Etikettarkiv: arbetsplats

Minimalism på arbetsplatsen

20 svar

Se dig omkring på din arbetsplats. Är det rörigt? Ligger det pennor, post-it-lappar, mobilladdare och godispapper på skrivbord och hyllor? Blir saker liggande halvklara istället för avslutade? Hamnar du lätt på sidospår istället för att fokusera på det du borde göra?

Då är det hög tid att minimera, förenkla och välja bort. Även om du inte känner dig stressad så kan hjärnan och ögonen bli trötta och stressade av att ha det rörigt och behöva smälta alla intryck. Genom att organisera, rationalisera bort och minska synliga saker på arbetsplatsen, möjliggör du för ögonen att vila på tomma ytor och skapa ett inre lugn för hjärnan som då får lättare att fokusera. När du arbetar bör du inte ha något annat än din dator, dokument du för tillfället arbetar med och möjligtvis en kopp te/kaffe i närheten.

Mobiltelefoner, anteckningsblock, post-it-lappar, handkräm, passerkort, häftapparat, prydnadssaker, halvätna godispåsar, olika pennor, foton mm behöver inte ligga synliga framme på skrivbordet och ta uppmärksamhet och ”störa” hjärnan.

Känner du igen dig? :)

Känner du igen dig? :)

Några konkreta tips för att skapa ordning, reda och mer minimalism på arbetsplatsen:

  • Planera in en halvtimme för att gå igenom allt som ligger synligt på skrivbordet. Dokument, foldrar, post-it-lappar med aktuella och inaktuella noteringar, som tar plats från skrivbordets fria yta. Organisera, scanna in, sätt in pärmar eller släng.
  • Om du har en eller flera skrivbordslådor, gå igenom en i taget. Ta ut alla saker som ligger där och rensa ut eller släng saker du inte behöver spara. Det är mycket enklare att använda en låda med struktur där alla saker har sin bestämda plats.
  • Skapa en plats för mobiltelefonen som gör att den inte ligger synligt framför dig. Då minskar risken att det börjar klia i fingrarna att ta upp mobilen stup i kvarten för att kolla sociala medier, privata mejlen, negativa nyheter och andra tidsfördrivande saker.
  • Plocka undan på golvet så det inte står skor, väskor och andra tillhörigheter eller saker där. Skrivbordet, skrivbordsstolen och en diskret pappersinsamlare eller papperskorg räcker. Övrigt hör hemma i ett skåp eller låda.
  • Passa på att rensa desktopen på din dator, även där har människor en förmåga att samla på sig diverse tillfälliga dokument, ikoner och program som knappt används.
  • Skaffa gärna en grön krukväxt som även är en naturlig luftrenare, absorberar skadliga ämnen, tillför syre och höjer luftfuktigheten.

Att göra ”clean desk” vid dagens slut är en bra vana att etablera. Ofta handlar det just om att skapa dig vanan, och har du redan följt råden ovan går det snabbt och lätt. På fredagen kan du även etablera vanan att göra ”clean desk” på desktopen på din datorskärm.

Hur ser din arbetsplats ut idag? Har du något bra tips att dela med dig av för att skapa fysisk minimalism på arbetsplatsen?

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Så här ser det oftast ut på Fru Minimalists arbetsplats.

Relaterade inlägg:

  1. Från multitasking till unitasking
  2. Minimalistiska apptips – Focus Time (iOS)
  3. Att jobba lokalt

Det blir sällan som man tänkt sig

34 svar

Idag är vi många som går tillbaka till jobbet efter julledigheten. För mig, Fru Minimalist, är det de sista tre dagarna på min nuvarande arbetsplats, och det är med å ena sidan lätta, och å andra sidan tunga steg jag går till jobbet denna vecka efter två veckors semester.

Efter föräldraledigheten bytte jag, Fru Minimalist, arbetsgivare. Jag valde ett stort välkänt företag med gott renommé, och som brukar hamna högt upp vid rankingen över Sveriges bästa arbetsgivare etc. Det som lockade var en förväntad bättre löneutveckling, lovord om utbildning och arbetsuppgifter inom stimulerande arbetsområden.

Ofta blir det ju sällan som man tänkt sig, men ibland blir det dock betydligt värre än man kunnat tänka sig. Kort sammanfattat var den sökta tjänsten i praktiken inte vad som utlovades i teorin vid de tre intervjuer jag gick igenom för att få jobbet. Jag tvingades jobba med arbetsuppgifter jag inte vill hålla på med i en otroligt stressig arbetsmiljö, vilket inte alls lämpade sig efter 7 månaders föräldraledighet där jag saknade Bebis Minimalist enormt från första arbetsdagen. Dessutom kände jag ingen större förståelse för familjelivet och min önskan om att gå ner på deltid kändes svår att förverkliga i realiteten. Jag fick heller inget gehör för att få en riktig datorskärm eller tangentbord istället för enbart den lilla bärbara datorns, vilket gjort att jag haft ont i rygg och axlar mer eller mindre konstant i fyra månader. 

Första månaden var det många kvällar av gråt och nätter av ont i magen på grund av jobb-situationen. Det här var ju jobbet jag tänkt ha lång tid framöver under småbarnsåren, och så kändes det fel på så många plan. Jag har aldrig förstått ordet söndagsångest tidigare, men nu förstår jag precis vad folk talar om. Att inte känna glädje på en plats där man spenderar 40 timmar i veckan, är väldigt jobbigt mentalt och spiller över på resten av livets beståndsdelar vare sig du vill eller inte. Jag har exempelvis aldrig varit så sjuk som under denna höst, feber, förkylning och magsjuka har avlöst varandra, och då går Bebis Minimalist inte på förskola än.

Plötsligt blev jag dock indragen i en intervjuprocess för ett helt annat jobb jag sökt i somras men där semester och omorganisation gjort att processen dragit ut på tiden. Jag erbjöds en tjänst som känns rolig och utvecklande, på en arbetsplats där förståelsen för familjelivet och livspusslet är mer utbredd. Förhoppningsvis är även stressnivån lägre mot där jag är nu, där folk bränner ut sig till höger och vänster.

Min nya arbetsgivare erbjöd en lägre lön än min tidigare liksom en sämre löneutveckling på sikt. Först fick detta mig att tveka något, men när jag tänkte tillbaka på hur hösten varit, hur jag mått och känt mig, tvekade jag inte längre att ta jobbet. Pengar betyder otroligt lite när man har ont i magen inför nästa arbetsdag eller känner att man inte kan påverka sin arbetssituation.

Det finns forskning som visar att över en viss basal nivå så spelar inte mer pengar någon roll för lycka. Själv känner jag att det är så otroligt mycket viktigare att kunna vara en närvarande, glad och harmonisk förälder till sitt barn och sin partner, än att tjäna några tusenlappar extra i månaden. Visst kan de där tusenlapparna göra ett ni exempelvis kan resa långt bort någon gång per år. Men en harmonisk, fungerande, rolig och kärleksfull vardag är otroligt mycket viktigare än att försöka lappa ihop ett förhållande och en familj ett par gånger per år.

Det är första gången jag slutar ett jobb under en provanställning, och då har jag ändå jobbat sedan jag var 14 år. Det var kanske inte bara jobbet eller arbetsgivarens fel, ibland får man bara inse att man är fel person, på fel plats vid fel tillfälle i livet. För ett par år sedan hade jag kanske varit som klippt och skuren för den här rollen, men nu passade den mig inte alls.

Jag kan naturligtvis inte med 100% säkerhet säga att jag kommer känna glädje och lycka på kommande arbetsplats, men magkänslan för att det kommer bli så är väldigt stark. Jag lägger arbetsåret 2015 bakom mig och blickar med tillförsikt fram emot år 2016!

Trivs du på jobbet eller är det dags att förändra din arbetssituation under året?

Relaterade inlägg:

  1. Att jobba deltid
  2. Att jobba lokalt
  3. Sammanfattning: En månad med långsamhet

Storstädning bland kontakterna

14 svar

Efter att ha gått på sex veckors semester följt av sex månaders pappaledighet har det uppstått ett visst intresse för att städa bort allt som heter arbete, både ur hemmet och huvudet. Ett tidigare negligerat område som plötsligt kändes inspirerande var adressboken i mobilen som synkas automatiskt med min arbetsgivares Outlook-server.

Vid en första inspektion innehöll adressboken en bra bit över 1000 kontakter som jag samlat på mig under många år. Jag behöver knappast påpeka att jag inte hade en aning om vilka hälften av dessa människor är idag. Därför bestämde jag mig raskt för att rensa enligt följande kriterier.

  • Alla nuvarande kollegor sparas.
  • Alla kunder och partners jag haft kontakt med sista två åren sparas.
  • Alla vänner jag fortfarande har kontakt med sparas.

Utöver kontakterna ovan åkte resten ut. Hundratals professionella kontakter samt mängder med bekanta från tidigare faser i livet hela vägen till högstadiet då jag fick min första mobiltelefon. Efteråt hade jag kvar strax under 400 kontakter. Troligen betydligt fler än jag behöver men att rensa är som bekant som att skala en lök.

Efteråt kändes adressboken både luftig, relevant och betydligt mer lättnavigerad. Jätteskönt med andra ord, både visuellt och mentalt.

Hur ser det ut i din adressbok i telefonen, är det kanske dags att rensa?

Relaterade inlägg:

  1. Minimalistiska apptips – Focus Time (iOS)
  2. Minimalistiska apptips – Simplenote (iOS)
  3. Minimalistiska apptips – Remember the Milk (iOS)

Entimmesmötet

4 svar

Självklart finns det ett behov för människor att ha möten, både privat och ännu frekventare i arbetslivet. Vissa möten har som syfte att avrapportera status, andra att lösa eller diskutera konkreta och komplexa problem. Några av dessa kräver enbart ett par minuter och andra många timmar.

Mina arbetsdagar består ofta till stor del eller helt av möten och det finns mycket hos dessa möten som kan förbättras. Till exempel att de alltid bör ha en agenda, att rätt personer ska medverka, att irrelevanta diskussioner elimineras, att deltagarna förbereder sig samt att de avslutas med en tydlig summering och förankring av eventuella uppgifter. Men det är inte det jag tänkte beröra i detta inlägg utan istället det slentrianmässiga entimmesmötet.

Entimmesmötet är, precis som det låter, ett möte som är precis en timme långt. Väldigt ofta behöver det absolut inte vara så långt men trots det bokas en timme för säkerhets skull och enligt Parkinsons lag så blir mötesdeltagarna ofta kvar hela mötestiden ut.

Jag funderar ofta på hur det skulle se ut på arbetsplatser om alla strävade efter att korta ned mötena till minsta möjliga. Då skulle troligen de som enbart dyker upp för att med gott samvete ta det lugnt under en timme tacka nej, de som väl dyker upp skulle tvingas förbereda sig för eventuella beslut istället för stjäla tid till det under själva mötet, de som normalt har dåligt fokus och distraheras av mail eller smartphone skulle inte ha möjlighet att tappa fokus och sist men inte minst skulle många kunna arbeta halvtid istället.

Det med halvtid är så klart inte sant men jag tror att det slösas bort otroligt mycket tid på de slentrianmässiga entimmesbokningarna som drar ned allas effektivitet och tvingar oss att jobba över och stressa i onödan. Därför kommer jag framöver försöka använda mig av halvtimmesmöten eller mindre där jag tidigare bokade entimmesmöten. Det ska bli spännande att se om tiden räcker till, om mötena blir mer effektiva samt hur det tas emot av kollegor och kunder.

Vad har du för möteskultur på din arbetsplats? Lider du också av permanent mötesterror? :)

Relaterade inlägg:

  1. Storstädning bland kontakterna
  2. Värdet av visitkort
  3. Politik, miljö och minimalism

Makalös koncentration i flygplansstolen

Lämna ett svar

Ett tag trodde jag att det bara var jag som på väg till eller från ett kundbesök alltid hamnade i ett makalöst flow när jag arbetade i flygplansstolen. Jag tillskrev under en tid fenomenet den inspiration och kick som kundbesöket gav. Men efter att försiktigt hört mig för hos ett par kollegor så visade det sig att de ofta upplevde precis samma sak även vid tråkiga och rutinmässiga kundbesök.

Tiden fastspänd i flygplansstolen, isolerad från kollegor, utan internet, diverse notifieringar, telefontäckning och andra distraktioner, verkade skapa en svårslagen koncentration och en effektivitet flera gånger högre än på kontoret. Ett flow helt enkelt.

Jag har ofta upplevt att uppgifter jag planerat att leverera en eller ett par dagar framåt i tiden, till exempel uppföljning från kundmötet, till min förvåning visade sig vara färdiga lagom tills dess att flygplanet satte ned landningsställen på hemmaplan. Samtidigt har jag många gånger upplevt att jag inte producerat någonting av värde trots en intensiv och utmattande dag på kontoret.

Jag har vid flera tillfällen fundera på vad detta beror på. Min slutsats är att alla kreativa ”hjälpmedel” som öppna kontorslandskap och ständig tillgänglighet via chattklienter, email och telefoner med mera i själva verket är ”stjälpmedel”. Det är extremt svårt att få något av större värde och kreativitet gjort med ständiga avbrott i sitt arbete och koncentration.

Jag hittade en artikel med information från forskning av Gloria Mark, professor vid The Department of Informatics at the University of California, med följande intressanta fakta:

  • En vanlig kontorsarbetare byter uppgift efter i snitt 3 minuter och 5 sekunder.
  • En vanlig kontorsarbetare byter projekt efter i snitt 10 minuter och 30 sekunder.
  • Det tar i snitt 23 minuter och 15 sekunder att återkomma till en uppgiften.
  • Hälften av störningarna är externa, hälften gör vi på eget initiativ.

Kombinerat med punkterna nedan blir resultatet rätt skrämmande:

  • Frekventa fokus och uppgiftsbyten leder till högre nivåer av stress, frustration, mental ansträngning, känslan av tidspress och mental arbetsbelastning.
  • Varje byte av fokus konsumerar en del av den begränsade mängd mental energi vi vaknar upp med varje dag och som krävs för att orka ta beslut och få något gjort.

Med risk för att framstå som en kuf eller surgubbe har jag experimenterat med följande åtgärder på jobbet under de sista åren:

Maildisciplin. Jag har numera en betydligt bättre maildiciplin. Ett av mina främsta tips är att stänga av alla former av mailnotifiering och bara kolla mailen några gånger per dag vid förutbestämda tidpunkter. Läs gärna mer om hur jag arbetar här, här och här.

Chatt. Jag stänger ned Skype, vilket är vårt officiella verktyg för snabbkommunikation på jobbet, när jag jobbar med något som kräver koncentration. Detta är inte alltid helt uppskattat hos mina kollegor men otroligt bra för min egen del.

Hörlurar. Numera arbetar jag precis som många av mina kollegor alltid med ett par massiva hörlurar på huvudet. Det är inte alltid jag har musik i dessa men de gör att tröskeln blir lite större för de kollegor som otaliga gånger per dag bara vill säga något roligt och inte inser hur störande det är med konstanta avbrott.

Pomodoro. Även om jag eliminerar all extern distraktion krävs det fortfarande att jag själv är någorlunda disciplinerad och kommer ihåg att ta pauser. Därför använder jag numera Pomodoro-tekniken, vilket gjort riktigt stor skillnad.

Hemmajobb. Minst en, om möjligt två dagar i veckan arbetar jag hemifrån. Det är såklart en lyx som kräver att man har en förstående chef och arbetssituation som tillåter detta, men det gör en enorm skillnad för mitt välbefinnande och effektivitet.

Efter åtgärderna ovan har jag märkt att mitt fokus och effektivitet ökat avsevärt även om det inte når upp till flygplansnivå ännu. Jag kan verkligen förstå till exempel bokförfattare som åker ut till isolerade ”skrivarstugor” för att få något gjort.

Har du några specifika platser där du lätt hamnar i ett flow och får mer gjort än på kontoret? Eller några andra vardagliga tips för att arbeta mer effektivt och ostört?

Relaterade inlägg:

  1. Från multitasking till unitasking
  2. Minimalism på arbetsplatsen
  3. 5 tips för mer luft i kalendern

Vad avslöjar egentligen ett avplockat skrivbord?

3 svar

Betyder ett rent och avplockat skrivbord eller kontor att personen som jobbar där inte får något gjort eller inte har något att göra? Och betyder i så fall ett stökigt skrivbord eller kontor automatiskt oändligt med kreativitet och effektivitet?

Hemma hos mig samt på min arbetsplats har det alltid varit rent och avplockat. Mitt skrivbord på min arbetsplats pryds av en skärm, en dockningsstation för min laptop, ett tangentbord, ett pennställ med två pennor, en oftast tom brevkorg samt en mus med musplatta. Därför blev jag häromdagen inte förvånad när en tidigare kollega kom in för ett kort besök på kontoret och efter att ha snackat om annat en stund sneglar på mitt skrivbord och på största allvar utbrister:

Vilket rent och avplockat skrivbord du har, här kan det inte bli mycket gjort!

Det är inte första gången jag får höra precis den eller en variant på den kommentaren. Därför bestämde jag mig för att ta reda på hur det faktiskt ligger till och hittade ett intressant inlägg på en bloggen Unclutterer. Inlägget, som var baserat på forskning från Princeton University Neuroscience Institute, bekräftar det jag alltid känt på mig (fritt översatt):

När din omgivning är rörigt så begränsar kaoset din förmåga att fokusera. Röran begränsar också din hjärnans förmåga att bearbeta information. Den gör dig distraherad och oförmögen att bearbeta information på samma sätt som du gör i en stilren, organiserad, och fridfull miljö.

Dock bör det nämnas att röriga skrivbord och miljöer faktiskt kan stimulera kreativitet även om det gör det svårare att utföra konkreta uppgifter. Därför är det bäst att i normala fall hålla skrivbordet och kontoret rent, avplockat och prydligt, men kanske stöka till lite då det är dags för riktigt kreativa uppgifter, alternativt temporärt byta till en stökigare miljö.

Relaterade inlägg:

  1. Minimalism på arbetsplatsen
  2. Storstädning bland kontakterna
  3. Har du skapat ditt eget liv?