Etikettarkiv: skrivbord

Från multitasking till unitasking

Multitaska är så 2015! :) Det nya sättet att jobba är genom att göra en sak i taget, det vill säga motsvarigheten till multitaska som kallas monotaska eller unitaska. Att göra en sak i taget är dock inte helt enkelt eftersom du ständigt blir överöst med olika former av stimulans. Notifieringar/aviseringar/push-notiser etc på såväl dator som mobiltelefon i form av symboler, ljud och text på skärmen. Hur ska hjärnan kunna fokusera på något en längre stund när den ständigt blir avbruten och andra saker ”slåss” för att få din uppmärksamhet?

Svaret är enkelt: Stäng av ALLA notifieringar! :)

Med notifieringar påslagna blir det nästan omöjligt att inte titta på mobilen eller tabba över till mejlen på datorn. Du vet ju att det hänt något nytt som kan vara viktigare eller åtminstone roligare än den uppgift du just nu borde fokusera på.

Kostnaden du får betala för att ständigt höra och/eller se dina notifieringar är tappat fokus från den egentliga uppgiften. En undersökning testade deltagarnas koncentrationsspann (attention span) med och utan mobil med notifieringar påslagen bredvid sig. Deltagarnas resultat blev betydligt sämre när de hade mobilen bredvid sig som plingade eller visade notifieringar. Det räckte med att deltagarna visste att något hänt på mobilen, de behövde inte ta en paus och titta på notifieringen eller skärmen, för att försämra sitt resultat på testet.

Att multitaska eller ständigt byta fokus och arbetsuppgift, är dåligt för produktiviteten. Även om det kan tyckas snabbt gjort och som en mikropaus att titta vad som just hände på mobilen, så blir det ett fokusbyte som försämrar din produktivitet. Som vi skrivit i inlägget ”Makalös koncentration i flygplansstolen” tar det i snitt drygt 23 minuter att återkomma till en uppgift efter ett avbrott. Frekventa fokus- och uppgiftsbyten leder till högre nivåer av stress, frustration, mental ansträngning och en känsla av tidspress.

Med notifieringar avslagna gör du ett mer medvetet och eget val att ta en paus från din nuvarande aktivitet eller arbetsuppgift och titta på mobilen. Du vet själv hur irriterande det kan vara när den du pratar med fipplar med mobiltelefonen mitt i ert samtal för att det vibrerade eller plingade till i handen, fickan eller väskan. Gör du det ger du också ett nonchalant intryck och visar att personen är oviktig och samtalet ointressant.

Vi förespråkar även att du skapar en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig, både på arbetsplatsen och i hemmet. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.

Ta tillbaka ägandeskapet över mobilen, din tid och ditt fokus. Gör det till en medveten handling att titta på mobilen eller datorskärmen. Inte något som sker automatiskt och halvt omedvetet för att det plingade till eller blinkade i ögonvrån.

Ta nu 5 minuter, gå in i bland inställningar och ta bort notifieringar/notiser/push-aviseringar och ge detta nya användningssätt en vecka. :)

Vad tycker du om notiferingar, på eller av?

Minimalism på arbetsplatsen

Se dig omkring på din arbetsplats. Är det rörigt? Ligger det pennor, post-it-lappar, mobilladdare och godispapper på skrivbord och hyllor? Blir saker liggande halvklara istället för avslutade? Hamnar du lätt på sidospår istället för att fokusera på det du borde göra?

Då är det hög tid att minimera, förenkla och välja bort. Även om du inte känner dig stressad så kan hjärnan och ögonen bli trötta och stressade av att ha det rörigt och behöva smälta alla intryck. Genom att organisera, rationalisera bort och minska synliga saker på arbetsplatsen, möjliggör du för ögonen att vila på tomma ytor och skapa ett inre lugn för hjärnan som då får lättare att fokusera. När du arbetar bör du inte ha något annat än din dator, dokument du för tillfället arbetar med och möjligtvis en kopp te/kaffe i närheten.

Mobiltelefoner, anteckningsblock, post-it-lappar, handkräm, passerkort, häftapparat, prydnadssaker, halvätna godispåsar, olika pennor, foton mm behöver inte ligga synliga framme på skrivbordet och ta uppmärksamhet och ”störa” hjärnan.

Känner du igen dig? :)

Känner du igen dig? :)

Några konkreta tips för att skapa ordning, reda och mer minimalism på arbetsplatsen:

  • Planera in en halvtimme för att gå igenom allt som ligger synligt på skrivbordet. Dokument, foldrar, post-it-lappar med aktuella och inaktuella noteringar, som tar plats från skrivbordets fria yta. Organisera, scanna in, sätt in pärmar eller släng.
  • Om du har en eller flera skrivbordslådor, gå igenom en i taget. Ta ut alla saker som ligger där och rensa ut eller släng saker du inte behöver spara. Det är mycket enklare att använda en låda med struktur där alla saker har sin bestämda plats.
  • Skapa en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.
  • Plocka undan på golvet så det inte står skor, väskor och andra tillhörigheter eller saker där. Skrivbordet, skrivbordsstolen och en diskret pappersinsamlare eller papperskorg räcker. Övrigt hör hemma i ett skåp eller låda.
  • Passa på att rensa desktopen på din dator, även där har människor en förmåga att samla på sig diverse tillfälliga dokument, ikoner och program som knappt används.
  • Skaffa gärna en grön krukväxt som även är en naturlig luftrenare, absorberar skadliga ämnen, tillför syre och höjer luftfuktigheten.

Att göra ”clean desk” vid dagens slut är en bra vana att etablera. Ofta handlar det just om att skapa dig vanan, och har du redan följt råden ovan går det snabbt och lätt. På fredagen kan du även etablera vanan att göra ”clean desk” på desktopen på din datorskärm.

Hur ser din arbetsplats ut idag? Har du något bra tips att dela med dig av för att skapa fysisk minimalism på arbetsplatsen?

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Vad avslöjar egentligen ett avplockat skrivbord?

Betyder ett rent och avplockat skrivbord eller kontor att personen som jobbar där inte får något gjort eller inte har något att göra? Och betyder i så fall ett stökigt skrivbord eller kontor automatiskt oändligt med kreativitet och effektivitet?

Hemma hos mig samt på min arbetsplats har det alltid varit rent och avplockat. Mitt skrivbord på min arbetsplats pryds av en skärm, en dockningsstation för min laptop, ett tangentbord, ett pennställ med två pennor, en oftast tom brevkorg samt en mus med musplatta. Därför blev jag häromdagen inte förvånad när en tidigare kollega kom in för ett kort besök på kontoret och efter att ha snackat om annat en stund sneglar på mitt skrivbord och på största allvar utbrister:

Vilket rent och avplockat skrivbord du har, här kan det inte bli mycket gjort!

Det är inte första gången jag får höra precis den eller en variant på den kommentaren. Därför bestämde jag mig för att ta reda på hur det faktiskt ligger till och hittade ett intressant inlägg på en bloggen Unclutterer. Inlägget, som var baserat på forskning från Princeton University Neuroscience Institute, bekräftar det jag alltid känt på mig (fritt översatt):

När din omgivning är rörigt så begränsar kaoset din förmåga att fokusera. Röran begränsar också din hjärnans förmåga att bearbeta information. Den gör dig distraherad och oförmögen att bearbeta information på samma sätt som du gör i en stilren, organiserad, och fridfull miljö.

Dock bör det nämnas att röriga skrivbord och miljöer faktiskt kan stimulera kreativitet även om det gör det svårare att utföra konkreta uppgifter. Därför är det bäst att i normala fall hålla skrivbordet och kontoret rent, avplockat och prydligt, men kanske stöka till lite då det är dags för riktigt kreativa uppgifter, alternativt temporärt byta till en stökigare miljö.