zappa mellan kanalerna efter något som ska fånga din uppmärksamhet är tidsslöseri i vår mening. Det kanske funkade när man hade kanal 1, 2 och 4:an för då var det väldigt lite som lockade, men när utbudet är nästintill oändligt kan de flesta hitta något tidsfördriv som fångar uppmärksamheten en timme eller två, utan att ge något positivt tillbaka. Genom att inte titta på tv minskas även exponeringen för reklam som vill få oss att konsumera och bli missnöjda med det vi redan har.

Sociala kanaler. Många kikar igenom flödet i sina sociala kanaler flera gånger per dag med ständigt nya intryck, distraktioner, reklam mm, utan särskilt många fördelar som följd. Det kan vara värt att fundera över vilka kanaler du måste finnas på, kolla av och vilka vänner/följare som ger mer energi än de tar. Vi velade huruvida vi skulle starta Instagramkontot Minimalisterna. Vi vill inte sitta ändå mer vid mobilen eller uppmuntra andra att göra det. Privat har ingen av oss Instagram. Vill du bryta dåliga vanor kan du likt oss blocka exempelvis Facebook i webbrowsern på datorn och ta bort appen, det har minskat vår användning markant. 

E-post. Hur mycket tid lägger du varje vecka på att läsa, skriva, mappa och sortera e-post? Vi har skrivit flera tips på hur du kan effektivisera din e-postanvändning mm, inte minst i arbetet genom att eliminera mappsortering samt endast hantera den en specifik del av dagen istället för att låta e-posten styra din agenda. Rena reklammail och de flesta infomail bör du genast avregistrera dig från för att kunna lägga tid och fokus på mer värdefulla saker.

Här kan du läsa mer kring hantering av e-post:
Minimalism i mailboxen del 1
Minimalism i mailboxen del 2
Minimalism i mailboxen del 3

Läsning på nätet. Nyheter, Reeder, Reddit, Pocket, bloggar eller bara första bästa träffsida efter en nyfiken googling. Internet har mycket tidskrävande läsning att erbjuda. Ibland kan man undra hur man hittade information innan internet och Google. Men det är även skrämmande hur lätt det är att börja läsa en artikel, bloggpost eller kommentar för att sedan klicka sig vidare och plötsligt varken veta hur du hamnade här eller vad du letade efter från början. Läsning på nätet kan i slutändan vara en tidstjuv då informationen är oändlig.

Slösurfing. Många skulle nog hävda att de inte alls sysslar med detta, men så klickar de sig vidare på någon länk eller artikel som sprids på sociala medier, ”ska bara” kolla upp något men hamnar av en slump på någon helt annan sida. Eller letar inspiration i nätets oändliga hav av bilder och tips. Det är lätt hänt och det händer oss alla, och stjäl vår dyrbara tid alldeles för ofta.

Nätshopping. En del har nätshoppingbutiker som någon slags daglig tillflyktsort. Det är en oändlig plats där utbudet och möjligheten att jämföra alla tänkbara parametrar aldrig tycks ta slut, vilket gör att tiden som kan fördrivas är lika ändlös. Genom att skapa dig en capsule wardrobe minskar du shoppingbehovet under längre perioder. Annars är även månader av köpstopp en möjlighet för att göra uppehåll i nätshoppingen och bli av med (o)vanan.

Vi låter de ovanstående sakerna ta av vår dyrbara tid, energi och fokus. I vissa fall utan att ge särskilt mycket tillbaka. Men vi har faktiskt ett val, vi kan bli medvetna om våra beteenden, vanor och skapa förändring. Vi kan välja att göra, konsumera och behöva mindre. Vi kan hoppa av hypen och ”kraven” från oss själva och andra i vår omgivning att ”hänga med” på alla fronter samtidigt och välja ut några kanaler eller konton som vi tycker ger mer energi än de tar.

Vilka av ovanstående punkter avstår du redan från idag? Vilka skulle du vilja avstå mer ifrån?

Utmanande rensning bland fysiska foton

När man frågar människor vad de skulle ta med sig från bostaden vid en brand svarar väldigt många foton och fotoalbum. Foton är bland de viktigaste ägodelar många har vilket såklart gör dessa extra svåra att rensa bland och minimera. Dessutom brukar just foton vara ett dåligt samvete för många där antalet nya foton ökar i mångdubbel takt mot vad man hinner rensa.

Nostalgi och kära minnen från relationer och resor återfås när du kikar på bilderna vilket är några av anledningarna till att vi sparar foton. Tyvärr upplever vi att många inte tittar på de sparade fotona i någon större utsträckning, vilket är väldigt synd. Vi tittar regelbundet på våra foton via vår Apple-TV. Vi lägger betydligt mer tid på att titta på foton på vår tv, än på att se spelfilmer och tv-program. Det är lättåtkomligt och uppskattat både bland barn och vuxna.

Ser det ut så här hemma hos dig också?

Inför sommaren 2017 har jag (Fru Minimalist) haft som mål att rensa bland mina fysiska foton. I inlägget ”Tips för en kravlös semester” har jag berättat om min vana inför sommaren. Istället för att planera in alla projekt jag vill göra under semestern, så planerar jag in dessa i kalendern vid lämpliga tillfällen 1-2 månader innan semestern. På så vis består semestern inte av en lång aktivitetslista där jag strävar efter att bocka av projekt efter projekt, utan jag blir semesterledig!

Åter till rensningen av foton. En första men viktig detalj när du ska rensa foton är att börja med att välja ut den delmängd foton du ska rensa. Annars kommer projektet förmodligen kännas oöverstigligt och du kraschar av utmattning eller tröttnar innan du hunnit i mål. Välj foton från en specifik tillställning, sommarsemestern 2016 eller från ett specifikt år, beroende på hur många foton det rör sig om och hur mycket tid du har.

I mitt fall bestod delmängden jag avsåg att rensa av framkallade foton jag tagit mellan åren 2008-2011 vilket motsvarade en period då jag var tillsammans med mitt ex. Tyvärr skiljdes vi inte som de bästa vänner, så trots att vi hade känt varandra i nästan 10 år och varit tillsammans stor del av tiden så har vi sedan all praktiskt pappersexercis var ordnad i princip inte haft kontakt. Det rörde sig om foton från tre utlandsresor, någon större tillställning och ett fåtal ströfoton. Jag hade inte hunnit skapa några fotoalbum av dessa utan alla foton låg i de där fickorna fotona ligger i vid framkallning som i sin tur låg i min nostalgilåda i förrådet.

Många foton blir det…

Jag ställdes snabbt inför några viktiga frågor för att ta mig vidare i rensningen:

  • Måste jag behålla foton där mitt ex är med?
  • Måste jag ens behålla foton från resor vi gjort tillsammans?
  • Vad uppstår det för känslor när jag tittar på fotona?

I ett första skede tänkte jag inte behålla några foton där mitt ex eller vi båda fanns med, utan bara mer neutrala foton som påminner om det specifika resmålet och aktiviteter vi gjorde där. Det blev ganska tråkiga foton eftersom majoriteten var utan människor.

Sedan insåg jag att mitt ex ju faktiskt är en stor del av mitt tidigare liv. Jag känner inte längre negativa känslor när jag ser fotona på oss tillsammans. Då fick några foton på oss båda också vara kvar. De symboliserar trots allt en lång tid av mitt liv med även många positiva minnen.

Jag bläddrade igenom alla foton och delade upp dem i två högar.

  1. Foton som väckte positiva känslor och som jag tyckte var fina.
  2. Övriga foton där majoriteten var på diverse hus, byggnader och mat eller rent krasst dåliga foton eller dubbletter av fotona i hög 1.

Sedan gick jag igenom hög 2 igen och valde ut foton det skulle kunna finnas intresse för mitt ex att kika på. Det var framför allt foton där han själv var med på bild och dubbletter från hög 1. Även om vi inte haft kontakt på många år så går det idag att leta rätt på och kontakta personer via exempelvis Facebook och han fick frågan om han var intresserad av fotona.

En oväntad känsla som smög sig på under rensningen var att jag blev väldigt sugen på att skapa årsvisa fotoalbum. Det vill säga ett album för större händelser under 2017, ett för 2016 osv. Det har varit mitt dåliga samvete i flera år. Att nya foton bara samlas på en digital hög. I och med rensningen av de fysiska fotona insåg jag att det inte behövs särskilt många foton från respektive händelse eller resmål för att återskapa känslor och minnen. Då kändes det plötsligt roligare och som ett mer överstigligt projekt. Har du skapat en fotobok och har tips på leverantör med enkel setup och snygg fotobokslayout får du gärna tipsa i kommentarsfältet!

Totalt rensade jag ut nästan 400 fysiskafoton (!) och sparade ca 40. Exet fick chansen att få ta del av ca 60 foton. De foton jag tillslut sparade var väldigt få, 10-15 per resa/fototillfälle, så jag överväger att digitalisera dem. Alternativt läggs de i nostalgilådan med tydlig märkning med resmål och år.

Vad jag gjorde med den stora högen foton som rensades ut? Jag slängde dem faktiskt bara i våra brännbara sopor, lite märklig känsla just då, men den känslan ersattes snabbt av den härliga känslan att vara klar med projektet att rensa ut fysiska foton. :)

Har du rensat dina foton eller känns det som ett oändligt och oöverstigligt projekt?

Digitalisera steg för steg

På 90-talet skrevs och talades det mycket om det papperslösa samhället, allt skulle digitaliseras och det kändes som vi var på väg åt rätt håll. Å ena sidan har det hänt en hel del, fler och fler företag tar betalt för att skicka ut månadsbesked och årsbesked per post, Kivra har gjort entré på markanden med sin digitala brevlåda där över 900 myndigheter och företag finns anslutna.

Å andra sidan har det inte hänt mycket alls. Hur många kan räcka upp handen och säga att de inte hanterar papper så gott som dagligen, och har flera pärmar eller högar med papper där hemma? Och inte bara gamla papper sparade med huskontraktet eller information från 90-talet, utan en hel del papper från det senaste åren.

Någon gång måste vi ändra våra vanor och beteenden för att ta steget mot ett mer digitalt och papperslöst hem och samhälle. Det går inte att förlita sig på att politiker och samhället ska tvinga oss, det kan komma från andra hållet. Det vill säga genom att vi medborgare visar att vi är redo och villiga att ändra vårt beteende.

Läs vår steg för steg-guide nedan och ta ett för dig lämpligt steg i rätt riktning. Eller gärna två.

1. Minska inflödet. Varje år skickas över en miljard fönsterkuvert i Sverige som naturligtvis bidrar med koldioxidutsläpp och annan miljöbelastning. Innehållet hamnar ofta i en hög eller pärm någonstans i hemmet. Omiljövänligt, osmidigt och oekonomiskt. En digital brevlåda och digital post underlättar för användare, avsändare och är positivt för miljön. Kivra och Digimail är två stora aktörer idag där Kivra har flest anslutna företag.

Varje gång du får ett fysiskt brev, fundera och ta reda på om det finns möjlighet att få dem digitalt istället. Det är förmodligen bara en googling bort och tar dig 2 minuter. Vissa anger även på fakturan eller vad brevet nu innehåller, hur du kan göra för att få innehållet digitalt.

2. Rensa ut befintliga papper. Gå igenom dina nuvarande pärmar eller högar med papper och rensa ut så mycket som möjligt. Hur ofta har du tittat på eller historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper du sparat? Våga rensa! Om du är helt ärlig på frågan ovan kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Vill du läsa mer om utrensning av papper, kvitton och dylikt har vi skrivit om det i blogginläggen ”Hantering av fakturor och kvitton” samt ”Den årliga kvittorensningen”.

Två stora högar med utrensade papper.

3. Bestäm var du vill spara dina digitala filer. En digital brevlåda är ett bra ställa att spara de filer och dokument som kommer den vägen, men du kommer garanterat i kontakt med andra dokument där du behöver hitta ett eget sätt att spara dina digitala filer. Här finns alternativ som din dator, extern hårddisk eller en molntjänst. Nackdelen med din dator är begränsad kapacitet och att du riskerar att förlora filerna om datorn går sönder. Vilket leder oss in på en extern hårddisk som både kan fungera som back up men också som en huvudsaklig plats för att spara dina digitala filer. Även här är såklart nackdelen att den kan gå sönder eller försvinna. Molntjänster som Google Drive eller Dropbox gör att du kan komma åt filerna var du än befinner dig och du slipper risken att saken går sönder eller försvinner. Du kan då även komma åt filerna utan din dator om det är önskvärt.

4. Organisering av digitala filer. Om du är osäker på hur du ska organisera dina filer kan du utgå från det system du har i pappersform i exempelvis en pärm idag, om det är ett fungerande system vill säga. Använder du mappar i din inkorg för e-posten kan den också vägleda dig i hur du brukar vilja strukturera dina filer. En grundregel är att inte ha för många mappar, ha hellre en handfull huvudmappar och använd dig därefter av undermappar om du behöver. Några exempel på lämpliga huvudmappar kan vara, ekonomi, bil, avtal, jobb, bostad, barn, recept.

5. Digitalisera befintliga dokument. Det du valde att inte rensa ut under punkt 2 är det bra om du istället kan digitalisera. Likaså så snart ett nytt papper kommer in i ditt hem och som tidigare hade åkt in i en av dina pärmar eller motsvarande. Idag finns det bra appar till mobilen för att snabbt och smidigt scanna dokument som du känner att du måste spara.

Allt ovan kräver visst arbete av dig. Den är en förändringsprocess att inte göra som du tidigare gjort och spara många av de fysiska papper som kommer i din väg. Om du med handling visar att du är redo att ta ett eller flera steg mot minskad pappershantering, ökar chansen att fler hänger på och skapar en positiv spiral. Miljövänligt, smidigt och ekonomiskt.

Vilket är ditt bästa tips för att digitalisera mer och minska pappershanteringen?

Orange kuvertet och andra papper

Här om veckan damp ett varsitt orange kuvert ner i brevlådan hos oss, det vill säga det årliga utskicket från Pensionsmyndigheten. När jag, Fru Minimalist, skulle sätta in det i pärmen upptäckte jag att jag hade

Jag (Fru Minimalist) började jobba när jag var 15 år och har hunnit jobba inom flera olika områden, både statligt och privat, vilket gör att jag utöver det orange kuvertet får utskick från bland annat Fora, Kåpan Pension, AMF, Collector och SPV. Jag har tidigare sparat dessa under en varsin flik i en pärm. Min grundtanke med att spara dessa var att det vore kul att kunna se bakåt i tiden hur summan/pengarna växt från år till år.

Tror du jag har suttit och grottat ner mig i beloppen och jämfört värdenas fluktuation och fascinerats över hur de växt över tid? Lagt in belopp och år i Excel och fått en snyggt stigande graf? Not so much.

Därför bestämde jag mig för att vidta två åtgärder:

1. Skapa ett konto hos Kivra, den digitala brevlådan som över 900 företag, myndigheter och organisationer anslutit sig till.

2. Logga in på minpension.se och kontrollera att beloppen på de senaste årsbeskeden stämmer med beloppen på minpension. Samt att samtliga företag som skickar papperskopior fanns med.

3. Därefter kände jag mig komfortabel med att rensa ut samtliga pensionspapper. Såväl gamla som nya gjorde jag mig av med och på köpet frigjordes nästan en hel pärm.

Jag upplever en stark frihetskänsla när du lyckas digitalisera vissa typer av papper på ett eller annat sätt. Om du inte tycker det är ett problem att sätta in papperskopiorna i en pärm etc, kanske du kan börja digitalisera för miljöns skull istället. För de allra flesta är ju pension något som ligger väldigt långt fram i tiden att börja ta ut. Därmed blir det enorma mängder papper som samlas på hög om allt sparas fram tills bolagen slutar att skicka ut dessa.

När du rensar bland papper, utskick och dokument generellt tycker vi en bra grundregel är att fundera över;

  • Om det finns möjlighet att få dem digitalt istället.
  • Hur ofta du faktiskt tittar på eller historisk sett har behövt gå tillbaka till något fysiskt papper som du sparat eller satt in i en pärm?
  • Våga rensa! Om du är helt ärlig under punkt 2 kan du säkerligen rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Minst.

Hur brukar du göra med papper som har med din pension att göra?