Etikettarkiv: fakturor

Färre pärmar i hemmet

Herr Minimalist redogjorde i förra veckan om sin årliga kvittorensning. Inte bara kvitton rensades, utan en salig blandning av dokument som ingen av oss kikat på sedan de sattes in i pärmarna.

Ordning och struktur är något jag gillar och omedvetet strävar efter. Så länge jag kan minnas har jag haft olika pärmar där jag sätter in diverse avtal, kontrakt, information, kvitton och fakturor. Jag rensar dessa minst årligen och slänger gamla dokument och inaktuella kvitton. Trots detta hade jag inte mindre än 9 pärmar här hemma, då var visserligen två relaterade till styrelseuppdrag i vår bostadsrättsförening, men ändå. Det kändes inte minimalistiskt.

Det pratas om digitalisering och papperslöst samhälle, med mina 9 pärmar tycktes det långt borta. Genom att gå igenom pärmarna, strukturera om, rensa och våga slänga så fick jag tillslut ner det till 4 pärmar. Just våga rensa ut och slänga ”bevismaterial” tror jag många har svårt för. Tänk om jag behöver reklamera tröjan, eller om någon skulle höra av sig om att jag inte betalat fakturan, eller behöva visa tidigare arbetsgivares anställningskontrakt för något outgrundligt ändamål. Och det är ju kul att spara intressanta tidningsurklipp, tackkort från bröllop etc. Eller?

Jag hade tidigare olika pärmar med rubrikerna Ekonomi, Bostad, Kvitton, Jobb samt Tips & råd. Efter en rejäl rensningsomgång slutade det med att jag nu har en Ekonomi-pärm med allt från deklaration till pensionsdokument, och en Avtals-pärm med allt från bostads- och jobbkontrakt till kvitton. En Bebis Minimalist-pärm skapades och utöver detta skalades styrelsepärmarna ner till en. Summa summarum gick jag från 9 pärmar till 4.

Nedan ses min respektive Herr Minimalists hög med papper som rensades ut :)

Utrensade dokument

Det är inte bara fysisk skillnad på antalet pärmar, även en mental sådan som kommer märkas framöver. Jag kommer nämligen inte spara fysiska dokument i samma utsträckning som tidigare. Innehållet i Tips & råd-pärmen hade jag inte ägnat en minut åt sedan det sattes in, så nu åkte det ut en gång för alla. Alla monteringsanvisningar för Ikea-möbler slängdes, numera finns det ju på hemsidan om möbler säljs eller behöver skruvas isär och ihop. Sedan tidigare har jag avsagt mig alla former av fysiska utskick från min bank samt skaffat e-faktura hos alla regelbundna leverantörer.

Eftersom vi nu konsumerar betydligt mindre mot tidigare, blir det väldigt få garantibevis och kvitton som behöver sparas. Kvitton för dyrare kläder eller prylar som kan behöva reklameras sparar jag dock i tre år, vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen.

Vad är ditt bästa tips för att göra hemmet mer papperslöst?

Den årliga kvittorensningen

Likt att träd och buskar i en park bör hållas efter för att inte bli alltför vildvuxna och oformliga, är det en bra ide att hålla efter sparade kvitton för att inte din kvittopärm ska bli för tjock och inaktuell.

Vi har tidigare skrivit om hur vi hanterar fakturor, garantibevis, kvitton, avtal och olika typer av bevis och denna gång tänkte jag dela med mig av de insikter jag fick vid vår årliga rensning av gamla kvitton med mera igår kväll.

Vi använder oss följande riktlinjer för sparande respektive rensning av kvitton:

  1. Återköp. Kvitton som ger oss rätten att returnera eller byta in en nyligen inköpt vara. Dessa sparas generellt så länge som kvittot tillåter återköp eller byte, normalt sett 1-2 veckor. Därefter slängs kvittot om det inte kvalificerar sig för något av kategorierna nedan.
  2. Garanti. Kvitton som enligt Konsumentköplagen ger oss rätt att reklamera ett köp inom tre år från köptillfället. Dessa sparas generellt i tre år för lite dyrare inköp. Därefter slängs kvittot om det inte kvalificerar sig för något av kategorierna nedan.
  3. Begagnatförsäljning. Kvitton för lite dyrare inköp som vi förr eller senare räknar med att sälja begagnat och där ett kvitto troligen är en tillgång. Dessa sparas så länge vi har kvar prylarna i vår ägo alternativt så länge prylarna anses fräscha nog att säljas begagnade.
  4. Undantag. Kvitton från återförsäljare med generösare regler, till exempel mitt favoritväskmärke Crumpler som har livstids garanti på sina produkter. Dessa sparas så länge vi har kvar prylarna i vår ägo alternativt så länge avtalet gäller.

Trots riktlinjerna ovan visade det sig att det fanns mängder av onödiga kvitton att rensa hemma i våra pärmar. Faktum är att jag enkelt kunde göra mig av med två tredjedelar av mina sparade kvitton. Men att rensa är som bekant litegrann som att skala en lök, även för kvitton uppenbarligen.

Samtidigt som jag rensade passade jag på att skriva ned de insikter jag vill dela med mig av. Förhoppningsvis kan dessa göra det lite lättare för dig att undvika sparande av onödiga kvitton samt motivera dig att genomföra samma typ av rensning, vilket faktiskt är riktigt roligt och intressant! :)

  • Spännande ur ett arkeologiskt perspektiv. Att gå igenom kvittona ger viss inblick och insikt i tidigare intressen och skeenden i livet. Det blev till exempel klart att flytta till större boende blir dyrt då vi som många andra tenderar att köpa nya möbler med mera samtidigt. Det blev även klart att jag lagt allt för stora mängder pengar på onödig teknik under åren.
  • Väldigt få av prylarna finns kvar några år senare. Det har varit en överraskande hög ruljangs på prylarna. Merparten av de prylar jag införskaffat sista åren finns inte kvar i vårt hem idag. Mycket såldes i samband med att jag och Fru Minimalist flyttade ihop och ändå mer har sålt, skänkts och slängts sedan dess.
  • Alltför många inköp har kommit till alltför lite användning. Allt för många av de saker vi köpt har kommit till för lite användning, speciellt teknik som hårddiskar och sladdar men även kläder. Det förstärker min övertygelse om att verkligen enbart konsumera baserat på konkreta och frekventa behov och undvika alla typer av proaktiva inköp samt dem ”för säkerhets skull”.
  • Få inköp ger mig daglig glädje några år senare. Mycket få av de inköp jag gjort sista åren ger mig speciellt mycket daglig glädje. Det finns såklart undantag och då speciellt frekvent använda saker av hög kvalitet som mina gamla trotjänare Crumpler-väskorna, diverse Apple-produkter, kvalitativa jackor, skjortor samt skor och liknande.
  • Många bäckar små blir mycket pengar till slut. Även om jag enbart sparat kvitton för dyrare inköp av saker jag såg en andrahandsmarknad för eller som jag såg ett eventuellt behov av att byta ut någon gång i framtiden ifall de skulle gå sönder, så blir det riktigt stora pengar när man räknar ihop inköpen över tid. Pengar jag i många fall hellre lagt på annat.
  • Få returnerade inköp eller garantiärende i praktiken. Vid rensningen satte jag mig ned en stund och funderade på hur ofta jag i praktiken återlämnat inköp eller använt mig av kvitton vid garantiärenden. Självklart har jag returnerat inköp under årens gång men det är enbart vid en handfull tillfällen. Det enda garantiärendet jag kan dra mig till minnes är ett par G-Star-jeans som tappade färgen efter ett par tvättar, vilka jag tacksamt fick utbytta.
  • Papperskvitton känns enormt omodernt. Vad skönt det varit om alla butiker accepterat ett foto på kvittot eller ändå bättre sparat informationen i sina system så att det varit nog att ta med varan till butiken. Men riktigt där är vi dessvärre inte än då många, men inte alla butiker, kräver papperskvitto vid återköp eller garantiärenden.
  • Det frågas i stort sett aldrig efter kvitton vid begagnatförsäljning. Ingen som köpt saker av oss via Blocket eller Tradera har någonsin frågat efter kvitto. Den tredje kategorin ovan har med andra ord hittills visat sig vara i stort sett onödig.
  • Återköp- samt garantikvitton bör hanteras olika. Jag har i ett flertal fall sparat kvitton för köp där garantiärenden med största sannolikhet aldrig hade blivit aktuellt utan där det räckt att spara kvittot några dagar för ett eventuellt återköp. Framöver kommer jag därför att ha en ”temporär mapp” i pärmen för rena återköpskvitton. Typiskt mindre klädköp som strumpor, krukor, billigare IKEA-prylar etc.
  • Man blir visare med tiden. I min pärm sitter kvitton indelade årsvis. Det var intressant eftersom det tydligt visade att jag dels konsumerat färre och färre onödiga saker samt sparat färre och färre onödiga kvitton allt eftersom jag blivit bättre på att leva minimalistiskt.

Hur länge sedan var det du gjorde en riktigt storstädning bland dina kvitton?

Hantering av fakturor och kvitton

Även om mängden snigelpost kontinuerligt minskar och ersätts av digitala motsvarigheter så får vi fortfarande en hel del fysiska fakturor, brev, inbjudningar och kort med mera som ska öppnas, behandlas och arkiveras. Eller behöver man verkligen göra det?

Anledningen till att vi tar upp detta är att vi häromdagen fick en jättebra fråga från en bloggläsare som undrade hur vi gör med papper och dokument ur ett minimalistiskt perspektiv, till exempel fakturor, kort och kvitton med mera.

Diverse kort. Detta är nog den intressantaste kategorin eftersom vi tror att det är här ett nytt synsätt kan göra störst skillnad. Idag får vi fysiska kort vid främst större födelsedagsfester, bröllop, dop och tackkort, men även ett fåtal julkort och vykort letar sig framSkulle vi spara alla dessa skulle det över tiden bli otroligt stora mängder. Därför har vi bestämt oss för att temporärt sätta upp dessa på kylskåpet tills tillställningen ägt rum eller tills det kommer nya mer aktuella kort som kan glädja oss. När kortet blir inaktuellt så slänger vi det. Om det är något vi tror vi skulle bli glada av eller ha intresse av i framtiden tar vi ett foto av kortet med mobilkameran och slänger originalet.

Fakturor. Ett beslut som gjort stor skillnad för oss är att endast ha e-fakturor för de räkningar som kommer regelbundet som hyra, el, försäkringar, mobiltelefon med mera, liksom att de betalas genom autogiro. De företag som står för fakturorna är nästan undantagslöst positiva till att slippa skicka fysiska fakturor av både miljömässiga och ekonomiska skäl. En omställning är oftast bara ett kort telefonsamtal eller e-mail bort.

Vid köp där vi av olika anledningar inte vill betala omgående, med exempelvis bankkort eller kontanter, utan väljer alternativet betala mot faktura så har vi en pärm där vi sätter in dessa. Vi rensar pärmen ungefär en gång om året. Fakturor för mindre utlägg som är äldre än ett år slängs, medan fakturor för större inköp som vitvaror, elektronik etc sparas i en pärm tills vidare om det skulle uppstå något krångel framöver. Har vi inte varan kvar längre rensas naturligtvis fakturan ut.

Garantibevis. Dessa sparar vi i en pärm eftersom de vanligtvis är aktuella i flera år. Är garantibeviset i form av ett löst kvitto häftar vi fast det på ett vitt papper och sätter in det i samma pärm. Även garantibevis rensar vi ut årligen och slänger de som inte längre gäller eller där vi inte längre har kvar saken i vår ägo.

Kvitton. Dessa sitter i samma pärm som garantibevisen under en egen flik. Vi sparar kvitton för de inköp där vi eventuellt kan behöva reklamera varan, som inköp av dyrare kläder och elektronik. Vi sparar dessa i totalt tre år, vilket är tiden man har rätt att reklamera en vara enligt Konsumentköplagen. Ungefär en gång om året rensar vi ut kvitton som har mer än tre år på nacken och som inte längre kan användas för att reklamera. Samtidigt rensar vi ur kvitton där vi inte längre har saken i vår ägo.

Ett tag sparade vi kvitton längre än tre år om vi räknade med att sälja saken begagnad på till exempel Blocket men numera har vi insett att i stort sett ingen frågar efter dessa för så pass gamla prylar.

Avtal. Viktiga avtal sparar vi i en pärm så länge avtalet gäller. Är ett avtal mindre viktigt tar vi ett fotografi av detta som vi sparar istället för originalet. Är det avtal som bedöms oviktiga och mer för informations skull slänger vi dem omedelbart. Med största sannolikhet går det att få en kopia på avtalet från leverantören om det någon gång mot förmodan skulle bli nödvändigt.

Bevis. I de fall det rör sig om bevis på kurser, betyg, anställningar eller liknande sparar vi dessa i en pärm. I vissa fall är dessa inscannade för att kunna skickas via e-post. Är det extra viktiga bevis som kan komma till användning känns det säkrare att ha originalet i fysisk form. Vi har i ett tidigare blogginlägg skrivit om hur vi hanterar bevis på diverse olika prestationer i form av diplom och medaljer som ni kan läsa om här.

Som kan konstateras ovan så sparar vi en hel del saker genom att ta kort på dem istället för att spara dem fysiskt. Dessa samlar vi olika mappar som vi skapat i mobilens bildapp, exempelvis mappar som Avtal & bevis, Inbjudningar & tackkort. Det funkar utmärkt för fina inbjudningar och kort som folk har lagt ner energi och kärlek på samt när det gäller diplom och medaljer. Kort och gott dokument som är ”nice to have” men inte ”need to have”.

Tyvärr behöver vi än så länga spara kvitton, avtal och garantier i större utsträckning än vad som är önskvärt på grund av att affären/leverantören inte skulle gå med på att bara visa upp en kamerabild på detta som bevis vid en reklamation. En årlig rensning gör dock att samtliga dessa dokument ryms i ett fåtal pärmar.

Har du något tips på hur vi ytterligare kan effektivisera dokumenthanteringen?