Det här är det första inlägget i serien Minimalistiska apptips där jag går igenom appar för iOS som tillför mycket nytta i mitt liv och på ett eller annat sätt passar in i vår minimalistiska livsstil.

Först ut är appen Remember The Milk som är den kraftfullaste men samtidigt mest lättanvända och överskådliga varianten av att-göra-listor jag hittat hittills och då har jag ändå utvärderat en hel del olika tjänster utifrån följande kriterier:

Vad jag inte kan vara utan:

• Flera listor – Jag jobbar enligt vissa delar i GTD-metodiken och behöver därför möjligheten att ha flera olika listor. Typiska exempel på listor är att göra nu, att göra sen och påminnelser. Jag försöker även hålla isär listor gällande privatliv och arbetsliv.
• Taggar, smarta listor och sökfunktioner – Med taggar kan jag enkelt hitta flera relaterade uppgifter även om dessa ligger bland många andra uppgifter i flera olika listor. En typisk tag kan vara ekonomi, träning eller en väns namn.
• Prioritet – Möjligheten att markera vad som är viktigt och mindre viktigt. Dock föredrar jag att det inte finns för många nivåer då det är svårt att sätta tillfredsställande kriterier för dessa. Max 3-4 nivåer räcker.
• Förfallodatum – Möjligheten att definiera ett sista datum (och möjligen tid) när en uppgift måste vara genomförd.
• Repetitioner – Möjligheten att skapa smarta återkommande uppgifter som till exempel varannan vecka på söndagar, eller första lördagen varje månad och så vidare.
• Noteringar – Jag försöker hålla beskrivningen av en uppgift kort men ibland måste man lägga till extra information som en adress, en liten lista eller kontaktuppgifter.
• Smartphone-åtkomst – Jag kan när som helst komma på en ny idé och då är det viktigt att jag snabbt och enkelt kan lägga till dem i min lista oavsett var jag befinner mig.
• Webbläsar-åtkomst – När jag sitter framför datorn är det lättare att jobba via denna än via mobilen.
• Synkronisering – Det jag lägger in via webbläsaren ska såklart vara synkat med det jag lägger in via mobilen och vice versa.
• Påminnelser – Jag gillar normalt inte appar och tjänster som blinkar, låter och stjäl min uppmärksamhet men då och då är det viktigt att kunna få en sådan så det följer med på kravlistan.
• Flexibilitet – Jag föredrar appar som inte tvingar in mig i dess specifika sätt att arbeta utan istället enkelt låter mig anpassa verktyget efter mina behov och mitt sätt att tänka.
• Intuitivt, rent och lättanvänt gränssnitt – Det ska vara enkelt och gå snabbt att både navigera och lägga till nya uppgifter i tjänsten. Jag vill inte göra en massa onödiga musklick och navigera onödigt mycket av menyer etc. Dessutom står jag faktiskt inte ut med att tvingas använda en ful app varje dag.

Vad som inte är viktigt:

• Kalendervy – Jag föredrar oftast en tydlig lista så länge datum etc står i denna. Majoriteten av mina uppgifter saknar dessutom förfallodatum.
• Bifogade dokument – Jag vill hålla listan enkel. Behöver jag ytterligare information räcker noteringsmöjligheterna i stort sett alltid för mina behov. Då slipper jag även hålla koll på dokumentversioner etc.
• Samarbetsmöjligheter – I dagsläget har jag ingen nytta av det. Om alla på mitt kontor plötsligt börjande använda samma tjänst kanske detta skulle bli intressantare.
• Gratis eller lågt pris – Jag har hellre en bra tjänst jag använder varje dag till ett acceptabelt pris än en sämre men tjänst gratis. Jag prioriterar kvalitet.
• Integrationer – Jag behöver inte en integrationer med en massa andra system som Outlook, EverNotes etc. Min erfarenhet är att dessa ofta fungerar sisådär och tillför komplexitet.

Vad jag helst slipper:

• Hierarkier – Jag föredrar att tagga uppgifterna och på så vis hitta bland dem. Det är kraftfullare och kräver mindre administration än hierarkier. Dessutom kan en och samma uppgift ofta passa i flera sammanhang och då är taggar mycket kraftfullare.
• Kategorier – Kategorier är enligt mig bara en mindre kraftfull version av taggar och helt redundant. Dessutom kan man oftast bara ha en kategori per uppgift till skillnad mot taggar där samma uppgift kan ha flera.

Utifrån dessa kriterier utvärderade jag en mängd olika tjänster och valet föll på Remember The Milk som uppfyller alla krav ovan och med sitt otroligt lättanvändbara, minimalistiska men flexibla gränssnitt var en rätt självklar vinnare.

Det fanns fler tjänster som mer eller mindre uppfyllde kraven ovan men inte fullt lika elegant som som Remember The Milk, tex Astrid och Wunderlist var goda silvermedaljörer. Jag hittade även många intressanta men enklare verktyg som möjligen är att föredra om du inte anser dig behöva mer avancerade funktioner som smarta listor och taggar, till exempel Teuxdeux, DoItTomorrow och AnyDo. Gillar du riktigt röriga gränssnitt där utvecklarna inte verkar kunnat säga nej till ett enda förbättringsförslag så kan du ta en kik på Toodledo och HiTask.

Om du ger Remember The Milk en chans så missa inte att utforska några av mina favoritfunktioner som ”Smart Add Shortcuts”, ”Smart Lists” och diverse kortkommandon på tangentbordet.

Vilket att-göra-system använder du och varför har du valt att använda just detta?