Minimalism i mailboxen del 2

Mailkorgen är för många en källa till stress eftersom det är en aldrig sinande källa av uppgifter vars flöde är väldigt svårt att kontrollera och överblicka. Detta gäller såklart även för oss så därför tog vi oss en tankeställare kring hur vi gör redan idag men även hur vi kan göra framöver för att på ett enkelt sätt göra livet lite enklare. Vi kom fram till flera tips som vi tror de flesta kan applicera på sin eller sina mailkorgar och på så sätt snabbt frigöra både tid och fokus. Vi utgick från vad minimalism är för oss.

Avregistrera dig från alla typer informationsmail. En stor del av alla mail som inkommer varje dag är mail som inte tillför något som helst värde men som får arbetsbördan att se större ut än vad den är och gör det svårare att hitta vad som faktiskt är viktigt och relevant. Vårt tips är att avregistrera sig från alla former av mailutskick som inte är essentiella, både privat och professionellt. Det spelar ingen roll om utskicken i grunden har ett intressant innehåll, om det tar fokus och tid från viktigare saker så är vårt råd att du avregistrerar dig. Om du är osäker kan du alltid leka med tanken vad som skulle hända om du inte tog del av informationen, det vill säga i de flesta fall ingenting alls, eller prova att avregistrera dig och se om du saknar informationen efter ett par veckor.

Filtrera och batcha informationsmail du inte kan vara utan. Okej, vi inser att vissa typer av informationsmail faktiskt måste komma och förr eller senare bearbetas. Ett bra exempel från våra arbetsliv är notifieringar från ärendehanteringssystem. Vårt tips är att du skapar ett filter som automatiskt antingen sorterar in denna typ av mail i en specifik mapp (eller för modernare mailsystem taggar upp och arkiverar dem) så att du lätt hittar dem när det passar dig att behandla denna mindre viktiga information. Oavsett så är det viktiga att dessa mail aldrig landar i vanliga inkorgen och tar fokus från det som är viktigt eller bråttom utan istället hamnar på ett specifikt ställe du lätt navigerar till och behandlar enligt nästa stycke.

Anpassa typen av mail du bearbetar efter din energinivå under dagen. Morgonen och förmiddagen är den tid då de flesta har mest kreativitet, beslutsförmåga och produktivitet. Direkt efter lunch och på eftermiddagen börjar dessa egenskaper sina. Därför är det klokt att på förmiddagen bearbeta de mail som är viktiga, prioriterade eller på ett eller annat sätt intellektuellt krävande. Medan övriga mindre viktiga mail, cc:ad-mail och informationsmail med fördel kan behandlas på eftermiddagen. Detta tips gäller för övrigt alla former av arbetsuppgifter.

Läs enbart mailen vid ett bestämt och begränsat antal tillfällen per dag. De flesta är inte medvetna om att de är mailknarkare. De tabbar in i sitt mailsystem upp mot hundra gånger per arbetsdag. Ofta sker det så fort det finns någon form av väntetid under en och samma arbetsuppgift eller mellan två olika arbetsuppgifter, men ibland också mitt i en arbetsuppgift. En stor nackdel med detta är att du låter mailkorgen styra din dag. Istället för att fokusera på det som är absolut viktigast blir det lätt att du behandlar det som nyss kom in i mailkorgen. Dessutom avbryts fokus från den uppgift du hade innan och du tappar mycket effektivitet. En stor anledning till att så många ändå gör detta är att det blivit en vana samt att det faktiskt är ganska mycket skönare att behandla ett mail, om än oviktigt, än att ta tag i större, mer krävande och betydligt viktigare uppgifter eller surdegar. Du lurar dig själv att du är produktiv.

Vårt tips är att bestämma dig för att bara kolla mailen ett par gånger per dag, till exempel klockan 10, 13 och 16. När mailbearbetningen är påbörjad bör du inte byta till någon annan uppgift förrän du känner dig klar och därefter helt kan stänga ned mailapplikationen och inte öppna den igen förrän det är dags för nästa mailbearbetningstillfälle. Fördelen med att inte läsa mailen innan klockan 10 är att du slipper bli distraherad och istället kan använda din produktivaste morgontid till dina viktigaste och kreativaste uppgifter, samt att du själva styr din agenda för dagen istället för att inkorgen gör det. Har du jobbiga och krävande mail fungerar det bäst att ta dessa klockan 10 istället för vid ett av de senare tillfällena. Efter lunch kring klockan 13 är bra då du ändå är för matkomig för mer krävande uppgifter. Denna tid passar mycket bra att behandla informationsmail och mer rutinmässiga mail. Klockan 16 är en bra tid att behandla de sista mailen för dagen och förbereda inför morgondagen innan du går hem. Ofta är du vid den här tiden för trött för att orka ta tag i något mer omfattande men det är ett ypperligt tillfälle att förbereda för maximal effektivitet morgonen därpå.

Har du ett arbete som enbart går ut på att kommunicera via mail och inte kreativt skapa något eller göra några djupare analytiska och utredande arbetsuppgifter gäller naturligtvis inte regeln ovan.

Sammanfattningsvis är minimalism i inkorgen mycket likt minimalism på många andra områden i livet. I detta fall är det resurserna tid, fokus och energi som är begränsade och genom att eliminera, automatisera och batcha det som är oviktigt och distraherande samt etablera sunda rutiner och vanor får du tid, fokus och energi över för det som är prioriterat och av värde. Precis som i resten av livet!

Det här är det andra inlägget i en serie om tre på ämnet. Första och tredje inlägget hittar du här och här.

Kommentera