Etikettarkiv: pomodoro

Minimalism på arbetsplatsen

Se dig omkring på din arbetsplats. Är det rörigt? Ligger det pennor, post-it-lappar, mobilladdare och godispapper på skrivbord och hyllor? Blir saker liggande halvklara istället för avslutade? Hamnar du lätt på sidospår istället för att fokusera på det du borde göra?

Då är det hög tid att minimera, förenkla och välja bort. Även om du inte känner dig stressad så kan hjärnan och ögonen bli trötta och stressade av att ha det rörigt och behöva smälta alla intryck. Genom att organisera, rationalisera bort och minska synliga saker på arbetsplatsen, möjliggör du för ögonen att vila på tomma ytor och skapa ett inre lugn för hjärnan som då får lättare att fokusera. När du arbetar bör du inte ha något annat än din dator, dokument du för tillfället arbetar med och möjligtvis en kopp te/kaffe i närheten.

Mobiltelefoner, anteckningsblock, post-it-lappar, handkräm, passerkort, häftapparat, prydnadssaker, halvätna godispåsar, olika pennor, foton mm behöver inte ligga synliga framme på skrivbordet och ta uppmärksamhet och ”störa” hjärnan.

Känner du igen dig? :)

Känner du igen dig? :)

Några konkreta tips för att skapa ordning, reda och mer minimalism på arbetsplatsen:

  • Planera in en halvtimme för att gå igenom allt som ligger synligt på skrivbordet. Dokument, foldrar, post-it-lappar med aktuella och inaktuella noteringar, som tar plats från skrivbordets fria yta. Organisera, scanna in, sätt in pärmar eller släng.
  • Om du har en eller flera skrivbordslådor, gå igenom en i taget. Ta ut alla saker som ligger där och rensa ut eller släng saker du inte behöver spara. Det är mycket enklare att använda en låda med struktur där alla saker har sin bestämda plats.
  • Skapa en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.
  • Plocka undan på golvet så det inte står skor, väskor och andra tillhörigheter eller saker där. Skrivbordet, skrivbordsstolen och en diskret pappersinsamlare eller papperskorg räcker. Övrigt hör hemma i ett skåp eller låda.
  • Passa på att rensa desktopen på din dator, även där har människor en förmåga att samla på sig diverse tillfälliga dokument, ikoner och program som knappt används.
  • Skaffa gärna en grön krukväxt som även är en naturlig luftrenare, absorberar skadliga ämnen, tillför syre och höjer luftfuktigheten.

Att göra ”clean desk” vid dagens slut är en bra vana att etablera. Ofta handlar det just om att skapa dig vanan, och har du redan följt råden ovan går det snabbt och lätt. På fredagen kan du även etablera vanan att göra ”clean desk” på desktopen på din datorskärm.

Hur ser din arbetsplats ut idag? Har du något bra tips att dela med dig av för att skapa fysisk minimalism på arbetsplatsen?

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Minimalistiska apptips – Focus Time (iOS)

Det här är det andra inlägget i serien Minimalistiska apptips där jag går igenom appar för iOS som tillför mycket nytta i mitt liv och på ett eller annat sätt passar in i vår minimalistiska livsstil.

Den app jag tänkte recensera denna gång är appen Focus Time som används som ett hjälpmedel för att administrera de tidsintervall man använder sig av vid tillämpning av Pomodoro-tekniken.

Pomodoro-tekniken är ett tidsplaneringssystem som utvecklades av Francesco Cirillo i slutet av 80-talet. Tekniken är lika enkel som den är effektiv och går ut på följande:

  1. Bestäm vilken uppgift du vill eller behöver arbeta med.
  2. Arbeta med uppgiften 25 minuter (tidsintervallet kallas en Pomodoro)
  3. Ta en paus på 5 minuter.
  4. Upprepa från punkt (2) om du inte hann klart eller punkt (1) om det är dags för en ny uppgift.

När du gjort klart fyra Pomodoros, det vill säga arbetat i totalt 115 minuter (25+5+25+5+25+5+25), så får du ta en lite längre paus, förslagsvis 15-30 minuter.

Hinner du klart med en Pomodoro innan tiden är över så går du igenom och förfinar denna eller ägnar dig åt repetition om det till exempel är information du arbetar med att ta till dig. De schemalagda pauserna mellan uppgifterna gör att hjärnan får tid att förankra det du gjort eller läst, vilket förbättrar inlärandet.

Vad som gör tekniken så effektiv är att du inte får byta arbetsuppgift eller jobba med något annat under själva Pomodoron. När jag läste om denna teknik första gången förstod jag inte varför så många hyllade den men efter att ha testat under en dag insåg jag att jag troligen utvecklat någon form av modern IT-ADHD av all tid framför datorn och smartphonen. Denna drev mig att plötsligt tabba över till Facebook, kolla mailen eller helt enkelt bara byta uppgift innan jag var klar utan någon speciell anledning och med ineffektivitet och otroligt dåligt fokus som resultat. Vad som är intressant är att jag var totalt omedveten om hur dåligt fokus jag hade innan jag testade Pomodoro-tekniken.

Ytterligare en anledning till att Pomodoro-tekniken är så effektiv, är att innan du börjar arbeta för dagen, planerar, prioriterar och tidsestimerar de uppgifter som är viktigast att arbeta med. Därefter arbetar du enbart med dessa och i prioritetsordning. Efter en tids användande av Pomodoro-tekniken lär du dig att göra bättre tidsuppskattningar och får förbättrad insyn i vad du faktiskt lägger tiden och dagarna på.

Tanken med Pomodoro-tekniken är att den ska förbättra fokuset och öka sannolikheten att känna ”flow” i arbetet och det tycker jag helt klart att tekniken lyckas med. Jag har dessutom personligen en tendens att sitta för länge utan paus om jag blir riktigt engagerad i en uppgift så tekniken ser för min del även till att jag kommer ihåg att ta pauser, röra på mig och dricka lite vatten under dagen.

Anledningen till att tekniken kallas för Pomodoro är att dess skapare använde en äggklocka designad som en tomat när han utformade denna. Vissa fanatiker förespråkar fortfarande att man, trots massor av enligt mig bättre alternativ, ska använda sig av en enkel äggklocka. Jag föredrar dock ett verktyg som är integrerat med min iPhone vilken jag även använder för att lyssna på musik under arbetstid. Dessutom skulle mina kollegor troligen inte bli så glada av ett ständigt tickande och ett brutalt ringande var tjugofemte minut. Efter att ha sökt runt ordentligt på Apples AppStore valde jag till slut Focus Time och har varit nöjd med denna sedan dess.