Minimalism i mailboxen del 3

Mailkorgen är för många en källa till stress eftersom det är en aldrig sinande källa av uppgifter vars flöde är väldigt svårt att kontrollera och överblicka. Detta gäller såklart även för oss så därför tog vi oss en tankeställare kring hur vi gör redan idag men även hur vi kan göra framöver för att på ett enkelt sätt göra livet lite enklare. Vi kom fram till flera tips som vi tror de flesta kan applicera på sin eller sina mailkorgar och på så sätt snabbt frigöra både tid och fokus. Vi utgick från vad minimalism är för oss.

Använd dig av tvåminutersregeln. En bok att hämta mycket inspiration från är Getting Things Done av David Allen. Han förespråkar tvåminutersregeln för mailbearbetning. Tar en uppgift mindre än två minuter att genomföra så bör du göra den omedelbart istället för att skjuta på den. Detta gäller såklart även mail.

Använd dig av entillslagsregeln. En regel som är relaterad till tvåminutersregeln är regeln om max ett ”tillslag” per mail. Det innebär att sträva efter att aldrig behöva ta tag i och sätta sig in i samma mail mer än en gång. Det är till exempel otroligt ineffektivt att sätta sig in i ett långt eller komplicerat mail, inse att det kräver en stor energi- och tidskrävande insats, lägga det åt sidan och någon dag senare göra om hela processen igen.

Delegera när det är möjligt. Många mail och därmed uppgifter som hamnar i mailkorgen tillhör inte ens primära och prioriterade uppgifter. Det är en ineffektiv och snudd på felaktiv användning av sin tid att fokusera på dessa. Vårt tips är att delegera dessa till rätt eller en bättre lämpad person om möjligt. Du behöver inte vara överordnad till dessa personer för att det ska vara okej. Slutmålet i de flesta arbetssammanhang är för företaget att leverera en så bra service som möjligt och nå bästa möjliga resultat. Om det inte nås via dig så är det bättre att delegera. Om mailet är oprioriterat och inte kan delegeras kan du oftare än du tror helt strunta i det utan att det gör någon skada alls. Om det trots allt var riktigt viktigt återkommer vederbörande igen eller kontaktar någon annan.

Skriv korta och koncisa mail. Någon som väldigt få uppskattar mail stora som skoluppsatser, mail som innehåller ett flertal otydligt definierade uppgifter eller mycket onödig information. Dessa tar enorm tid att sätta sig in i och reda ut. Dessutom uppstår ofta missförstånd och frustration på vägen. Gör dig själv och mottagaren en tjänst och skriva korta, tydliga och koncisa mail istället och dela upp i flera separata mail om nödvändigt.

Ring istället. Förvånande ofta ser vi otroligt långa maikonversationer där det varit betydligt effektivare med ett telefonsamtal. Fördelen med mail är att du ger mottagaren och dig själv möjlighet att behandla uppgiften när det passar. Därför får du bedöma från fall till fall när detta tips går att applicera.

Säg nej. Både kollegor och kunder i arbetssammanhang har en tendens att mer eller mindre medvetet dumpa uppgifter på andra. Är det inte prioriterat för dig, har du inte tid eller om det inte är dina primära uppgifter är det bättre att artigt men bestämt tacka nej. Är du dålig på att säga nej slutar det ofta med att du sitter och gör andras arbete till bekostnad av sin egen fritid, välbefinnande och andra kanske väsentligare arbetsuppgifter.

Inse att du aldrig kan ha full kontroll. Sist men inte minst vill vi tipsa om att oavsett hur mycket du jobbar och hur effektiv du än är så är det mycket svårt att hinna behandla varje mail på ett optimalt och fullt tillfredsställande sätt. Om du släpper tanken och kraven på att sköta allt perfekt och ha allt under total kontroll så kommer resultatet bli mer eller mindre detsamma men samvetet och nattsömnen betydligt godare!

Sammanfattningsvis är minimalism i inkorgen mycket likt minimalism på många andra områden i livet. I detta fall är det resurserna tid, fokus och energi som är begränsade och genom att eliminera, automatisera och batcha det som är oviktigt och distraherande samt etablera sunda rutiner och vanor får du tid, fokus och energi över för det som är prioriterat och av värde. Precis som i resten av livet!

Det här är det tredje och sista inlägget i en serie om tre på ämnet. Första och andra inlägget hittar du här och här.

Kommentera