Etikettarkiv: digital postlåda

5 digitala minimalistiska rutiner

Digitaliseringen kommer med oändliga möjligheter, samtidigt som många inte hittat rutiner eller vanor för att hantera den oändligt stora informationsmängd som den också kommer med. I likhet med att vi här hemma har utarbetat vanor och rutiner kring inflöde och utflöde av fysiska saker, så har vi även med tiden utvecklat vanor kopplade till det digitala.

Här är 5 digitala minimalistiska rutiner som vi funnit hjälper oss i vardagen och som vi gärna delar med oss av till dig:

  • Informationssmejl. Avanmäl dig från alla former av nyhetsbrev och informationsmejl. Oftast räcker det inte att göra denna procedur en gång, utan plötsligt har du handlat i en ny webbshop, bokat en resa eller blivit prenumerant på en tidning som gör att du får nya informationsmejl. Ta för vana att omedelbart avregistrera dig när första nyhetsbrevet eller informationsmejlet kommer, inte bara radera det. Det spelar ingen roll om utskicken i grunden har ett intressant innehåll, om det tar fokus och tid från viktigare saker i din vardag så är rådet att avregistrera dig. Det mesta går att googla fram om du plötligt behöver informationen. Är du osäker kan du leka med tanken vad som skulle hända om du inte tog del av informationen, det vill säga i de flesta fall ingenting alls. :) Eller prova att avregistrera dig och se om du saknar informationen efter ett par veckor.
  • Mejlknarkning. Läs mejlen enbart vid ett bestämt och begränsat antal tillfällen per dag. De flesta är inte medvetna om att de är mejlknarkare, de tabbar in i sitt mejlsystem upp mot hundra gånger per arbetsdag. Ofta sker det så fort det finns någon form av väntetid under en arbetsuppgift eller mellan två olika arbetsuppgifter, men ibland också mitt i en arbetsuppgift. Kanske dyker det även upp en notis när ett nytt mejl inkommer? En stor nackdel med detta är att du låter mejlkorgen styra din dag. Istället för att fokusera på det som är viktigast, blir det lätt att du behandlar det som nyss kom in i mejlkorgen. Dessutom avbryts du från uppgiften du höll på med innan och tappar fokus och effektivitet. Genom att mejlknarka lurar du dig själv att du är produktiv.
  • Appanvändning. Vi kallar denna förändring för ”mer medveten app-användning” eller ”obligatorisk sökning efter appar”. Alla appar ligger gömda i våra mobiltelefone i en folder som ligger längst ner i menyraden. I den foldern ligger appar huller om buller, endast appen Inställningar är synlig. Det här tvingar oss att söka efter apparna istället för att snabbt och enkelt identifiera dem visuellt eller med muskelminnet. Detta kan ses som en liten förändring men har ändrat hela vårt mobilanvändande och vår relation till mobiltelefonen. Dels använder vi den mindre frekvent och mindre tid. Dels använder vi den utifrån behov. Många mindre viktiga appar förblir oanvända och bortglömda eftersom vi aldrig ser dem. Gör du dessutom skärmen svart-vit minskar användandet ytterligare, läs mer om det här.
  • Molntjänster. Att spara saker i molnet känns otroligt smidigt och minimalistiskt när du väl börjat. Vi använder exempelvis Google Drive till många olika dokument, allt från packningslistor till semesterplanering eller sätta mål för året. Tjänsten gör det även enkelt att dela dokument med andra. Foton sparar vi för tillfället i en molntjänsten iCloud. Vissa är skeptiska till att spara saker i molnet, men vi är övertygade om att detta inte är ett moln som kommer dra förbi, utan ett moln som är här för att stanna. :)
  • Lösenord. Mer än ett lösenord behöver du inte för att logga in på alla dina program, appar, onlinekonton etc. Lösenord kan få den mest tålmodige att gå i taket, ibland måste du ha fyra siffror, ofta krävs dock både siffror och specialtecken, men ibland får dessa inte alls ingå. Och på vilken sajt gällde vilka lösenordsregler och vad valde jag för lösenord där? Vissa använder samma eller liknande lösenord överallt, det är allt annat än optimalt ur säkerhetssynpunkt samt fungerar inte på inloggningar där du behöver byta lösenord regelbundet. Googla ”Password Manager” så hittar du flera liknande tjänster som hjälper dig att skapa starka, unika lösenord för varje sida, samtidigt som du bara behöver ett huvudlösenord för att sedan per automatik logga in med rätt lösenord i det aktuella programmet, appen eller onlinekontot.

Vilka av ovannämnda applicerar du redan? Och har du någon annan digital vana som hjälper dig i vardagen? Kommentera och dela med dig i kommentarsfältet.

Rensning av papper och pärmar

I helgen gjorde jag en rensning bland papper och pärmar här hemma. Detta är ett av många områden som jag upplever behöver ses över vartannat/vart tredje år eller så. För även om man sätter upp ett system som fungerar vid en viss tidpunkt, så är papper en kategorin med ett ständigt inflöde. Även om det med digitaliseringen minskat enormt senaste åren.

Det kan såklart också hänga ihop med vilken livsfas man befinner sig i också. För min del hade pärmarna förökat sig det senaste åren i och med att familjen förökats med två barn, vi köpt bil, vi sålt en lägenhet och köpt ett hus. Från att ha fixat så att alla papper kom digitalt för ett par år sedan, så började det plötsligt komma in papper fysiskt i hemmet igen.

Inför den här rensningen satte jag ett konkret mål; jag skulle gå från 5 pärmar (se ovan) till 3 stycken. När du rensar bland papper, brev och dokument tycker jag en grundregel är:

  • Finns det tillgängligt digitalt eller möjlighet att få tag på hos någon annan (som en leverantör), då behöver du inte spara det fysiskt.

Fundera över hur ofta du historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper som du sparat eller satt in i en pärm? Om du svarar ärligt kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Det klassiska 80/20-regeln gäller även bland sparade papper. ;) 

För att ta några exempel så har jag inte sparat lönebesked på flera år, har inga pensionspapper sparade fysiskt, och inte heller försäkringsbrev för familj, bil, bostad etc då dessa finns smidigt att få tag på digitalt där vi är kund. Jag har heller inte ett enda bankpapper från någon av de olika banker där jag/vi är kunder på olika sätt.  

Jag sparar heller inte de sällsynta fysiska fakturor som kommer (undantag om det är kopplat till garanti eller deklaration som rotavdragsfakturor). Jag betalar dem och kastar. Om det mot förmodan skulle behövas så kan företaget som ställt ut fakturan ta fram en fakturakopia.

Men jag tycker också man ska ha med sig att vi alla har olika förtroende för det digitala. Och för någon annan känns det kanske inte alls lika självklart utan man vill ha kontroll och ha vissa dokument tillgängliga fysiskt. Men att skaffa digitala brevlådan Kivra är en bra början.

Vi får väldigt ofta frågan om vad kan jag rensa ur och hur länge behöver jag spara det ena och det andra papperet. I vissa fall finns det lagar och rekommendationer, men så här har vi tänkt:

  • Garantibevis. Dessa sparar vi eftersom de vanligtvis är aktuella i flera år. Rensas såklart ut när garantin inte längre gäller eller prylen inte längre finns kvar.
  • Kvitton. Sparar vi för inköp där vi kan behöva reklamera varan, som dyrare klädköp och elektronik. Vi sparar dessa i tre år vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen.
  • Avtal. Viktiga avtal sparar vi generellt så länge avtalet gäller. Husköpet gjorde att kategorin avtal blev betydligt större än tidigare. ;) Är ett avtal mindre viktigt tar vi ett fotografi av det som vi sparar istället för originalet.
  • Deklarationer. Allt du använder som underlag i din deklaration och som inte går att få fram elektroniskt bör du spara i sju år. Men förmodligen har du mycket av detta digitalt redan.
  • Bokföringsmaterial. För dig som har en enskild firma, eller annan typ av bolag. Bokförings-material ska sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

En anledning till att jag tycker papper behöver rensas regelbundet är att livet förändras, möbler och elektronik rensas ut ur hemmet och därmed behöver du inte dess garantier, kvitton, bruksanvisningar etc. Deklarationer blir gamla och garantier går ut. Liksom prioriteringar ändras, jag sparade en hel del barnrelaterat de första småbarnsåren, som jag vid rensningen nu enkelt kunde släppa taget om. 

Numera utrensade papper.

Om du gillar att spara kort, inbjudningar, brev etc, så är ett förslag att fotografera dem istället för att spara fysiskt. Scanna och fotografera är utmärkt sätt att spara diverse papper som är ”nice to have” men inte ”need to have”.

Hur det gick med projektet från 5 till 3 pärmar? Jodå, jag nådde målet. Så nu finns det en pärm med försäljning av lägenhet, köp av hus, anställningsavtal och intyg, en med deklarationer, bil-papper, garantier och diverse läkar-relaterat, samt en med bokföring för min lilla enskilda firma.

Har du lätt eller svårt för att rensa bland papper och pärmar? Litar du på digitala brevlådor och arkiv eller vill du gärna ha fysisk back up?