Etikettarkiv: digital postlåda

Rensning av papper och pärmar

I helgen gjorde jag en rensning bland papper och pärmar här hemma. Detta är ett av många områden som jag upplever behöver ses över vartannat/vart tredje år eller så. För även om man sätter upp ett system som fungerar vid en viss tidpunkt, så är papper en kategorin med ett ständigt inflöde. Även om det med digitaliseringen minskat enormt senaste åren.

Det kan såklart också hänga ihop med vilken livsfas man befinner sig i också. För min del hade pärmarna förökat sig det senaste åren i och med att familjen förökats med två barn, vi köpt bil, vi sålt en lägenhet och köpt ett hus. Från att ha fixat så att alla papper kom digitalt för ett par år sedan, så började det plötsligt komma in papper fysiskt i hemmet igen.

Inför den här rensningen satte jag ett konkret mål; jag skulle gå från 5 pärmar (se ovan) till 3 stycken. När du rensar bland papper, brev och dokument tycker jag en grundregel är:

  • Finns det tillgängligt digitalt eller möjlighet att få tag på hos någon annan (som en leverantör), då behöver du inte spara det fysiskt.

Fundera över hur ofta du historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper som du sparat eller satt in i en pärm? Om du svarar ärligt kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Det klassiska 80/20-regeln gäller även bland sparade papper. ;) 

För att ta några exempel så har jag inte sparat lönebesked på flera år, har inga pensionspapper sparade fysiskt, och inte heller försäkringsbrev för familj, bil, bostad etc då dessa finns smidigt att få tag på digitalt där vi är kund. Jag har heller inte ett enda bankpapper från någon av de olika banker där jag/vi är kunder på olika sätt.  

Jag sparar heller inte de sällsynta fysiska fakturor som kommer (undantag om det är kopplat till garanti eller deklaration som rotavdragsfakturor). Jag betalar dem och kastar. Om det mot förmodan skulle behövas så kan företaget som ställt ut fakturan ta fram en fakturakopia.

Men jag tycker också man ska ha med sig att vi alla har olika förtroende för det digitala. Och för någon annan känns det kanske inte alls lika självklart utan man vill ha kontroll och ha vissa dokument tillgängliga fysiskt. Men att skaffa digitala brevlådan Kivra är en bra början.

Vi får väldigt ofta frågan om vad kan jag rensa ur och hur länge behöver jag spara det ena och det andra papperet. I vissa fall finns det lagar och rekommendationer, men så här har vi tänkt:

  • Garantibevis. Dessa sparar vi eftersom de vanligtvis är aktuella i flera år. Rensas såklart ut när garantin inte längre gäller eller prylen inte längre finns kvar.
  • Kvitton. Sparar vi för inköp där vi kan behöva reklamera varan, som dyrare klädköp och elektronik. Vi sparar dessa i tre år vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen.
  • Avtal. Viktiga avtal sparar vi generellt så länge avtalet gäller. Husköpet gjorde att kategorin avtal blev betydligt större än tidigare. ;) Är ett avtal mindre viktigt tar vi ett fotografi av det som vi sparar istället för originalet.
  • Deklarationer. Allt du använder som underlag i din deklaration och som inte går att få fram elektroniskt bör du spara i sju år. Men förmodligen har du mycket av detta digitalt redan.
  • Bokföringsmaterial. För dig som har en enskild firma, eller annan typ av bolag. Bokförings-material ska sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

En anledning till att jag tycker papper behöver rensas regelbundet är att livet förändras, möbler och elektronik rensas ut ur hemmet och därmed behöver du inte dess garantier, kvitton, bruksanvisningar etc. Deklarationer blir gamla och garantier går ut. Liksom prioriteringar ändras, jag sparade en hel del barnrelaterat de första småbarnsåren, som jag vid rensningen nu enkelt kunde släppa taget om. 

Numera utrensade papper.

Om du gillar att spara kort, inbjudningar, brev etc, så är ett förslag att fotografera dem istället för att spara fysiskt. Scanna och fotografera är utmärkt sätt att spara diverse papper som är ”nice to have” men inte ”need to have”.

Hur det gick med projektet från 5 till 3 pärmar? Jodå, jag nådde målet. Så nu finns det en pärm med försäljning av lägenhet, köp av hus, anställningsavtal och intyg, en med deklarationer, bil-papper, garantier och diverse läkar-relaterat, samt en med bokföring för min lilla enskilda firma.

Har du lätt eller svårt för att rensa bland papper och pärmar? Litar du på digitala brevlådor och arkiv eller vill du gärna ha fysisk back up?