Mailkorgen är för många en källa till stress eftersom det är en aldrig sinande källa av uppgifter vars flöde är väldigt svårt att kontrollera och överblicka. Detta gäller såklart även för oss så därför tog vi oss en tankeställare kring hur vi gör redan idag men även hur vi kan göra framöver för att på ett enkelt sätt göra livet lite enklare. Vi kom fram till flera tips som vi tror de flesta kan applicera på sin eller sina mailkorgar och på så sätt snabbt frigöra både tid och fokus. Vi utgick från vad minimalism är för oss.

Använd dig av tvåminutersregeln. En bok att hämta mycket inspiration från är Getting Things Done av David Allen. Han förespråkar tvåminutersregeln för mailbearbetning. Tar en uppgift mindre än två minuter att genomföra så bör du göra den omedelbart istället för att skjuta på den. Detta gäller såklart även mail.

Använd dig av entillslagsregeln. En regel som är relaterad till tvåminutersregeln är regeln om max ett ”tillslag” per mail. Det innebär att sträva efter att aldrig behöva ta tag i och sätta sig in i samma mail mer än en gång. Det är till exempel otroligt ineffektivt att sätta sig in i ett långt eller komplicerat mail, inse att det kräver en stor energi- och tidskrävande insats, lägga det åt sidan och någon dag senare göra om hela processen igen.

Delegera när det är möjligt. Många mail och därmed uppgifter som hamnar i mailkorgen tillhör inte ens primära och prioriterade uppgifter. Det är en ineffektiv och snudd på felaktiv användning av sin tid att fokusera på dessa. Vårt tips är att delegera dessa till rätt eller en bättre lämpad person om möjligt. Du behöver inte vara överordnad till dessa personer för att det ska vara okej. Slutmålet i de flesta arbetssammanhang är för företaget att leverera en så bra service som möjligt och nå bästa möjliga resultat. Om det inte nås via dig så är det bättre att delegera. Om mailet är oprioriterat och inte kan delegeras kan du oftare än du tror helt strunta i det utan att det gör någon skada alls. Om det trots allt var riktigt viktigt återkommer vederbörande igen eller kontaktar någon annan.

Skriv korta och koncisa mail. Någon som väldigt få uppskattar mail stora som skoluppsatser, mail som innehåller ett flertal otydligt definierade uppgifter eller mycket onödig information. Dessa tar enorm tid att sätta sig in i och reda ut. Dessutom uppstår ofta missförstånd och frustration på vägen. Gör dig själv och mottagaren en tjänst och skriva korta, tydliga och koncisa mail istället och dela upp i flera separata mail om nödvändigt.

Ring istället. Förvånande ofta ser vi otroligt långa maikonversationer där det varit betydligt effektivare med ett telefonsamtal. Fördelen med mail är att du ger mottagaren och dig själv möjlighet att behandla uppgiften när det passar. Därför får du bedöma från fall till fall när detta tips går att applicera.

Säg nej. Både kollegor och kunder i arbetssammanhang har en tendens att mer eller mindre medvetet dumpa uppgifter på andra. Är det inte prioriterat för dig, har du inte tid eller om det inte är dina primära uppgifter är det bättre att artigt men bestämt tacka nej. Är du dålig på att säga nej slutar det ofta med att du sitter och gör andras arbete till bekostnad av sin egen fritid, välbefinnande och andra kanske väsentligare arbetsuppgifter.

Inse att du aldrig kan ha full kontroll. Sist men inte minst vill vi tipsa om att oavsett hur mycket du jobbar och hur effektiv du än är så är det mycket svårt att hinna behandla varje mail på ett optimalt och fullt tillfredsställande sätt. Om du släpper tanken och kraven på att sköta allt perfekt och ha allt under total kontroll så kommer resultatet bli mer eller mindre detsamma men samvetet och nattsömnen betydligt godare!

Sammanfattningsvis är minimalism i inkorgen mycket likt minimalism på många andra områden i livet. I detta fall är det resurserna tid, fokus och energi som är begränsade och genom att eliminera, automatisera och batcha det som är oviktigt och distraherande samt etablera sunda rutiner och vanor får du tid, fokus och energi över för det som är prioriterat och av värde. Precis som i resten av livet!

Det här är det tredje och sista inlägget i en serie om tre på ämnet. Första och andra inlägget hittar du här och här.

Mailkorgen är för många en källa till stress eftersom det är en aldrig sinande källa av uppgifter vars flöde är väldigt svårt att kontrollera och överblicka. Detta gäller såklart även för oss så därför tog vi oss en tankeställare kring hur vi gör redan idag men även hur vi kan göra framöver för att på ett enkelt sätt göra livet lite enklare. Vi kom fram till flera tips som vi tror de flesta kan applicera på sin eller sina mailkorgar och på så sätt snabbt frigöra både tid och fokus. Vi utgick från vad minimalism är för oss.

Avregistrera dig från alla typer informationsmail. En stor del av alla mail som inkommer varje dag är mail som inte tillför något som helst värde men som får arbetsbördan att se större ut än vad den är och gör det svårare att hitta vad som faktiskt är viktigt och relevant. Vårt tips är att avregistrera sig från alla former av mailutskick som inte är essentiella, både privat och professionellt. Det spelar ingen roll om utskicken i grunden har ett intressant innehåll, om det tar fokus och tid från viktigare saker så är vårt råd att du avregistrerar dig. Om du är osäker kan du alltid leka med tanken vad som skulle hända om du inte tog del av informationen, det vill säga i de flesta fall ingenting alls, eller prova att avregistrera dig och se om du saknar informationen efter ett par veckor.

Filtrera och batcha informationsmail du inte kan vara utan. Okej, vi inser att vissa typer av informationsmail faktiskt måste komma och förr eller senare bearbetas. Ett bra exempel från våra arbetsliv är notifieringar från ärendehanteringssystem. Vårt tips är att du skapar ett filter som automatiskt antingen sorterar in denna typ av mail i en specifik mapp (eller för modernare mailsystem taggar upp och arkiverar dem) så att du lätt hittar dem när det passar dig att behandla denna mindre viktiga information. Oavsett så är det viktiga att dessa mail aldrig landar i vanliga inkorgen och tar fokus från det som är viktigt eller bråttom utan istället hamnar på ett specifikt ställe du lätt navigerar till och behandlar enligt nästa stycke.

Anpassa typen av mail du bearbetar efter din energinivå under dagen. Morgonen och förmiddagen är den tid då de flesta har mest kreativitet, beslutsförmåga och produktivitet. Direkt efter lunch och på eftermiddagen börjar dessa egenskaper sina. Därför är det klokt att på förmiddagen bearbeta de mail som är viktiga, prioriterade eller på ett eller annat sätt intellektuellt krävande. Medan övriga mindre viktiga mail, cc:ad-mail och informationsmail med fördel kan behandlas på eftermiddagen. Detta tips gäller för övrigt alla former av arbetsuppgifter.

Läs enbart mailen vid ett bestämt och begränsat antal tillfällen per dag. De flesta är inte medvetna om att de är mailknarkare. De tabbar in i sitt mailsystem upp mot hundra gånger per arbetsdag. Ofta sker det så fort det finns någon form av väntetid under en och samma arbetsuppgift eller mellan två olika arbetsuppgifter, men ibland också mitt i en arbetsuppgift. En stor nackdel med detta är att du låter mailkorgen styra din dag. Istället för att fokusera på det som är absolut viktigast blir det lätt att du behandlar det som nyss kom in i mailkorgen. Dessutom avbryts fokus från den uppgift du hade innan och du tappar mycket effektivitet. En stor anledning till att så många ändå gör detta är att det blivit en vana samt att det faktiskt är ganska mycket skönare att behandla ett mail, om än oviktigt, än att ta tag i större, mer krävande och betydligt viktigare uppgifter eller surdegar. Du lurar dig själv att du är produktiv.

Vårt tips är att bestämma dig för att bara kolla mailen ett par gånger per dag, till exempel klockan 10, 13 och 16. När mailbearbetningen är påbörjad bör du inte byta till någon annan uppgift förrän du känner dig klar och därefter helt kan stänga ned mailapplikationen och inte öppna den igen förrän det är dags för nästa mailbearbetningstillfälle. Fördelen med att inte läsa mailen innan klockan 10 är att du slipper bli distraherad och istället kan använda din produktivaste morgontid till dina viktigaste och kreativaste uppgifter, samt att du själva styr din agenda för dagen istället för att inkorgen gör det. Har du jobbiga och krävande mail fungerar det bäst att ta dessa klockan 10 istället för vid ett av de senare tillfällena. Efter lunch kring klockan 13 är bra då du ändå är för matkomig för mer krävande uppgifter. Denna tid passar mycket bra att behandla informationsmail och mer rutinmässiga mail. Klockan 16 är en bra tid att behandla de sista mailen för dagen och förbereda inför morgondagen innan du går hem. Ofta är du vid den här tiden för trött för att orka ta tag i något mer omfattande men det är ett ypperligt tillfälle att förbereda för maximal effektivitet morgonen därpå.

Har du ett arbete som enbart går ut på att kommunicera via mail och inte kreativt skapa något eller göra några djupare analytiska och utredande arbetsuppgifter gäller naturligtvis inte regeln ovan.

Sammanfattningsvis är minimalism i inkorgen mycket likt minimalism på många andra områden i livet. I detta fall är det resurserna tid, fokus och energi som är begränsade och genom att eliminera, automatisera och batcha det som är oviktigt och distraherande samt etablera sunda rutiner och vanor får du tid, fokus och energi över för det som är prioriterat och av värde. Precis som i resten av livet!

Det här är det andra inlägget i en serie om tre på ämnet. Första och tredje inlägget hittar du här och här.

Mailkorgen är för många en källa till stress eftersom det är en aldrig sinande källa av uppgifter vars flöde är väldigt svårt att kontrollera och överblicka. Detta gäller såklart även för oss så därför tog vi oss en tankeställare kring hur vi gör redan idag men även hur vi kan göra framöver för att på ett smidigt sätt göra livet lite enklare. Vi kom fram till flera tips som vi tror de flesta kan applicera på sin eller sina mailkorgar och på så sätt snabbt frigöra både tid och fokus. Vi utgick från vad minimalism är för oss.

Minimera antalet inkorgar. En vanlig källa till stress och brist på känslan av kontroll är att ha många inkorgar att övervaka. Om det är möjligt så se till att enbart ha en mailadress för arbetsuppgifter och en för privata ärenden. Skrota helt din gamla hotmail-adress som du ersatte med en gmail-adress för sju år sedan. Informera människor som av någon anledning fortfarande mailar till din gamla adress om att du bytt och maila över eventuella viktiga mail till nya mailadressen. Vår erfarenhet är att de personer eller organisationer som eventuellt fortfarande mailar den gamla adressen inte är speciellt viktiga för dig samt att ”viktiga” mail som du inte behövt senaste tolv månaderna troligen inte kommer att behövas närmsta 100 åren heller.

Ha en professionell och en privat mailadress. Det här tipset säger av naturliga skäl delvis emot det tidigare tipset om att minimera antalet mailkorgar men vi ser en otrolig nytta med att separera privata och professionella mail. Då slipper du störas av privata och kanske generande mail i jobbmailen och ändå värre distraheras och stressas av jobbrelaterade mail på kvällar och helger. Dessutom är det ytterst troligt att du förr eller senare byter arbetsgivare, varvid du måste informera vänner och bekanta om att du byter mailadress och riskera att förlora mail under övergångsperioden. Liksom du inför sökandet av nytt jobb behöver kunna ange en annan mail att kontakta än nuvarande jobbmailen. Värt att tänka på är att olika arbetsgivare har olika nivåer av integritet. Vissa drar sig inte för att läsa anställdas mail och den risken slipper du om du hanterar privata mail helt separat. Samma regel kan för övrigt appliceras på din jobbmobil.

Sluta att manuellt sortera mail i mappar, sök istället. Ett av våra bästa tips för att minimera den tid många lägger på mail är att sluta att manuellt sortera mailen i mappar. Alla moderna mailsystem har idag bra sökfunktioner som snabbt och enkelt hittar alla mail från en specifik person, med en specifik ämnesrad, med eller utan bifogade filer, innehållande vissa nyckelord och så vidare. Vad som gör mappar extra opraktiskt är att ett och samma mail ofta kan höra hemma i fler än en mapp. Vi har sett massor av kollegor klicka runt bland potentiella foldrar på jakt efter ett specifik mail. Vi misstänker att anledning till att många fortfarande använder foldrar är att de är kvar i ett gammalt tankesätt från tiden innan det fanns bra sökfunktioner eller att det ger en inbillad känsla av kontroll, struktur och produktivitet. Oavsett så är det totalt slöseri med tid och något alla borde sluta med omedelbart.

Ren inbox i enlighet med populära inbox zero. Här går fru och herr minimalists åsikter isär, det är inte ofta det händer och vi förklarar respektive persons syn på ren inbox nedan.

Om du måste ha en ren inkorg rekommenderar Herr Minimalist användandet av en enda mapp vid namn ”arkiverat” eller motsvarande dit du flyttar allt du är helt klar med så att alla mail som ligger kvar i inkorgen oavsett läs- och flaggstatus anses obehandlat.

Herr Minimalists främsta tips är dock att skippa detta förfarande och istället alltid låta alla mail ligga kvar i inkorgen. De mail som är olästa är helt enkelt olästa, de som är flaggade oavsett lässtatus kräver ytterligare en insats och de som är lästa och utan flagga är helt färdigbehandlade. För att fortfarande ha överblick kräver denna metod att du sätter upp ett enkelt och automatiskt filter i din mailkorg som enbart visar olästa samt flaggade mail. När filtret är på plats arbetar du enbart i den foldern som visar resultatet av filtret och behöver aldrig någonsin flytta ett mail igen. Faktum är att du aldrig behöver besöka inkorgen igen. Detta tillvägagångssätt fungerar för övrigt bäst om du inaktiverar automatisk lässtatus, annars riskerar du att vissa mail markeras som lästa automatiskt och försvinner ur fokus utan att först behandlas på korrekt sätt.

Fru Minimalist är snarare ett stort fan av inbox zero-konceptet och skulle känna stress av att titta i inboxen och ständigt ha fullt med mail, såväl lästa som olästa. Jag strävar istället efter att ha så få mail som möjligt i inkorgen. Går mailet att hantera snabbt gör jag det direkt och lägger det sedan i mappen Arkiv. Jag har även en mapp som heter Viktigt där jag sorterar in mail som inte kräver något action men som innehåller väsentlig information som kan vara bra att komma ihåg. Flaggning av mail görs av mail som jag hanterat delvis eller som kräver någon form av hantering ett par veckor framåt. Jag tar bort flaggade mail från inkorgen vilket gör att min inbox endast består av nya olästa mail samt lästa mail som bör hanteras härnäst och som kräver mer av mig än bara ett kort svar. Kanske beror mitt hanterande på ett mer omodernt mailsystem än Herr Minimalists, men för mig fungerar detta utmmärkt. Att gå på semester eller ta helg med en mailkorg som gapar tom, det är pricken över i enligt Fru Minimalist!

Sammanfattningsvis är minimalism i inkorgen mycket likt minimalism på många andra områden i livet. I detta fall är det resurserna tid, fokus och energi som är begränsade och genom att eliminera, automatisera och batcha om det som är oviktigt och distraherande samt etablera sunda rutiner och vanor får du tid, fokus och energi över för det som är prioriterat och av värde. Precis som i resten av livet!

Det här är det första inlägget i en serie om tre på ämnet. Andra och tredje inlägget hittar du här och här.