Är det okej att skicka ett mail som enbart innehåller kort information eller en kort fråga i ämnesraden och i övrigt saknar innehåll? Mitt intresse av att förenkla och fokusera på det viktiga genom att eliminera det överflödiga och onödiga gillar på en teoretiskt nivå idén men hur bra fungerar det i praktiken?

För mail som enbart innehåller kort och snabb information och inte kräver något svar eller motprestation tycker jag det fungerar bra. Men då måste texten vara riktigt kort. Till exempel:

• Nu finns det kaffe och bullar i fikarummet.
• Tågen inställda på röda linjen norrut.
• Jag har blir sen till mötet nu i eftermiddag.

Det fungerar även hjälpligt vid enkla frågeställningar med snabb action till okänd adressat, det vill säga då mailet skickas till hela kontoret eller en avdelning av kontoret. Till exempel:

• Kan personen som ställt sin cykel i kontorsförrådet flytta på denna?
• Vem har pärmarna för företag X?
• Vilka kan hjälpa mig att bära in leveransen av kopieringspapper?

Däremot är jag ordentligt skeptisk till att efterfråga tidsödande arbetsinsatser eller ställa komplexa frågor till en specifik person på detta sätt. Till exempel:

• Kan du ringa person A på företag Y?
• Kan du åka till kund i Frankrike nästa vecka?
• Kan du hålla en dragning om skillnaden mellan våra produkter och konkurrenten Z om en timme?

I sista tre fallen ovan krävs ofta mer information, en större tidsinsats och någon form av prioritering mot andra uppgifter innan mottagaren kan ge besked eller ta action. Det kan även upplevas som arrogant, nonchalant eller oengagerat med mail som saknar innehåll. Som att avsändaren inte tycker att det var värt att spendera mer tid och eftertanke än de få sekunder det tog att hafsa ned något i ämnesraden. Oftast är det dessutom mycket smidigare om personen som skickat mailet istället ringer upp och snabbt kan ge mer information och föra en dialog kring frågan.

Personligen anser jag även att man aldrig bör skicka liknande mail, oavsett innehåll, till personer utanför företaget eller närmsta vänskapskretsen. Jag skulle troligen aldrig heller få för mig att skicka ett motsvarande mail uppåt i hierarkin på företaget.

Och med det sagt måste man ställa sig frågan, att om det är för oartigt att skicka liknande mail utanför företagets väggar eller till sin chef, är det då inte även fel att skicka mail på samma form till en kollega på samma nivå eller nedanför i företagshierarkin? Är det som egentligen borde avgöra om det är okej eller ej om mottagaren är en specifik person alternativt en oidentifierad person eller grupp av människor?

Om du är intresserad av att läsa mer om minimalism i mailkorgen så hittar du tre relaterade inlägg här, här och här.