Även om mängden snigelpost kontinuerligt minskar och ersätts av digitala motsvarigheter så får vi fortfarande en hel del fysiska fakturor, brev, inbjudningar och kort med mera som ska öppnas, behandlas och arkiveras. Eller behöver man verkligen göra det?
Anledningen till att vi tar upp detta är att vi häromdagen fick en jättebra fråga från en bloggläsare som undrade hur vi gör med papper och dokument ur ett minimalistiskt perspektiv, till exempel fakturor, kort och kvitton med mera.
Diverse kort. Detta är nog den intressantaste kategorin eftersom vi tror att det är här ett nytt synsätt kan göra störst skillnad. Idag får vi fysiska kort vid främst större födelsedagsfester, bröllop, dop och tackkort, men även ett fåtal julkort och vykort letar sig fram. Skulle vi spara alla dessa skulle det över tiden bli otroligt stora mängder. Därför har vi bestämt oss för att temporärt sätta upp dessa på kylskåpet tills tillställningen ägt rum eller tills det kommer nya mer aktuella kort som kan glädja oss. När kortet blir inaktuellt så slänger vi det. Om det är något vi tror vi skulle bli glada av eller ha intresse av i framtiden tar vi ett foto av kortet med mobilkameran och slänger originalet.
Fakturor. Ett beslut som gjort stor skillnad för oss är att endast ha e-fakturor för de räkningar som kommer regelbundet som hyra, el, försäkringar, mobiltelefon med mera, liksom att de betalas genom autogiro. De företag som står för fakturorna är nästan undantagslöst positiva till att slippa skicka fysiska fakturor av både miljömässiga och ekonomiska skäl. En omställning är oftast bara ett kort telefonsamtal eller e-mail bort.
Vid köp där vi av olika anledningar inte vill betala omgående, med exempelvis bankkort eller kontanter, utan väljer alternativet betala mot faktura så har vi en pärm där vi sätter in dessa. Vi rensar pärmen ungefär en gång om året. Fakturor för mindre utlägg som är äldre än ett år slängs, medan fakturor för större inköp som vitvaror, elektronik etc sparas i en pärm tills vidare om det skulle uppstå något krångel framöver. Har vi inte varan kvar längre rensas naturligtvis fakturan ut.
Garantibevis. Dessa sparar vi i en pärm eftersom de vanligtvis är aktuella i flera år. Är garantibeviset i form av ett löst kvitto häftar vi fast det på ett vitt papper och sätter in det i samma pärm. Även garantibevis rensar vi ut årligen och slänger de som inte längre gäller eller där vi inte längre har kvar saken i vår ägo.
Kvitton. Dessa sitter i samma pärm som garantibevisen under en egen flik. Vi sparar kvitton för de inköp där vi eventuellt kan behöva reklamera varan, som inköp av dyrare kläder och elektronik. Vi sparar dessa i totalt tre år, vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen. Ungefär en gång om året rensar vi ut kvitton som har mer än tre år på nacken och som inte längre kan användas för att reklamera. Samtidigt rensar vi ur kvitton där vi inte längre har saken i vår ägo.
Ett tag sparade vi kvitton längre än tre år om vi räknade med att sälja saken begagnad på till exempel Blocket men numera har vi insett att i stort sett ingen frågar efter dessa för så pass gamla prylar.
Avtal. Viktiga avtal sparar vi i en pärm så länge avtalet gäller. Är ett avtal mindre viktigt tar vi ett fotografi av detta som vi sparar istället för originalet. Är det avtal som bedöms oviktiga och mer för informations skull slänger vi dem omedelbart. Med största sannolikhet går det att få en kopia på avtalet från leverantören om det någon gång mot förmodan skulle bli nödvändigt.
Bevis. I de fall det rör sig om bevis på kurser, betyg, anställningar eller liknande sparar vi dessa i en pärm. I vissa fall är dessa inscannade för att kunna skickas via e-post. Är det extra viktiga bevis som kan komma till användning känns det säkrare att ha originalet i fysisk form. Vi har i ett tidigare blogginlägg skrivit om hur vi hanterar bevis på diverse olika prestationer i form av diplom och medaljer som ni kan läsa om här.
Som kan konstateras ovan så sparar vi en hel del saker genom att ta kort på dem istället för att spara dem fysiskt. Dessa samlar vi olika mappar som vi skapat i mobilens bildapp, exempelvis mappar som Avtal & bevis, Inbjudningar & tackkort. Det funkar utmärkt för fina inbjudningar och kort som folk har lagt ner energi och kärlek på samt när det gäller diplom och medaljer. Kort och gott dokument som är ”nice to have” men inte ”need to have”.
Tyvärr behöver vi än så länga spara kvitton, avtal och garantier i större utsträckning än vad som är önskvärt på grund av att affären/leverantören inte skulle gå med på att bara visa upp en kamerabild på detta som bevis vid en reklamation. En årlig rensning gör dock att samtliga dessa dokument ryms i ett fåtal pärmar.
Har du något tips på hur vi ytterligare kan effektivisera dokumenthanteringen?