I helgen gjorde jag en rensning bland papper och pärmar här hemma. Detta är ett av många områden som jag upplever behöver ses över vartannat/vart tredje år eller så. För även om man sätter upp ett system som fungerar vid en viss tidpunkt, så är papper en kategorin med ett ständigt inflöde. Även om det med digitaliseringen minskat enormt senaste åren.
Det kan såklart också hänga ihop med vilken livsfas man befinner sig i också. För min del hade pärmarna förökat sig det senaste åren i och med att familjen förökats med två barn, vi köpt bil, vi sålt en lägenhet och köpt ett hus. Från att ha fixat så att alla papper kom digitalt för ett par år sedan, så började det plötsligt komma in papper fysiskt i hemmet igen.
Inför den här rensningen satte jag ett konkret mål; jag skulle gå från 5 pärmar (se ovan) till 3 stycken. När du rensar bland papper, brev och dokument tycker jag en grundregel är:
- Finns det tillgängligt digitalt eller möjlighet att få tag på hos någon annan (som en leverantör), då behöver du inte spara det fysiskt.
Fundera över hur ofta du historisk sett behövt gå tillbaka till något fysiskt papper som du sparat eller satt in i en pärm? Om du svarar ärligt kan du säkert rensa ut 80 % av dina fysiskt sparade papper. Det klassiska 80/20-regeln gäller även bland sparade papper. ;)
För att ta några exempel så har jag inte sparat lönebesked på flera år, har inga pensionspapper sparade fysiskt, och inte heller försäkringsbrev för familj, bil, bostad etc då dessa finns smidigt att få tag på digitalt där vi är kund. Jag har heller inte ett enda bankpapper från någon av de olika banker där jag/vi är kunder på olika sätt.
Jag sparar heller inte de sällsynta fysiska fakturor som kommer (undantag om det är kopplat till garanti eller deklaration som rotavdragsfakturor). Jag betalar dem och kastar. Om det mot förmodan skulle behövas så kan företaget som ställt ut fakturan ta fram en fakturakopia.
Men jag tycker också man ska ha med sig att vi alla har olika förtroende för det digitala. Och för någon annan känns det kanske inte alls lika självklart utan man vill ha kontroll och ha vissa dokument tillgängliga fysiskt. Men att skaffa digitala brevlådan Kivra är en bra början.
Vi får väldigt ofta frågan om vad kan jag rensa ur och hur länge behöver jag spara det ena och det andra papperet. I vissa fall finns det lagar och rekommendationer, men så här har vi tänkt:
- Garantibevis. Dessa sparar vi eftersom de vanligtvis är aktuella i flera år. Rensas såklart ut när garantin inte längre gäller eller prylen inte längre finns kvar.
- Kvitton. Sparar vi för inköp där vi kan behöva reklamera varan, som dyrare klädköp och elektronik. Vi sparar dessa i tre år vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen.
- Avtal. Viktiga avtal sparar vi generellt så länge avtalet gäller. Husköpet gjorde att kategorin avtal blev betydligt större än tidigare. ;) Är ett avtal mindre viktigt tar vi ett fotografi av det som vi sparar istället för originalet.
- Deklarationer. Allt du använder som underlag i din deklaration och som inte går att få fram elektroniskt bör du spara i sju år. Men förmodligen har du mycket av detta digitalt redan.
- Bokföringsmaterial. För dig som har en enskild firma, eller annan typ av bolag. Bokförings-material ska sparas i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
En anledning till att jag tycker papper behöver rensas regelbundet är att livet förändras, möbler och elektronik rensas ut ur hemmet och därmed behöver du inte dess garantier, kvitton, bruksanvisningar etc. Deklarationer blir gamla och garantier går ut. Liksom prioriteringar ändras, jag sparade en hel del barnrelaterat de första småbarnsåren, som jag vid rensningen nu enkelt kunde släppa taget om.
Numera utrensade papper.
Om du gillar att spara kort, inbjudningar, brev etc, så är ett förslag att fotografera dem istället för att spara fysiskt. Scanna och fotografera är utmärkt sätt att spara diverse papper som är ”nice to have” men inte ”need to have”.
Hur det gick med projektet från 5 till 3 pärmar? Jodå, jag nådde målet. Så nu finns det en pärm med försäljning av lägenhet, köp av hus, anställningsavtal och intyg, en med deklarationer, bil-papper, garantier och diverse läkar-relaterat, samt en med bokföring för min lilla enskilda firma.
Har du lätt eller svårt för att rensa bland papper och pärmar? Litar du på digitala brevlådor och arkiv eller vill du gärna ha fysisk back up?
Hur gör ni med de papper ni slänger, river ni sönder för hand eller strimlar de i en apparat? Funderar på att köpa en pappersstrimlare men vet inte vilken som är bäst. Vill ju inte köpa skräp.
Kanske var en dum fråga till minimalister :) men men…
Vi är väldigt nöjda med dokumentförstöraren EXIBEL från Clas Ohlson. Vi strimlar allt med personnummer, kontonummer och annan personlig information. Ca 400 kr.
Gällande bokföringsmaterial kan du kolla in Bokio om du vill ha bokföringen mer digital (om du inte redan har det). Tycker det har funkat toppen sen jag bytte och gjort att jag har betydligt färre sparade pappersunderlag numera för mitt lilla bolag. Minimalistisk design på bokföringsappen också ;)
Sparar de papprena åt dig då? För du måste spara bokföringsmaterialet i den form du mottagit det. Men du kanske får det mesta digitalt :)
Tack för ännu ett inspirerande inlägg! Har haft ledig dag och satte mig med familjens pärmar och minimerade dem med säkert 80 %. Känns riktgt bra! Några nostalgipapper blev kvar, som kvittot på min första egna bil.
Åh, vad kul att höra! :)
Det jag tänker på när jag läser ditt inlägg är att det kan vara bra att ha ett ”Vita arkivet” sparat hemma (eller registrerat hos Fonus) för att underlätta för anhöriga i händelse att man går bort. När pappa dog hade jag (såklart) ingen aning om var han hade sitt sparande, vilka prenumerationer som var ”igång”, och självklart inte access till någonting digitalt (dvs. lösenordsskyddat). Som anhörig rusar man in en vacker dag utan annan information än en dörrnyckel, och det förutsätts att man ändå ska kunna ordna upp allt ekonomiskt, slutföra dödsboets deklaration, sälja av eventuella värdepapper (tänk: avräkningsnotor), styra upp försäkringar osv. och avsluta med en bouppteckning. Därför kan det vara smidigt att ha ordnat något för sina anhöriga med tanke på denna eventualitet, exempelvis Fonus ”Vita arkivet” eller varför inte att man har viktig information sparat som pdf osv. på en okrypterad hårddisk förvarad på säker plats. Detta kan hända även i en ”ung” familj, tänker nu på tsunami-katastrofen 2004 som råkade inträffa samma månad som pappa dog. Den anhörige kan ju inte logga in med den avlidnes bankID i olika källor, och där hämta digital information, exempelvis.
Bra grej med Vita Arkivet!
Jag gillar fortfarande att ha allt på papper, men i måttliga mängder.. Jag skriver ut allt viktigt med flit och sätter in i pärmen. Just för att då vet jag var jag har allt och slipper leta i olika digitala källor, samt att det underlättar för anhöriga att hålla koll på vilka försäkringar som finns, vilka medlemskap osv… sen kan man ju såklart göra en rensning varje år så att man bara behåller det som är aktuellt. Det är 1 tjock pärm jag behöver till detta, så helt ok!
Ja, jag har faktiskt tänkt på exakt det där. Att jag borde skriva upp vart jag har pengar sparade. Just för att jag har ett intresse för sparande och investeringar samt är nyfiken av mig och därför har de på säkert 7-8 olika ställen/banker/investeringsplatser. Ska ta tag i det. Tänker då bara en utskriven lista rakt upp och ner för att anhöriga ska veta vart de behöver vända sig.
Fast ”måste” näe, en måste inte göra alla de där sakerna du räknar upp , ingen anhörig /efterlevande behöver göra alla eller ens någon av de där sakerna som du räknar upp.
Dels så beror det på om ens avlidna anhörig ens har haft /gjort något av de där sakerna och dels på om en vill ta tag i dem. Inget är tvingande på något vis. Det kan vara skönt att känna till det med.
Varje kommun har en eller flera personer som jobbar med att göra såna saker ifall de behövs. Det är samma med allt kring begravningar etc det finns både folk inom kyrkan och om en väljer borgligt som har sånt som jobb.
Jag var huvudman för ett dödsbo som var väldigt rörigt för ett par år sedan och där alla papper öht som fanns var kanske 15 papper med blandat, lönebesked , något anställningsbevis , något som rörde att få ut lön genom någon garanti, ett sjukintyg etc.
När jag var i kontakt med kommunen där den avlidna, min far var skriven så var de mycket tydliga med att ingen anhörig behöver, ska eller är skyldig att ”göra” något.
Samma sak omvänt ingen måste ha samlat ihop inom till ev efterlevande. Det kan ju vara superjobbigt och lite makabert att sätta ihop något sådant.
Jag har digitaliserat mkt i många år och samlandet riskerar att bli där istället. Även om de inte tar upp ngn fysisk plats känns de ändå som något jag måste bära med mig.
Jag förlorade nyligen en stor del av mitt e-postarkiv och det var befriande på ett liknade sätt som att slänga papper :)
Jag har ”stulit” en idé från en kompis. Vi sparar de papper som vi sällan behöver titta på (utbetalningar från Försäkringskassan, lönebesked och annat) i ett kuvert som innehåller årets papper. Nu har vi åtta kuvert och när året är slut och vi påbörjar ett nytt år slänger vi bara det äldsta. Så smidigt!
Pingback: Hur du får ordning på ditt papperskaos! - 5 tips för bättre ordning
Vita arkivet fungerat inte, en vän avled i hemmet ”singel” på sjukhuset tog de inte någon notis om hur han ville ha det inte heller begravningsbyrån. Även vid obduktionen togs ingen notis om hur han ville ha det
Han hade väldigt många sjukdomar ville donera sin kropp till vetenskapen stod det i vita arkivet. Hur blev det? Jo vanlig obduktion
Kremering nu ligger han i en Una på en bokhylla hemma hos sonen.