Etikettarkiv: pärmar

Digitalisera steg för steg

På 90-talet skrevs och talades det mycket om det papperslösa samhället, allt skulle digitaliseras och det kändes som vi var på väg åt rätt håll. Å ena sidan har det hänt en hel del, fler och fler företag tar betalt för att skicka ut månadsbesked och årsbesked per post, Kivra har gjort entré på markanden med sin digitala brevlåda där över 900 myndigheter och företag finns anslutna.

Å andra sidan har det inte hänt mycket alls. Hur många kan räcka upp handen och säga att de inte hanterar papper så gott som dagligen, och har flera pärmar eller högar med papper där hemma? Och inte bara gamla papper sparade med huskontraktet eller information från 90-talet, utan en hel del papper från det senaste åren.

Någon gång måste vi ändra våra vanor och beteenden för att ta steget mot ett mer digitalt och papperslöst hem och samhälle. Det går inte att förlita sig på att politiker och samhället ska tvinga oss, det kan komma från andra hållet. Det vill säga genom att vi medborgare visar att vi är redo och villiga att ändra vårt beteende.

Läs vår steg för steg-guide nedan och ta ett för dig lämpligt steg i rätt riktning. Eller gärna två.

1. Minska inflödet. Varje år skickas över en miljard fönsterkuvert i Sverige som naturligtvis bidrar med koldioxidutsläpp och annan miljöbelastning. Innehållet hamnar ofta i en hög eller pärm någonstans i hemmet. Omiljövänligt, osmidigt och oekonomiskt. En digital brevlåda och digital post underlättar för användare, avsändare och är positivt för miljön. Kivra och Digimail är två stora aktörer idag där Kivra har flest anslutna företag.

Varje gång du får ett fysiskt brev, fundera och ta reda på om det finns möjlighet att få dem digitalt istället. Det är förmodligen bara en googling bort och tar dig 2 minuter. Vissa anger även på fakturan eller vad brevet nu innehåller, hur du kan göra för att få innehållet digitalt.

2. Rensa ut befintliga papper. Gå igenom dina nuvarande pärmar eller högar med papper och rensa ut så mycket som möjligt. Hur ofta har du tittat på eller historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper du sparat? Våga rensa! Om du är helt ärlig på frågan ovan kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Vill du läsa mer om utrensning av papper, kvitton och dylikt har vi skrivit om det i blogginläggen ”Hantering av fakturor och kvitton” samt ”Den årliga kvittorensningen”.

Två stora högar med utrensade papper.

3. Bestäm var du vill spara dina digitala filer. En digital brevlåda är ett bra ställa att spara de filer och dokument som kommer den vägen, men du kommer garanterat i kontakt med andra dokument där du behöver hitta ett eget sätt att spara dina digitala filer. Här finns alternativ som din dator, extern hårddisk eller en molntjänst. Nackdelen med din dator är begränsad kapacitet och att du riskerar att förlora filerna om datorn går sönder. Vilket leder oss in på en extern hårddisk som både kan fungera som back up men också som en huvudsaklig plats för att spara dina digitala filer. Även här är såklart nackdelen att den kan gå sönder eller försvinna. Molntjänster som Google Drive eller Dropbox gör att du kan komma åt filerna var du än befinner dig och du slipper risken att saken går sönder eller försvinner. Du kan då även komma åt filerna utan din dator om det är önskvärt.

4. Organisering av digitala filer. Om du är osäker på hur du ska organisera dina filer kan du utgå från det system du har i pappersform i exempelvis en pärm idag, om det är ett fungerande system vill säga. Använder du mappar i din inkorg för e-posten kan den också vägleda dig i hur du brukar vilja strukturera dina filer. En grundregel är att inte ha för många mappar, ha hellre en handfull huvudmappar och använd dig därefter av undermappar om du behöver. Några exempel på lämpliga huvudmappar kan vara, ekonomi, bil, avtal, jobb, bostad, barn, recept.

5. Digitalisera befintliga dokument. Det du valde att inte rensa ut under punkt 2 är det bra om du istället kan digitalisera. Likaså så snart ett nytt papper kommer in i ditt hem och som tidigare hade åkt in i en av dina pärmar eller motsvarande. Idag finns det bra appar till mobilen för att snabbt och smidigt scanna dokument som du känner att du måste spara.

Allt ovan kräver visst arbete av dig. Den är en förändringsprocess att inte göra som du tidigare gjort och spara många av de fysiska papper som kommer i din väg. Om du med handling visar att du är redo att ta ett eller flera steg mot minskad pappershantering, ökar chansen att fler hänger på och skapar en positiv spiral. Miljövänligt, smidigt och ekonomiskt.

Vilket är ditt bästa tips för att digitalisera mer och minska pappershanteringen?

Orange kuvertet och andra papper

Här om veckan damp ett varsitt orange kuvert ner i brevlådan hos oss, det vill säga det årliga utskicket från Pensionsmyndigheten. När jag, Fru Minimalist, skulle sätta in det i pärmen upptäckte jag att jag hade

Jag (Fru Minimalist) började jobba när jag var 15 år och har hunnit jobba inom flera olika områden, både statligt och privat, vilket gör att jag utöver det orange kuvertet får utskick från bland annat Fora, Kåpan Pension, AMF, Collector och SPV. Jag har tidigare sparat dessa under en varsin flik i en pärm. Min grundtanke med att spara dessa var att det vore kul att kunna se bakåt i tiden hur summan/pengarna växt från år till år.

Tror du jag har suttit och grottat ner mig i beloppen och jämfört värdenas fluktuation och fascinerats över hur de växt över tid? Lagt in belopp och år i Excel och fått en snyggt stigande graf? Not so much.

Därför bestämde jag mig för att vidta två åtgärder:

1. Skapa ett konto hos Kivra, den digitala brevlådan som över 900 företag, myndigheter och organisationer anslutit sig till.

2. Logga in på minpension.se och kontrollera att beloppen på de senaste årsbeskeden stämmer med beloppen på minpension. Samt att samtliga företag som skickar papperskopior fanns med.

3. Därefter kände jag mig komfortabel med att rensa ut samtliga pensionspapper. Såväl gamla som nya gjorde jag mig av med och på köpet frigjordes nästan en hel pärm.

Jag upplever en stark frihetskänsla när du lyckas digitalisera vissa typer av papper på ett eller annat sätt. Om du inte tycker det är ett problem att sätta in papperskopiorna i en pärm etc, kanske du kan börja digitalisera för miljöns skull istället. För de allra flesta är ju pension något som ligger väldigt långt fram i tiden att börja ta ut. Därmed blir det enorma mängder papper som samlas på hög om allt sparas fram tills bolagen slutar att skicka ut dessa.

När du rensar bland papper, utskick och dokument generellt tycker vi en bra grundregel är att fundera över;

  • Om det finns möjlighet att få dem digitalt istället.
  • Hur ofta du faktiskt tittar på eller historisk sett har behövt gå tillbaka till något fysiskt papper som du sparat eller satt in i en pärm?
  • Våga rensa! Om du är helt ärlig under punkt 2 kan du säkerligen rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Minst.

Hur brukar du göra med papper som har med din pension att göra?

Färre pärmar i hemmet

Herr Minimalist redogjorde i förra veckan om sin årliga kvittorensning. Inte bara kvitton rensades, utan en salig blandning av dokument som ingen av oss kikat på sedan de sattes in i pärmarna.

Ordning och struktur är något jag gillar och omedvetet strävar efter. Så länge jag kan minnas har jag haft olika pärmar där jag sätter in diverse avtal, kontrakt, information, kvitton och fakturor. Jag rensar dessa minst årligen och slänger gamla dokument och inaktuella kvitton. Trots detta hade jag inte mindre än 9 pärmar här hemma, då var visserligen två relaterade till styrelseuppdrag i vår bostadsrättsförening, men ändå. Det kändes inte minimalistiskt.

Det pratas om digitalisering och papperslöst samhälle, med mina 9 pärmar tycktes det långt borta. Genom att gå igenom pärmarna, strukturera om, rensa och våga slänga så fick jag tillslut ner det till 4 pärmar. Just våga rensa ut och slänga ”bevismaterial” tror jag många har svårt för. Tänk om jag behöver reklamera tröjan, eller om någon skulle höra av sig om att jag inte betalat fakturan, eller behöva visa tidigare arbetsgivares anställningskontrakt för något outgrundligt ändamål. Och det är ju kul att spara intressanta tidningsurklipp, tackkort från bröllop etc. Eller?

Jag hade tidigare olika pärmar med rubrikerna Ekonomi, Bostad, Kvitton, Jobb samt Tips & råd. Efter en rejäl rensningsomgång slutade det med att jag nu har en Ekonomi-pärm med allt från deklaration till pensionsdokument, och en Avtals-pärm med allt från bostads- och jobbkontrakt till kvitton. En Bebis Minimalist-pärm skapades och utöver detta skalades styrelsepärmarna ner till en. Summa summarum gick jag från 9 pärmar till 4.

Nedan ses min respektive Herr Minimalists hög med papper som rensades ut :)

Utrensade dokument

Det är inte bara fysisk skillnad på antalet pärmar, även en mental sådan som kommer märkas framöver. Jag kommer nämligen inte spara fysiska dokument i samma utsträckning som tidigare. Innehållet i Tips & råd-pärmen hade jag inte ägnat en minut åt sedan det sattes in, så nu åkte det ut en gång för alla. Alla monteringsanvisningar för Ikea-möbler slängdes, numera finns det ju på hemsidan om möbler säljs eller behöver skruvas isär och ihop. Sedan tidigare har jag avsagt mig alla former av fysiska utskick från min bank samt skaffat e-faktura hos alla regelbundna leverantörer.

Eftersom vi nu konsumerar betydligt mindre mot tidigare, blir det väldigt få garantibevis och kvitton som behöver sparas. Kvitton för dyrare kläder eller prylar som kan behöva reklameras sparar jag dock i tre år, vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen.

Vad är ditt bästa tips för att göra hemmet mer papperslöst?

Anteckningar från högskolestudier

I samma veva som jag och Fru Minimalist flyttade ihop för drygt ett år sedan insåg jag att det var fjärde flytten som jag kånkade med mig tre riktigt stora och tunga kartonger. Kartonger som jag inte öppnat sedan jag stängde dem ungefär sju år tidigare.

I dessa kartonger låg pärmar med alla mina anteckningar från den tid då jag studerade till civilingenjör på KTH (Kungliga Tekniska Högskolan) i Stockholm. Anteckningar som jag aldrig haft behov eller lust att läsa igenom efter att sista tentan var över, men som jag trots det haft otroligt svårt att göra mig av med.

Nu stod jag inför ett dilemma. Skulle jag försöka pussla in dem i det redan trånga förrådet och fortsätta frakta med mig dem flytt efter flytt resten av livet? Skulle jag hyra ett förrådsutrymme någonstans och förvara dem där istället på obestämd tid? Eller skulle jag bita i det sura äpplet och inse att om jag inte haft anledning att läsa igenom någon av anteckningarna de senaste sju åren så kommer jag med största sannolikhet inte behöva dem de närmsta sju åren heller. Jag valde det sistnämnda alternativet, ställde fram ett halvt dussin tomma papperskassar och började gå igenom pärmarna efter innehåll jag kände mig bekväm med att slänga.

Initialt kändes allt jättejobbigt. Varje pärm innehöll tiotals, ofta hundratals sidor med vackert och noga nedskrivna anteckningar som jag lagt mycket tid och möda på att utforma så att både jag och andra enkelt skulle kunna förstå och ta del av dem efteråt. Varje sida var som ett litet konstverk i sig och det kändes som att slänga en bit av mig själv eller kanske mitt yngre jag varje gång en sida åkte ned i papperskassarna avsedda för pappersåtervinning.

Det tog även emot mentalt eftersom det kändes som att viktig kunskap gick förlorad. Hur skulle jag, om behovet mot all förmodan uppstod, kunna lösa en arbetsuppgift relaterat till något av kursområdena om jag slängt alla mina gamla anteckningar?

Vad som till slut fick mig att inse att jag inte kunde behålla allt var minnet av hur jag hjälpte till att rensa ur min mormors lägenhet efter att hon gick bort ett par år tidigare. Då arbetade familjen under många kvällar och helger med att fatta många jobbiga beslut kring vilka saker som skulle sparas, säljas eller slängas. Allra värst var det med alla kort, brev och anteckningar mormor sparat. Att slänga dessa kändes nästan som att förlora mormor bit för bit igen.

Med minnet av rensningen av mormors lägenhet i huvudet tog jag beslutet att inte spara några av mina anteckningar i syfte att visa min barn eller barnbarn hur duktig jag varit och hur vackert jag antecknat en gång i tiden. Om de skulle visa sig bli lika sentimentala som jag så skulle deras rensningsprocess bli ändå värre än min när det är dags. Dessutom skulle rensningstillfället i praktiken vara enda tillfället då de faktiskt såg anteckningarna, det vill säga sekunderna mellan att de öppnade pärmarna och att dessa åkte ned i soppåsarna.

Idag saknar jag som förväntat inte anteckningarna och den kunskap de innehöll även om det känns lite jobbigt att tänka på allt onödigt arbete jag lagt ned en gång i tiden. Dock överskuggas den känslan av lättnaden att väl ha tagit beslutet. Det eliminerade även det dåliga samvete jag känt varje gång jag tänkt på kartongerna och rensningen som väntade i källaren eller på vinden. Vad det gäller kunskapen så kan jag alltid köpa en ny och troligen mer aktuell kursbok om behovet mot all förmodan skulle uppstå.

Baserat på erfarenheten ovan är mitt råd att alltid göra sig av med anteckningar men även brev, vykort och tackkort med mera så fort de blivit inaktuella. I mitt fall gjorde tiden det bara svårare att slänga dem både för egen del men troligen även anhöriga om de hamnar i samma situationen någon gång förhoppningsvis långt fram i framtiden. Lycka till!